Cómo encontrar todos los vínculos compartidos desde una cuenta de OneDrive en OneDrive para la empresa

Cuando comparte archivos o carpetas desde OneDrive para la Empresa, el destinatario recibe un vínculo. Con el tiempo, es posible que haya compartido decenas o cientos de vínculos. Encontrar todos los vínculos que ha creado alguna vez no es obvio desde la interfaz web de OneDrive. Este artículo le muestra cómo localizar todos los vínculos compartidos usando la aplicación web de OneDrive, el centro de administración de Microsoft 365 y PowerShell. También aprenderá a ver quién accedió a cada vínculo y cómo revocar los vínculos que ya no necesita.

Entender dónde almacena OneDrive los vínculos compartidos

OneDrive para la Empresa almacena los vínculos de uso compartido como parte de los metadatos del archivo o carpeta. Cuando comparte un archivo, OneDrive crea una URL única llamada vínculo de uso compartido. Este vínculo puede ser un vínculo anónimo para invitados, un vínculo que requiere inicio de sesión o un vínculo restringido a personas específicas. El vínculo en sí no es un objeto separado en su OneDrive. En su lugar, está asociado al archivo o carpeta en los permisos del sitio.

La aplicación web de OneDrive proporciona una vista centralizada de todos sus elementos compartidos. Esta vista incluye los archivos que ha compartido y los archivos compartidos con usted. Sin embargo, la vista predeterminada no siempre enumera todos los vínculos que ha creado alguna vez. Algunos vínculos pueden haber expirado, haberse revocado o haberse creado a través de la interfaz de uso compartido de Microsoft 365. Para obtener una lista completa, debe combinar la interfaz web con informes administrativos o comandos de PowerShell.

Qué tipos de vínculos de uso compartido existen

OneDrive para la Empresa admite tres tipos principales de vínculos:

• Vínculos para cualquier persona: Proporcionan acceso a cualquier persona que reciba el vínculo. No se requiere inicio de sesión.
• Vínculos para personas de su organización: Requieren que el destinatario inicie sesión con una cuenta profesional o educativa en el mismo inquilino.
• Vínculos para personas específicas: Restringidos a una lista de direcciones de correo electrónico. Los destinatarios deben iniciar sesión para acceder.

Cada tipo de vínculo aparece de forma diferente en la vista de elementos compartidos por usted. Los vínculos expirados desaparecen de la lista predeterminada después de 30 días. Los vínculos revocados se eliminan inmediatamente.

Pasos para ver todos los vínculos compartidos desde la aplicación web de OneDrive

La forma más rápida de ver sus vínculos compartidos es a través de la aplicación web de OneDrive. Siga estos pasos para acceder a la lista completa.

1. Abra OneDrive en su navegador
   Vaya a https://onedrive.live.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. Si se le redirige, asegúrese de estar en el inquilino de OneDrive para la Empresa.
2. Navegue a la sección Compartido
   En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Compartido. La página muestra dos pestañas: Compartido por usted y Compartido con usted. La pestaña Compartido por usted enumera todos los archivos y carpetas que ha compartido, junto con el tipo de vínculo de uso compartido.
3. Filtrar por tipo de vínculo
   Haga clic en la pestaña Compartido por usted. Use el menú desplegable de filtro para seleccionar Vínculos. Este filtro muestra solo los elementos que tienen vínculos de uso compartido activos. Los elementos compartidos directamente con personas mediante invitaciones por correo electrónico no se muestran aquí.
4. Revise la lista de elementos compartidos
   Cada fila muestra el nombre del archivo o carpeta, el tipo de vínculo, la fecha en que se creó el vínculo y la fecha de expiración si se ha establecido una. Haga clic en cualquier elemento para ver la URL específica del vínculo. Puede copiar o revocar el vínculo desde esta vista.
5. Exportar la lista (opcional)
   No hay un botón de exportación integrado. Para guardar la lista, copie las filas manualmente o use la función de impresión del navegador para guardarla como PDF.

Lo que la vista web no muestra

La pestaña Compartido por usted solo muestra los vínculos que están actualmente activos. No muestra:

• Vínculos que han expirado
• Vínculos que usted revocó
• Vínculos creados por otros usuarios en sus archivos si tienen permisos de edición
• Vínculos creados a través del centro de administración de Microsoft 365 o SharePoint

Para una auditoría completa, use el informe del centro de administración de Microsoft 365 o PowerShell.

Usar el centro de administración de Microsoft 365 para encontrar todos los vínculos compartidos

Los administradores globales o los administradores de SharePoint pueden generar un informe de uso compartido para todos los sitios de OneDrive del inquilino. Este informe incluye todos los vínculos de uso compartido creados por cualquier usuario.

1. Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol de administrador global o administrador de SharePoint.
2. Abra la sección Informes
   En la navegación izquierda, expanda Informes y haga clic en Uso.
3. Seleccione OneDrive en la lista de informes
   Haga clic en OneDrive. El informe muestra el almacenamiento, los usuarios activos y la actividad de uso compartido.
4. Vea el informe de uso compartido
   Desplácese hacia abajo hasta la sección Uso compartido. Haga clic en Ver detalles. Esto muestra el número de archivos compartidos externa e internamente.
5. Descargue el CSV detallado
   Haga clic en Exportar para descargar un archivo CSV. El CSV contiene una fila por cada archivo o carpeta compartido. Las columnas incluyen la URL del sitio, la ruta del archivo, el tipo de vínculo y el usuario que lo compartió.
6. Filtre el CSV para su sitio de OneDrive
   Abra el CSV en Excel. Filtre la columna URL del sitio para mostrar solo la URL de su sitio de OneDrive, que sigue el patrón https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/youralias_yourdomain_com.

Este informe incluye todos los vínculos activos en el momento de la exportación. No incluye vínculos expirados o revocados.

Usar PowerShell para exportar todos los vínculos de uso compartido de OneDrive

PowerShell le brinda el mayor control. Puede recuperar los vínculos de uso compartido de un sitio de OneDrive específico, incluidos los vínculos que están a punto de expirar. Necesita SharePoint Online Management Shell.

1. Instale SharePoint Online Management Shell
   Abra PowerShell como administrador y ejecute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. Confirme la instalación.
2. Conéctese a SharePoint Online
   Ejecute Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Introduzca sus credenciales de administrador.
3. Obtenga la URL de su sitio de OneDrive
   Ejecute Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Limit all | Where-Object {$_.Url -like "/personal/youralias"} | Select-Object Url. Reemplace youralias con su alias de correo electrónico.
4. Exporte los vínculos de uso compartido de su sitio
   Ejecute el siguiente comando para exportar todos los vínculos de uso compartido a un archivo CSV:
   Get-SPOSiteGroup -Site https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/youralias_yourdomain_com | Select-Object -ExpandProperty Users | Export-Csv -Path C:\temp\sharinglinks.csv -NoTypeInformation
   Esto exporta todos los usuarios y sus niveles de permiso. Para ver solo los vínculos de uso compartido, debe analizar los campos Title y LoginName.
5. Use un script más detallado
   Para obtener una lista completa de los vínculos de uso compartido, use el cmdlet Get-PnPSharingLink del módulo PnP PowerShell. Instálelo con Install-Module PnP.PowerShell. Luego ejecute:
   Connect-PnPOnline -Url https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/youralias_yourdomain_com -Interactive
Get-PnPSharingLink | Export-Csv -Path C:\temp\allsharinglinks.csv -NoTypeInformation

El CSV de Get-PnPSharingLink incluye la URL del vínculo, el tipo, la fecha de expiración y la ruta del archivo o carpeta.

Problemas comunes al encontrar vínculos compartidos

La pestaña Compartido por usted no muestra vínculos

Si la pestaña Compartido por usted está vacía, es posible que haya filtrado incorrectamente. Asegúrese de que el filtro esté establecido en Vínculos y no en Personas. También verifique que no haya revocado todos los vínculos. Si comparte archivos solo mediante invitaciones directas por correo electrónico sin crear un vínculo, no aparecerán en el filtro Vínculos.

El informe de administración no incluye mi sitio de OneDrive

El informe del centro de administración de Microsoft 365 incluye todos los sitios de OneDrive de forma predeterminada. Si su sitio no aparece, verifique que su OneDrive esté aprovisionado. Vaya a https://yourtenant-my.sharepoint.com e inicie sesión. Si ve sus archivos, el sitio existe. El informe puede tardar hasta 48 horas en reflejar la nueva actividad de uso compartido.

PowerShell no devuelve resultados

El cmdlet Get-PnPSharingLink requiere el módulo PnP PowerShell. Si recibe un error, ejecute Update-Module PnP.PowerShell. También asegúrese de estar conectado a la URL del sitio correcta. La URL debe terminar con la ruta de su sitio personal, no con la URL de administración.

Aplicación web de OneDrive vs informe de administración vs PowerShell: diferencias clave

Elemento	Aplicación web de OneDrive (pestaña Compartido)	Informe del centro de administración de Microsoft 365	PowerShell (Get-PnPSharingLink)
Ámbito	Solo el usuario actual	Todos los usuarios del inquilino	Un solo sitio o todos los sitios
Tipos de vínculos incluidos	Solo vínculos activos	Solo vínculos activos	Vínculos activos y próximos a expirar
Vínculos expirados mostrados	No	No	No
Formato de exportación	Copia manual o PDF	CSV	CSV
Requiere derechos de administrador	No	Sí	Sí
Muestra la URL del vínculo	Sí, por elemento	No	Sí

Para la mayoría de los usuarios, la pestaña Compartido de la aplicación web de OneDrive es suficiente. Para los administradores que necesitan auditar todos los vínculos del inquilino, el informe de administración o PowerShell es necesario.

Ahora puede encontrar todos los vínculos compartidos desde su cuenta de OneDrive usando la pestaña Compartido en la aplicación web de OneDrive. Para una auditoría de todo el inquilino, use el informe de uso compartido del centro de administración de Microsoft 365 o el cmdlet de PowerShell Get-PnPSharingLink. Después de localizar los vínculos que ya no necesita, revóquelos directamente desde la pestaña Compartido haciendo clic en los tres puntos junto al elemento y seleccionando Administrar acceso. Como práctica recomendada, establezca fechas de expiración en todos los nuevos vínculos para cualquier persona para evitar que los recursos compartidos olvidados persistan indefinidamente.