Necesita enviar información confidencial, como datos financieros o detalles personales, por correo electrónico. El cifrado de mensajes de Microsoft 365 protege el contenido de su mensaje para que no lo lean destinatarios no deseados. Este artículo proporciona los pasos para cifrar un solo correo electrónico directamente desde Outlook en la web o en el escritorio.
Puntos clave: Enviar correo cifrado en Outlook
- Botón Cifrar en Outlook en la web: Aplica la plantilla de cifrado predeterminada a un mensaje nuevo con un solo clic.
- Opciones > Cifrar en Outlook de escritorio: Acceda a la configuración de cifrado desde la cinta de opciones del mensaje para elegir una plantilla de protección.
- Permiso No reenviar: Impide que los destinatarios reenvíen, copien o impriman el contenido del correo cifrado.
Descripción del cifrado de mensajes de Microsoft 365
El cifrado de mensajes de Microsoft 365 es un servicio incluido en ciertas suscripciones de Microsoft 365. Utiliza Azure Rights Management para proteger el contenido del correo electrónico. El cifrado funciona independientemente de si el destinatario usa Outlook, Gmail, Yahoo u otro servicio de correo electrónico.
Cuando envía un mensaje cifrado, el destinatario recibe una notificación. Puede ver el mensaje en un portal web seguro iniciando sesión con una cuenta de Microsoft, un código de acceso de un solo uso o su cuenta de trabajo. El administrador de su organización debe habilitar esta característica y puede configurar directivas predeterminadas.
Requisitos previos para enviar correo cifrado
Necesita un plan de Microsoft 365 que incluya Azure Rights Management, como Office 365 E3, E5 o Microsoft 365 Business Premium. Su administrador de TI debe haber activado el servicio. Debe haber iniciado sesión en Outlook con su cuenta de trabajo o escuela. Las cuentas personales de Microsoft como Outlook.com no pueden enviar correos cifrados con este servicio empresarial.
Pasos para cifrar un correo electrónico en Outlook en la web
La aplicación web de Outlook proporciona una interfaz sencilla para aplicar el cifrado. El botón Cifrar aplica la directiva de protección predeterminada de su organización.
- Redacte un nuevo correo electrónico
Abra Outlook en la web en su navegador. Haga clic en Mensaje nuevo para comenzar a redactar su correo electrónico. - Haga clic en el botón Cifrar
En la barra de herramientas de redacción del mensaje, busque y haga clic en el icono de candado etiquetado como Cifrar. Este botón suele estar junto al botón Enviar. - Verifique el aviso de cifrado
Aparece un mensaje debajo de los campos de destinatario que dice “Este mensaje está cifrado”. Esto confirma que la protección está activa. - Envíe el correo electrónico
Termine de escribir el asunto y el cuerpo del mensaje. Haga clic en el botón Enviar para entregar el correo cifrado.
Pasos para cifrar un correo electrónico en Outlook de escritorio para Windows
La aplicación de escritorio de Outlook ofrece un control más granular sobre las opciones de cifrado a través de la pestaña Opciones de la cinta de opciones.
- Cree un nuevo correo electrónico
Abra Outlook y haga clic en Nuevo correo electrónico para abrir una ventana de mensaje. - Vaya a la pestaña Opciones
En la ventana del nuevo mensaje, haga clic en la pestaña Opciones de la cinta de opciones en la parte superior. - Haga clic en el botón Cifrar
En el grupo Permiso, haga clic en el botón Cifrar. Aparecerá un menú desplegable con las plantillas de protección disponibles. - Seleccione una opción de cifrado
Elija una opción como Solo cifrar o No reenviar. Solo cifrar protege el contenido pero permite el reenvío. No reenviar agrega restricciones. - Complete y envíe el mensaje
Agregue los destinatarios, el asunto y el cuerpo del mensaje. Haga clic en Enviar para despachar el correo cifrado.
Errores comunes y limitaciones que debe evitar
El botón Cifrar no aparece o está atenuado
Si la opción Cifrar no está disponible, es posible que su suscripción de Microsoft 365 no incluya el servicio. Comuníquese con su departamento de TI para verificar las licencias. Otra causa es usar una cuenta personal de Microsoft en lugar de una cuenta de trabajo o escuela. Asegúrese de haber iniciado sesión con la cuenta correcta en Outlook.
El destinatario no puede abrir el mensaje cifrado
Es posible que los destinatarios no vean un botón “Ver mensaje” si su cliente de correo electrónico bloquea las imágenes externas. Indíqueles que revisen su carpeta de correo no deseado o que habiliten las imágenes en el correo electrónico. Si se les solicita un código de acceso pero no lo reciben, pídales que revisen la carpeta de correo no deseado en busca del mensaje de cifrado de Microsoft.
El cifrado no se aplica a los archivos adjuntos en mensajes reenviados
Si reenvía un correo electrónico cifrado, el cifrado original no se aplica automáticamente a los nuevos archivos adjuntos que agregue. Debe aplicar el cifrado nuevamente al nuevo mensaje reenviado. Utilice siempre el botón Cifrar en el nuevo mensaje que está enviando.
Opciones de cifrado en el cifrado de mensajes de Microsoft 365
| Elemento | Solo cifrar | No reenviar |
|---|---|---|
| Uso principal | Proteger el contenido del mensaje en tránsito y en reposo | Restringir lo que los destinatarios pueden hacer con el contenido |
| Acciones del destinatario | Puede reenviar, copiar e imprimir el mensaje | No puede reenviar, copiar, imprimir ni tomar capturas de pantalla |
| Ideal para | Enviar datos confidenciales a socios de confianza | Enviar datos altamente sensibles como términos de contratos |
| Experiencia del usuario | Los destinatarios ven el mensaje con restricciones mínimas | Los destinatarios ven un portal de visualización más restringido |
Ahora puede enviar correos seguros utilizando el cifrado de Outlook. Para un control de directivas más amplio, pregunte a su administrador sobre la configuración de reglas de cifrado automático en el centro de administración de Microsoft 365. Un consejo avanzado útil es crear un Paso rápido en Outlook de escritorio para aplicar cifrado a los mensajes con un solo atajo de teclado.