Cuando ejecuta una combinación de correspondencia en Word, a menudo necesita enviar documentos solo a un subconjunto de su origen de datos, por ejemplo, clientes de una ciudad específica o facturas superiores a un importe determinado. Eliminar filas manualmente de su archivo de Excel o Access es riesgoso porque altera sus datos originales. Word ofrece herramientas de filtrado integradas en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia que le permiten incluir o excluir registros sin cambiar su archivo de origen. Este artículo explica cómo aplicar filtros por valores de campo, usar operadores de comparación y combinar varias condiciones para que envíe el documento correcto a las personas correctas en todo momento.
Puntos clave: filtrar destinatarios de combinación de correspondencia en Word
- Correspondencia > Seleccionar destinatarios > Editar lista de destinatarios > vínculo Filtrar: abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, donde se establecen condiciones basadas en campos.
- Columnas Campo, Comparación y Comparar con: definen qué campo de datos probar, qué operador usar (Igual a, Mayor que, etc.) y el valor que debe coincidir.
- Lógica Y / O entre filas: combine varias condiciones de filtro para restringir los destinatarios según más de un criterio.
Cómo funciona el filtrado de combinación de correspondencia en Word
El filtrado de combinación de correspondencia no elimina ni modifica su origen de datos original. Word lee el archivo de origen cada vez que combina, y el filtro actúa como un conjunto de reglas que indica a Word qué registros incluir. El filtro se aplica dentro del cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia, que está disponible después de conectarse a un origen de datos como una hoja de cálculo de Excel, contactos de Outlook o una base de datos de Access.
El filtro usa una cuadrícula simple con tres columnas: Campo, Comparación y Comparar con. La columna Campo enumera los encabezados de columna de su origen de datos. La columna Comparación contiene operadores como Igual a, No es igual a, Menor que, Mayor que y Entre. La columna Comparar con contiene el valor que desea que coincida. Puede agregar varias filas y conectarlas con la lógica Y u O. Y significa que ambas condiciones deben ser verdaderas para que se incluya un registro. O significa que al menos una condición debe ser verdadera.
Un requisito previo común es que su origen de datos debe tener encabezados de columna en la primera fila. Si su tabla de Excel no tiene fila de encabezado o usa celdas combinadas, es posible que Word no reconozca los nombres de campo, y las opciones de filtro aparecerán en blanco o mostrarán nombres genéricos como F1, F2. Asegúrese de que sus datos estén en un formato de tabla plana con nombres de columna únicos.
Pasos para filtrar destinatarios en una combinación de correspondencia de Word
- Abra el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia
En la pestaña Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y elija su origen de datos (Usar una lista existente, Seleccionar de los contactos de Outlook o Escribir una lista nueva). Después de seleccionar el archivo, haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar combinación de correspondencia. - Haga clic en el vínculo Filtrar
En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia, haga clic en el vínculo Filtrar en la parte superior derecha. Esto abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar con la pestaña Filtrar registros seleccionada. - Establezca la primera condición de filtro
En la columna Campo, elija el campo de datos por el que desea filtrar, por ejemplo, Ciudad o Importe total. En la columna Comparación, seleccione un operador como Igual a o Mayor que. En la columna Comparar con, escriba el valor que desea que coincida, por ejemplo, Chicago o 500. - Agregue condiciones de filtro adicionales
Para filtrar por más de un campo, haga clic en la siguiente fila de la columna Campo. Elija Y si el registro debe cumplir todas las condiciones, u O si puede cumplir cualquiera de ellas. Luego establezca el segundo campo, la comparación y el valor. - Aplique el filtro y verifique los resultados
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. El cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia ahora muestra solo los registros que coinciden con su filtro. Revise el recuento en la parte inferior del cuadro de diálogo para confirmar el número correcto de destinatarios.
Si la lista filtrada no muestra los registros esperados
“El cuadro de diálogo de filtro no muestra nombres de campo”
Si la columna Campo está vacía o muestra F1, F2, su origen de datos no tiene encabezados de columna en la primera fila. Abra su archivo de Excel y asegúrese de que la primera fila contenga nombres de campo únicos. Elimine las filas en blanco o las celdas combinadas que estén por encima de la fila de encabezado. Después de guardar el archivo, vuelva a conectarse a él en Word haciendo clic en Seleccionar destinatarios y eligiendo su archivo de nuevo.
“El filtro elimina registros que quiero conservar”
Revise la lógica entre las filas de filtro. Si usó Y cuando necesitaba O, se excluirán los registros que coincidan con solo una condición. Por ejemplo, filtrar Ciudad Igual a Chicago Y Estado Igual a IL excluirá cualquier registro en el que la ciudad sea Chicago pero el estado esté en blanco o sea diferente. Cambie Y por O si desea registros que coincidan con cualquiera de las condiciones.
“El valor de Comparar con debe ser exacto”
Los filtros de Word no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, pero requieren una coincidencia exacta para los valores de texto a menos que use los operadores Contiene o No contiene. Si escribe Chicago pero los datos tienen Chicago con un espacio final, el registro no aparecerá. Use el operador Contiene para coincidir con texto parcial, o limpie su origen de datos antes de combinar.
Filtrado de combinación de correspondencia de Word: comparación de métodos
| Elemento | Filtrar mediante Editar lista de destinatarios | Filtrar mediante Opciones de consulta |
|---|---|---|
| Ruta de Access | Correspondencia > Editar lista de destinatarios > Filtrar | Correspondencia > Editar lista de destinatarios > Filtrar y ordenar > Filtrar registros |
| Número de condiciones | Hasta 6 filas con lógica Y/O | El mismo cuadro de diálogo: límite idéntico |
| Modificación del origen de datos | Ninguna: el archivo original no cambia | Ninguna: el archivo original no cambia |
| Admite caracteres comodín | No: use el operador Contiene en su lugar | No: use el operador Contiene en su lugar |
| Caso de uso recomendado | Filtros de uno o dos campos | Igual: sin diferencias de capacidad |
Ahora puede filtrar destinatarios en una combinación de correspondencia de Word usando el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar integrado. Para probar su filtro antes de imprimir, haga clic en Vista previa de resultados en la pestaña Correspondencia y recorra los registros. Para el filtrado avanzado en varios orígenes de datos, considere ordenar sus datos en Excel primero con una columna auxiliar y luego combinar solo las filas visibles. Este enfoque le brinda más control sobre la lógica compleja que el límite de seis filas de Word no puede manejar.