Necesitas una copia de seguridad confiable de cada correo que envías desde Outlook. Agregar manualmente tu propia dirección en el campo CCO para cada mensaje es tedioso y fácil de olvidar. Outlook puede enviar automáticamente una copia oculta a ti mismo por cada mensaje saliente. Este artículo explica cómo configurar esta regla automática de CCO para un archivo completo de correos enviados.
Conclusiones clave: Enviar automáticamente CCO a ti mismo en Outlook
- Reglas y alertas > Nueva regla > Aplicar regla en los mensajes que envío: Crea una acción automática que agrega tu dirección en la línea CCO para cada nuevo correo.
- Paso 3: Seleccionar condición > Siguiente (sin seleccionar nada): Configura la regla para que se ejecute en todos los mensajes salientes sin excepciones.
- Paso 1: Seleccionar acción > ‘enviar una copia a las personas o grupo público’: La acción principal que coloca tu dirección de correo en el campo CCO al enviar.
Cómo funciona la regla automática de CCO
La función de Reglas de Outlook puede procesar mensajes mientras los envías. Una regla con la condición ‘enviado por mí’ y la acción ‘enviar una copia’ interceptará tu correo saliente. Agrega tu dirección de correo especificada al campo CCO justo antes de que el mensaje se transmita al servidor de correo.
Este proceso ocurre al instante y de manera invisible. El destinatario CCO, que eres tú, no aparecerá en el encabezado del mensaje para otros destinatarios. La regla se ejecuta en tu cliente local de Outlook o dentro de Exchange Online si usas una cuenta de trabajo de Microsoft 365 con reglas del lado del servidor habilitadas. Necesitas tener una cuenta de correo principal configurada en Outlook para crear esta regla.
Pasos para crear la regla automática de CCO
Sigue estos pasos para configurar una regla que siempre envíe una copia CCO a ti mismo. Los pasos son idénticos para Outlook como parte de Microsoft 365 y para la aplicación independiente Outlook 2021 o 2019.
- Abrir el cuadro de diálogo Reglas y alertas
En la cinta de opciones de Outlook, ve a la pestaña Inicio. Haz clic en el botón Reglas en el grupo Mover y luego selecciona Administrar reglas y alertas. - Comenzar a crear una nueva regla
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, haz clic en el botón Nueva regla. Esto abre el Asistente para reglas. - Seleccionar la plantilla de regla
En ‘Comenzar desde una regla en blanco’, selecciona ‘Aplicar regla en los mensajes que envío’. Haz clic en Siguiente para continuar. - Omitir la selección de condiciones
No marques ninguna casilla en la lista de condiciones. Esto le indica a la regla que se aplique a cada correo que envíes. Haz clic en Siguiente. Aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si deseas ejecutar la regla en todos los mensajes. Haz clic en Sí. - Elegir la acción de CCO
En la lista ‘¿Qué deseas hacer con el mensaje?’, marca la casilla para ‘enviar una copia a las personas o grupo público’. En el panel Paso 2 en la parte inferior, haz clic en el texto subrayado ‘personas o grupo público’. - Seleccionar tu propia dirección de correo
En el cuadro de diálogo Dirección de regla, selecciona tu propia dirección de correo de la libreta de direcciones o escríbela en el campo ‘Para’. Haz clic en Aceptar. La dirección ahora aparecerá en el panel Paso 2. Haz clic en Siguiente. - Agregar excepciones
Puedes agregar excepciones si es necesario, como excluir mensajes con palabras específicas en el asunto. Para una copia de seguridad universal, no agregues ninguna excepción. Haz clic en Siguiente. - Finalizar la configuración de la regla
Asigna a la regla un nombre descriptivo, como ‘CCO a mí mismo para copia de seguridad’. Asegúrate de que la casilla ‘Activar esta regla’ esté marcada. Haz clic en Finalizar y luego en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas.
Verificar que la regla funciona
Envía un correo de prueba a un colega o a una cuenta de correo secundaria que poseas. Después de enviarlo, revisa tu Bandeja de entrada o la carpeta que especificaste para los elementos enviados. Deberías recibir la copia CCO del correo que acabas de enviar. El mensaje original en tu carpeta de Elementos enviados no mostrará tu dirección en el campo CCO, pero la copia que recibiste sí la mostrará.
Errores comunes y limitaciones
La regla no se ejecuta en cuentas específicas
Las reglas del lado del cliente de Outlook generalmente se ejecutan solo para el perfil de correo en el que las creaste. Si tienes varias cuentas en un mismo perfil de Outlook, la regla suele aplicarse a todas. Para cuentas de Exchange Online, puedes crear una regla del lado del servidor en Outlook en la web. Inicia sesión en outlook.office.com, ve a Configuración > Correo > Reglas y crea una nueva regla con condiciones y acciones similares.
Las copias CCO llenan tu Bandeja de entrada
Recibir una copia de cada correo enviado puede saturar tu Bandeja de entrada principal. Puedes modificar la regla para archivar estas copias automáticamente. Al elegir la acción en el Paso 5, también marca ‘mover una copia a la carpeta especificada’. Selecciona una carpeta dedicada como ‘Mi copia de seguridad de enviados’. Esto mantiene tu Bandeja de entrada limpia mientras conserva el archivo.
La regla interfiere con otras acciones de correo
Si tienes otras reglas para clasificar o procesar el correo enviado, el orden de las reglas es importante. En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, usa los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo para priorizar. La regla de CCO debe ejecutarse antes que cualquier regla que mueva o elimine el mensaje enviado de tu carpeta de Elementos enviados.
Reglas de CCO del lado del cliente vs. del lado del servidor
| Elemento | Regla del cliente de escritorio de Outlook | Regla del servidor de Exchange Online |
|---|---|---|
| Dónde se ejecuta | Solo en el equipo donde Outlook está abierto y en ejecución | En el servidor de Microsoft 365, funciona desde cualquier dispositivo |
| Desencadenante de procesamiento | Cuando haces clic en Enviar en la aplicación de Outlook | Cuando el servidor recibe el mensaje saliente |
| Dependencia del dispositivo | La regla solo funciona si ese PC específico está encendido y Outlook está abierto | Funciona para correos enviados desde Outlook de escritorio, web o móvil |
| Gestión de reglas | Archivo > Administrar reglas y alertas en Outlook de escritorio | Configuración > Correo > Reglas en Outlook en la web |
| Alcance de la copia de seguridad | Solo correos enviados desde esa instancia de Outlook | Todos los correos enviados desde tu cuenta, independientemente del cliente |
Ahora puedes archivar automáticamente cada correo que envíes enviándote una copia CCO. Esto crea una copia de seguridad confiable y buscable en tu buzón. Para una configuración más avanzada, crea una regla del lado del servidor en Outlook en la web para asegurar copias de seguridad incluso cuando tu aplicación de escritorio esté cerrada. Usa la acción ‘mover una copia a la carpeta especificada’ en tu regla para dirigir todas las copias CCO a una carpeta dedicada, manteniendo tu Bandeja de entrada organizada.