Cómo establecer cuotas de almacenamiento de OneDrive para usuarios empresariales en OneDrive para la empresa

Como administrador de Microsoft 365, debe controlar cuánto almacenamiento en la nube puede consumir cada usuario en OneDrive para la Empresa. Sin cuotas de almacenamiento, un solo usuario podría llenar el almacenamiento disponible del inquilino, causando problemas de rendimiento o bloqueando a otros para guardar archivos. Este artículo explica dónde configurar los límites de almacenamiento predeterminados y personalizados, cómo aplicarlos a usuarios o grupos específicos y qué sucede cuando un usuario supera su cuota.

Descripción de las cuotas de almacenamiento de OneDrive en Microsoft 365

Las cuotas de almacenamiento de OneDrive para la Empresa se administran en el nivel de inquilino a través del centro de administración de SharePoint. El OneDrive de cada usuario es una colección de sitios de SharePoint, y el límite de almacenamiento se aplica a esa colección de sitios. La cuota predeterminada para nuevos usuarios se establece en la configuración de SharePoint, y se puede cambiar para usuarios individuales desde el centro de administración de Microsoft 365 o mediante PowerShell.

La cuota de almacenamiento incluye archivos, versiones y elementos de la papelera de reciclaje. Cuando un usuario alcanza su cuota, no puede cargar archivos nuevos ni crear documentos nuevos hasta que libere espacio o el administrador aumente el límite. El grupo de almacenamiento de nivel de inquilino en Microsoft 365 se comparte entre SharePoint Online y OneDrive, con una base de 1 TB más 10 GB por usuario con licencia. Establecer cuotas por usuario garantiza una distribución justa de este grupo compartido.

Requisitos previos para establecer cuotas de almacenamiento

Para cambiar las cuotas de almacenamiento, necesita uno de estos roles de administrador: Administrador global, Administrador de SharePoint o Administrador de OneDrive. La cuenta de usuario debe tener una licencia que incluya OneDrive para la Empresa, como Microsoft 365 Business Basic, Business Standard o Enterprise E3/E5.

Pasos para establecer cuotas de almacenamiento de OneDrive para usuarios

Siga estos pasos para configurar los límites de almacenamiento predeterminados e individuales. El primer método se aplica a todos los usuarios nuevos, y el segundo método reemplaza el valor predeterminado para usuarios existentes específicos.

Método 1: Establecer la cuota de almacenamiento predeterminada para nuevos usuarios de OneDrive

1. Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con su cuenta de administrador.
2. Abra el centro de administración de SharePoint
   En la navegación izquierda, seleccione Mostrar todo y luego Centros de administración y haga clic en SharePoint.
3. Vaya a la configuración de almacenamiento
   En el centro de administración de SharePoint, seleccione Configuración en el menú izquierdo. Desplácese hacia abajo hasta la sección Límite de almacenamiento.
4. Escriba el límite de almacenamiento predeterminado
   En Límite de almacenamiento predeterminado de OneDrive, escriba la cantidad en GB. Por ejemplo, escriba 1024 para 1 TB. El mínimo es 1 GB y el máximo es 5 TB por usuario si su inquilino tiene suficiente almacenamiento agrupado.
5. Guarde la configuración
   Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. Este valor predeterminado se aplica a todos los nuevos sitios de OneDrive creados después de este cambio. Los usuarios existentes no se ven afectados.

Método 2: Establecer una cuota de almacenamiento personalizada para un usuario existente

1. Abra el centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión.
2. Vaya a Usuarios activos
   En la navegación izquierda, seleccione Usuarios y luego Usuarios activos.
3. Seleccione el usuario
   Busque el usuario que desea modificar y haga clic en su nombre para abrir el panel de detalles.
4. Abra la pestaña OneDrive
   En el panel de detalles del usuario, seleccione la pestaña OneDrive. Si el usuario aún no tiene un sitio de OneDrive, verá un mensaje que indica que no existe ningún sitio.
5. Cambie el límite de almacenamiento
   En Almacenamiento usado, haga clic en Editar límite de almacenamiento. Escriba el nuevo límite en MB o GB. Por ejemplo, escriba 51200 para 50 GB o 1048576 para 1 TB.
6. Guarde el cambio
   Haga clic en Guardar. El nuevo límite surte efecto de inmediato.

Método 3: Establecer cuotas de almacenamiento en masa mediante PowerShell

Para inquilinos grandes, use el Shell de administración de SharePoint Online para actualizar varios usuarios a la vez.

1. Instale el Shell de administración de SharePoint Online
   Abra Windows PowerShell como administrador y ejecute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. Confirme la instalación si se le solicita.
2. Conéctese a SharePoint Online
   Ejecute Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador. Reemplace yourtenant con el nombre real de su inquilino.
3. Establezca una cuota de almacenamiento para un solo usuario
   Ejecute Set-SPOSite -Identity https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com -StorageQuota 1048576. Esto establece la cuota en 1 TB (1048576 MB) para el usuario especificado.
4. Establezca cuotas de almacenamiento para todos los usuarios
   Para aplicar el mismo límite a todos los sitios de OneDrive, ejecute:
   Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Filter "Url -like '-my.sharepoint.com/personal/'" | Set-SPOSite -StorageQuota 51200
   Esto establece todas las cuotas de OneDrive de los usuarios en 50 GB.

Qué sucede cuando un usuario supera la cuota de almacenamiento

Cuando un usuario alcanza su límite de almacenamiento, OneDrive deja de sincronizar archivos nuevos desde la nube. El usuario ve un banner en la interfaz web de OneDrive y una notificación en el cliente de sincronización. No puede cargar archivos a través del navegador ni de la aplicación de sincronización. Los archivos existentes siguen siendo accesibles, y las ediciones de archivos existentes se guardan como nuevas versiones. El usuario debe eliminar archivos o moverlos fuera de OneDrive para liberar espacio. Como administrador, puede supervisar el uso de almacenamiento en el centro de administración de Microsoft 365 en Informes > Uso > Archivos de OneDrive.

Los usuarios no pueden cargar archivos aunque tengan espacio libre

Si un usuario informa que no puede cargar archivos pero su uso de almacenamiento está por debajo del límite, revise el grupo de almacenamiento de nivel de inquilino. Si el inquilino ha agotado su almacenamiento agrupado, ningún usuario puede cargar. Vaya a Centro de administración de SharePoint > Configuración > Límite de almacenamiento y compruebe el valor Almacenamiento total. Si está lleno, auméntelo comprando almacenamiento adicional o liberando espacio en todo el inquilino.

El cliente de sincronización de OneDrive muestra errores de cuota

El cliente de sincronización de OneDrive puede mostrar un círculo rojo con un error de cuota incluso cuando el usuario tiene espacio. Esto puede ocurrir si el usuario tiene una gran cantidad de archivos en la papelera de reciclaje. Vacíe la papelera de reciclaje desde la interfaz web de OneDrive. La papelera de reciclaje cuenta para la cuota de almacenamiento. Vaya a OneDrive en línea, seleccione Papelera de reciclaje y haga clic en Vaciar papelera de reciclaje.

Cuota de almacenamiento predeterminada frente a cuota de almacenamiento personalizada: diferencias clave

Elemento	Cuota de almacenamiento predeterminada	Cuota de almacenamiento personalizada
Ámbito	Se aplica a todos los nuevos usuarios de OneDrive	Se aplica a un usuario específico
Dónde se configura	Centro de administración de SharePoint > Configuración > Límite de almacenamiento	Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos > pestaña OneDrive
Reemplaza a	No puede ser reemplazada por cuotas personalizadas	Reemplaza el valor predeterminado para ese usuario
Método de modificación	Solo interfaz web	Interfaz web o PowerShell
Afecta a usuarios existentes	No	Sí

Ahora sabe cómo establecer cuotas de almacenamiento de OneDrive mediante el centro de administración de SharePoint, el centro de administración de Microsoft 365 y PowerShell. Comience configurando una cuota predeterminada razonable para los nuevos usuarios y luego ajuste los límites individuales para los usuarios que necesiten más o menos espacio. Supervise los informes de almacenamiento mensualmente para identificar a los usuarios que se acercan a su cuota. Como sugerencia avanzada, use PowerShell para exportar un CSV de todo el uso de almacenamiento de los sitios de OneDrive con el comando Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Filter "Url -like '-my.sharepoint.com/personal/'" | Select Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota | Export-Csv onedrivequotas.csv para auditorías periódicas.