Necesita programar una reunión que se llevará a cabo en Microsoft Teams. Desea crear la invitación directamente desde Outlook para ahorrar tiempo y asegurarse de que el enlace sea correcto. El complemento Teams Meeting para Outlook proporciona esta integración. Este artículo explica cómo agregar un enlace de reunión de Teams a cualquier evento de calendario nuevo o existente en Outlook.
Puntos clave: Agregar Teams a las reuniones de Outlook
- Botón Teams Meeting: Agrega un enlace de reunión en línea seguro y detalles de marcación a una cita de calendario nueva.
- Comando Reunión > Teams Meeting: Convierte una reunión existente de Outlook en una reunión de Teams con un clic.
- Archivo > Opciones > Complementos: Administre la lista de Complementos COM para habilitar o deshabilitar el complemento Microsoft Teams Meeting para Outlook.
Descripción general de la función Teams Meeting en Outlook
La función Teams Meeting es un complemento que conecta su calendario de Outlook con Microsoft Teams. Cuando lo usa, Outlook genera un enlace de reunión único y un ID de conferencia. Esta información se inserta automáticamente en la ubicación y el cuerpo de la invitación a la reunión. Todos los asistentes reciben los detalles que necesitan para unirse a la reunión en línea.
Debe tener la aplicación Microsoft Teams instalada en su computadora e iniciar sesión con una cuenta de trabajo o escuela. La función funciona tanto con la aplicación de escritorio de Outlook para Windows como con la versión web. El administrador de su organización también debe haber habilitado la integración entre los dos servicios.
Requisitos previos para la programación
Antes de comenzar, confirme que su cuenta esté configurada correctamente. Necesita una suscripción a Microsoft 365 u Office 365 que incluya Teams. Su Outlook debe estar conectado a un buzón de Exchange o Microsoft 365. El complemento Teams Meeting generalmente se instala automáticamente con la aplicación de escritorio de Teams. Si el botón falta, es posible que deba habilitarlo en la configuración de complementos de Outlook.
Pasos para crear una nueva reunión de Teams
Siga estos pasos para programar una nueva reunión que incluya un enlace de Teams desde el principio.
- Abra Outlook y vaya a su calendario
Haga clic en el icono de Calendario en el panel de navegación inferior izquierdo de la ventana de Outlook. - Inicie una nueva reunión
Haga clic en el botón Nueva reunión en la pestaña de la cinta Inicio. También puede presionar Ctrl+Shift+Q en su teclado. - Agregue el enlace de la reunión de Teams
En la pestaña de la cinta Reunión, haga clic en el botón Teams Meeting. El icono del botón muestra una cámara de video. - Complete los detalles de la reunión
Agregue los asistentes requeridos al campo Para. Ingrese un asunto para la reunión en el cuadro Asunto. Establezca las horas de inicio y finalización usando los selectores de fecha y hora. - Revise y envíe la invitación
Observe que el enlace de la reunión de Teams y los números de teléfono de marcación se han agregado al cuerpo de la reunión. Haga clic en el botón Enviar para entregar la invitación a todos los asistentes.
Convertir una reunión existente en una reunión de Teams
Si ya ha creado una reunión estándar de Outlook, puede agregar el enlace de Teams más tarde.
- Abra el evento de calendario existente
En su calendario de Outlook, haga doble clic en la reunión que desea actualizar para abrirla. - Acceda al comando Teams Meeting
Con la reunión abierta, vaya a la pestaña de la cinta Reunión en el menú superior. - Agregue los detalles de la reunión en línea
Haga clic en el botón Teams Meeting. La ubicación de la reunión se actualizará y la información para unirse aparecerá en el cuerpo. - Envíe la actualización a los asistentes
Haga clic en el botón Enviar actualización en la cinta. Esto notificará a todos los asistentes originales sobre el nuevo enlace de Teams.
Errores comunes y limitaciones
El botón Teams Meeting falta en Outlook
Si el botón no está visible, el complemento puede estar deshabilitado. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos. En la parte inferior, seleccione Complementos COM en el menú desplegable Administrar y haga clic en Ir. Marque la casilla junto a Microsoft Teams Meeting Add-in para Microsoft Office y haga clic en Aceptar. Reinicie Outlook para que el cambio surta efecto. Si el complemento no está en la lista, es posible que deba reparar su instalación de Microsoft 365.
El enlace de la reunión de Teams no aparece para algunos destinatarios
Esto puede suceder si un asistente usa un cliente de correo electrónico que bloquea el contenido web. El enlace es parte del cuerpo del correo electrónico. Pídale al asistente que revise su carpeta de correo no deseado o la configuración de seguridad. El enlace también se guarda en el evento del calendario. Pueden abrir la reunión desde su propio calendario para encontrar la información para unirse.
No se puede programar una reunión para un canal en Teams
La integración estándar de Outlook crea reuniones regulares, no reuniones de canal. Para programar una reunión en un canal específico de Teams, debe comenzar desde la propia aplicación de Teams. Abra Teams, vaya al canal y use la opción Reunirse ahora o Programar una reunión allí.
Comparación de tipos de reuniones de Outlook
| Elemento | Reunión estándar de Outlook | Reunión de Teams desde Outlook |
|---|---|---|
| Ubicación principal | Sala física o en blanco | Enlace de reunión en línea de Teams |
| Información para unirse | Instrucciones escritas manualmente | Enlace y marcación generados automáticamente |
| Complemento requerido | Ninguno | Complemento Microsoft Teams Meeting |
| Mejor para | Reuniones presenciales o llamadas | Reuniones virtuales con invitados externos |
| Acción del destinatario | Viajar a la ubicación o llamar al número | Hacer clic en el enlace para unirse a través de la aplicación o web de Teams |
Ahora puede programar cualquier reunión de Outlook para incluir un enlace de Microsoft Teams. Use el botón Teams Meeting en la cinta para eventos nuevos o para actualizar los existentes. Si la función no funciona, revise sus complementos en Archivo > Opciones. Para tener más control sobre las opciones de reunión, como la configuración de la sala de espera, edite la reunión después de crearla en el calendario de Teams. También puede usar el método abreviado de teclado Alt+H+M1 para agregar rápidamente el enlace de Teams a una reunión abierta.