Necesita dar acceso a otra persona a sus archivos de OneDrive, pero desea conservar la propiedad y el control totales. OneDrive para la Empresa no tiene una función de delegación integrada como un buzón compartido en Exchange. Sin embargo, puede conceder acceso a archivos o carpetas específicos sin transferir la propiedad mediante permisos de uso compartido y el Centro de administración de Microsoft 365. Este artículo explica los métodos exactos para delegar el acceso mientras usted sigue siendo el propietario.
El problema principal es que OneDrive para la Empresa está diseñado como un espacio de almacenamiento personal. De forma predeterminada, solo el propietario puede administrar archivos en el nivel raíz. Para delegar el acceso, debe usar enlaces de uso compartido, agregar miembros a carpetas o asignar derechos de administrador de la colección de sitios mediante el administrador de SharePoint. Cada método ofrece distintos niveles de control.
Este artículo abarca tres métodos: compartir archivos o carpetas individuales, agregar a alguien como administrador de la colección de sitios y usar el Centro de administración de Microsoft 365 para asignar acceso delegado. Conocerá los pasos de cada método y las limitaciones que debe tener en cuenta.
Puntos clave: delegar el acceso a OneDrive sin transferir la propiedad
- Botón Compartir en OneDrive web: Conceda acceso de visualización o edición a archivos o carpetas específicos sin cambiar la propiedad.
- Agregar miembros a una carpeta: Otorgue a un usuario acceso de edición a una carpeta y todo su contenido mientras usted sigue siendo el propietario.
- Administrador de la colección de sitios en el Centro de administración de SharePoint: Conceda a un usuario control total sobre su sitio de OneDrive sin transferir la propiedad.
Por qué es complicado delegar el acceso a OneDrive sin transferir la propiedad
OneDrive para la Empresa se basa en SharePoint. Cada sitio de OneDrive tiene un único propietario de forma predeterminada. El propietario es el usuario cuya cuenta creó el sitio. Cuando comparte un archivo o una carpeta, el destinatario obtiene acceso solo a ese elemento. No se convierte en copropietario de todo el OneDrive. Esto es así por diseño para evitar la pérdida accidental de datos o cambios no autorizados en la estructura raíz.
Si necesita que alguien administre todo su OneDrive, debe agregarlo como administrador de la colección de sitios. Este rol le otorga los mismos permisos que usted tiene para ese sitio. Sin embargo, el registro de propiedad sigue siendo suyo. El administrador de la colección de sitios puede realizar todas las operaciones con archivos, pero no puede eliminar el sitio ni transferir la propiedad a otra persona. Esta es la opción más cercana a la delegación sin cambiar la propiedad.
Un malentendido común es que agregar a alguien como copropietario en una carpeta compartida le otorga derechos de propiedad sobre todo el OneDrive. No es así. Los permisos de copropietario se aplican solo a esa carpeta específica y su contenido. La raíz de su OneDrive sigue siendo exclusivamente suya.
Pasos para delegar el acceso a OneDrive sin cambiar la propiedad
Elija el método que coincida con el nivel de acceso que desea conceder. Para un acceso limitado a archivos específicos, use el método 1. Para tener control total sobre todo su OneDrive, use el método 2 o 3.
Método 1: Compartir archivos o carpetas específicos con el botón Compartir
- Abra OneDrive en su navegador
Vaya ahttps://onedrive.live.come inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. - Seleccione el archivo o la carpeta que desea compartir
Haga clic en el círculo que aparece en la esquina superior derecha del elemento al pasar el cursor sobre él. - Haga clic en el botón Compartir
Se encuentra en la barra de herramientas de la parte superior de la página. Se abre un panel de uso compartido en el lado derecho. - Escriba la dirección de correo electrónico del delegado
Escriba la dirección de correo electrónico completa de la persona en el campo con la etiqueta Agregar un nombre, dirección de correo electrónico o grupo. - Elija el nivel de permiso
Haga clic en la lista desplegable que muestra Puede editar. Seleccione Puede ver o Puede editar. No seleccione Cualquier persona con el vínculo porque eso omite la autenticación. - Agregue un mensaje opcional y haga clic en Enviar
El destinatario recibe un correo electrónico con un vínculo al elemento. Solo puede acceder a él después de iniciar sesión con sus propias credenciales.
Este método lo mantiene como propietario. El delegado solo puede ver o editar los elementos que compartió. No puede ver ningún otro archivo de su OneDrive.
Método 2: Agregar un administrador de la colección de sitios mediante el Centro de administración de SharePoint
- Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365
Vaya ahttps://admin.microsoft.come inicie sesión con una cuenta de administrador global o de administrador de SharePoint. - Abra el Centro de administración de SharePoint
En la navegación izquierda, haga clic en Mostrar todo y, a continuación, seleccione Centros de administración > SharePoint. - Vaya a Sitios activos
En el menú izquierdo del Centro de administración de SharePoint, haga clic en Sitios > Sitios activos. - Busque su sitio de OneDrive
Busque su nombre o dirección de correo electrónico en el cuadro de búsqueda. La dirección URL del sitio suele tener el formatohttps://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/yourname_tenant_com. - Abra los detalles del sitio
Haga clic en el nombre del sitio para abrir el panel de detalles en el lado derecho. - Vaya a la pestaña Permisos
En el panel de detalles, haga clic en la pestaña Permisos. - Haga clic en Agregar administradores de la colección de sitios
Se abre un cuadro de diálogo. - Escriba la dirección de correo electrónico del delegado
Escriba la dirección de correo electrónico completa de la persona a la que desea delegar el acceso. Haga clic en Guardar.
El delegado ahora tiene control total sobre su sitio de OneDrive. Puede cargar, descargar, editar, eliminar y administrar permisos en cualquier archivo de su OneDrive. Sin embargo, no puede cambiar el propietario del sitio ni eliminar el sitio. Su propiedad permanece intacta.
Método 3: Conceder acceso delegado mediante la configuración de OneDrive
- Abra OneDrive en su navegador
Vaya ahttps://onedrive.live.come inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. - Haga clic en el icono de engranaje (Configuración)
Se encuentra en la esquina superior derecha de la página. - Seleccione Configuración de OneDrive en el menú
Se abre una nueva página con varias pestañas. - Haga clic en la pestaña Más configuraciones
Está cerca de la parte superior de la página. - En Control de acceso, haga clic en Administrar acceso delegado
Esta opción solo está disponible si su administrador de Microsoft 365 la ha habilitado. Si no la ve, use el método 2 en su lugar. - Escriba la dirección de correo electrónico del delegado
Escriba la dirección de correo electrónico completa y haga clic en Agregar. El delegado recibe una notificación por correo electrónico.
El delegado ahora puede acceder a su OneDrive desde su propia interfaz de OneDrive haciendo clic en su nombre en Personas, en la navegación izquierda. Tiene acceso de lectura y escritura a todos los archivos, excepto a aquellos que haya bloqueado explícitamente con permisos únicos. Usted sigue siendo el propietario.
Problemas comunes al delegar el acceso a OneDrive
El delegado no puede ver algunos archivos o carpetas
Si anteriormente estableció permisos únicos en una subcarpeta, es posible que el delegado no tenga acceso a ella aunque sea administrador de la colección de sitios. Para solucionarlo, quite los permisos únicos de esa subcarpeta o agregue el delegado directamente a los permisos de esa carpeta. Para quitar los permisos únicos, abra la carpeta, haga clic en el icono de información, seleccione Administrar acceso y haga clic en Dejar de heredar permisos. Como alternativa, agregue el delegado compartiendo la carpeta específica como se describe en el método 1.
El delegado no puede acceder a OneDrive desde su aplicación móvil
La aplicación móvil de OneDrive no muestra los sitios de OneDrive delegados. El delegado debe usar un navegador web para acceder a su OneDrive. En un equipo de escritorio, puede agregar su OneDrive como ubicación de red o sincronizarlo con el cliente de sincronización de OneDrive si tiene permisos de edición en todos los archivos.
El delegado no puede eliminar archivos propiedad de otra persona
Si un archivo de su OneDrive fue cargado o creado por otro usuario, es posible que el delegado no pueda eliminarlo aunque tenga derechos de administrador de la colección de sitios. Esto ocurre cuando el archivo tiene permisos únicos que otorgan al creador original derechos exclusivos de eliminación. El delegado puede anularlo asumiendo la propiedad del archivo mediante la interfaz de SharePoint. Para ello, debe abrir el archivo, hacer clic en el icono de información, seleccionar Administrar acceso y, en el propietario del archivo, hacer clic en Cambiar propietario. Esta acción no transfiere la propiedad de todo el sitio de OneDrive.
Uso compartido frente a administrador de la colección de sitios: diferencias clave
| Elemento | Compartir un archivo o una carpeta | Administrador de la colección de sitios |
|---|---|---|
| Ámbito de acceso | Solo el elemento compartido y sus subelementos | Todo el sitio de OneDrive |
| Transferencia de propiedad | No | No |
| Puede eliminar el sitio | No | No |
| Puede cambiar los permisos de otros usuarios | No | Sí |
| Requiere privilegios de administrador para configurarlo | No | Sí (administrador global o administrador de SharePoint) |
| El delegado ve los archivos en su OneDrive | No, recibe un vínculo | Sí, en Personas, en la navegación izquierda |
| Funciona con el cliente de sincronización de OneDrive | Sí, si la carpeta está sincronizada | Sí, si el sitio está sincronizado |
Ahora puede delegar el acceso a su OneDrive sin renunciar a la propiedad. Para tareas limitadas, use el botón Compartir en archivos o carpetas específicos. Para una administración completa, pida a su administrador que agregue al delegado como administrador de la colección de sitios en el Centro de administración de SharePoint. Después de configurar la delegación, pruebe el acceso iniciando sesión como el delegado y verificando que puede realizar las acciones necesarias. Como sugerencia avanzada, puede crear una carpeta llamada Compartido con delegado en la raíz de su OneDrive y conceder al delegado acceso de edición solo a esa carpeta. Así mantiene privados el resto de sus archivos mientras le ofrece al delegado un espacio de trabajo dedicado.