Como administrador de Microsoft 365, necesita visibilidad sobre cómo usan sus usuarios OneDrive para la Empresa. Sin un informe de uso, no puede identificar usuarios inactivos, realizar un seguimiento del consumo de almacenamiento ni planificar las necesidades de capacidad. El centro de administración de Microsoft 365 proporciona informes integrados que muestran usuarios activos, total de archivos y almacenamiento usado por usuario. Este artículo explica cómo acceder al informe de uso de OneDrive, personalizarlo y exportar los datos para un análisis más detallado.
Puntos clave: Generación de un informe de uso de OneDrive en el centro de administración de Microsoft 365
- Centro de administración de Microsoft 365 > Informes > Uso > OneDrive: Acceda al informe de uso predeterminado que muestra usuarios activos, total de archivos y almacenamiento por usuario.
- Botón Exportar en el informe de uso de OneDrive: Descargue el informe como archivo CSV para analizarlo sin conexión en Excel o Power BI.
- Centro de administración de Microsoft 365 > Informes > Uso > OneDrive > Columnas: Personalice la tabla para mostrar u ocultar columnas como Fecha de última actividad, Recuento de archivos y Almacenamiento usado.
Qué muestra el informe de uso de OneDrive
El informe de uso de OneDrive del centro de administración de Microsoft 365 proporciona un desglose por usuario de la actividad y el almacenamiento. El informe extrae datos de los últimos 7, 30, 90 o 180 días. Puede ver el número total de usuarios activos, el total de archivos y el almacenamiento total de todas las cuentas de OneDrive. Cada fila de usuario muestra el nombre del usuario, el correo electrónico, la fecha de última actividad, el número de archivos vistos o editados, los archivos compartidos internamente, los archivos compartidos externamente y el almacenamiento usado en GB.
El informe se basa en el registro de auditoría de Microsoft 365. Si la auditoría está deshabilitada para su inquilino, el informe mostrará actividad cero aunque los usuarios estén activos. Para comprobar el estado de la auditoría, vaya a Centro de administración de Microsoft 365 > Seguridad y cumplimiento > Auditoría. El registro de auditoría debe estar activado para generar datos de uso precisos.
Requisitos previos para acceder al informe
Necesita uno de los siguientes roles de administrador para ver el informe de uso de OneDrive:
- Administrador global
- Lector de informes
- Administrador de Exchange
- Administrador de SharePoint
Los usuarios sin estos roles ven un informe vacío o un error de permisos. Si delega el acceso a informes, asigne el rol Lector de informes a los usuarios que no son administradores y que necesitan generar informes de uso.
Pasos para generar el informe de uso de OneDrive
- Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
Abra el navegador y vaya a https://admin.microsoft.com. Inicie sesión con una cuenta que tenga permisos de Administrador global o Lector de informes. - Vaya a la sección Informes
En el panel de navegación izquierdo, seleccione Informes. Luego haga clic en Uso para abrir el panel de informes de uso. - Seleccione el informe de OneDrive
En el panel Uso, desplácese hasta el icono OneDrive. Haga clic en Ver detalles o haga clic directamente en el nombre del informe para abrir el informe detallado de uso de OneDrive. - Elija un intervalo de tiempo
En la parte superior del informe, seleccione el período de tiempo en la lista desplegable: 7 días, 30 días, 90 días o 180 días. El informe se actualiza inmediatamente para mostrar los datos del intervalo seleccionado. - Personalice las columnas de datos
Haga clic en el botón Columnas situado encima de la tabla. Marque o desmarque columnas para mostrar u ocultar campos como Fecha de última actividad, Recuento de archivos, Uso compartido interno, Uso compartido externo y Almacenamiento usado. Haga clic en Aplicar para guardar el diseño de columnas. - Exporte el informe a CSV
Haga clic en el botón Exportar situado en la parte superior del informe. El centro de administración genera un archivo CSV y lo descarga en su equipo. Abra el CSV en Excel o en un editor de texto para analizarlo sin conexión.
Problemas comunes al generar el informe
El informe muestra cero usuarios activos
Si el informe muestra cero usuarios activos a pesar de que se sabe que hay actividad de usuarios, es probable que el registro de auditoría esté deshabilitado. Vaya a Centro de administración de Microsoft 365 > Seguridad y cumplimiento > Auditoría. Active el registro de auditoría si está desactivado. Pueden pasar hasta 24 horas para que se rellenen los datos históricos después de habilitar la auditoría.
El botón Exportar está atenuado
El botón Exportar requiere al menos una fila de datos. Si el informe no muestra usuarios, el botón permanece inactivo. Compruebe que su intervalo de tiempo incluya usuarios con licencias de OneDrive. Confirme también que los usuarios hayan accedido a OneDrive al menos una vez dentro del período seleccionado.
El informe no muestra el almacenamiento usado de algunos usuarios
Los datos de almacenamiento de OneDrive se actualizan una vez al día. Si un usuario subió archivos recientemente, la cifra de almacenamiento puede estar desactualizada hasta el siguiente ciclo de actualización. Espere 24 horas y vuelva a generar el informe para ver los datos de almacenamiento actualizados.
Informe del centro de administración de Microsoft 365 frente a SharePoint Online Management Shell
| Elemento | Informe del centro de administración | SharePoint Online Management Shell |
|---|---|---|
| Método de acceso | Navegador web mediante admin.microsoft.com | Cmdlets de PowerShell ejecutados desde Windows |
| Granularidad de los datos | Resumen por usuario con un intervalo de 7 a 180 días | Detalles por sitio, incluidos la cuota, el almacenamiento usado y la fecha de última modificación |
| Formato de exportación | Descarga en CSV | Exportación en CSV, JSON u objeto personalizado |
| Requiere rol de administrador | Administrador global, Lector de informes, Administrador de SharePoint o Administrador de Exchange | Administrador de SharePoint o Administrador global |
| Capacidad de automatización | Solo exportación manual | Se puede automatizar con scripts para informes programados |
El informe del centro de administración es ideal para comprobaciones rápidas y puntuales. SharePoint Online Management Shell es mejor para informes automatizados recurrentes o para extraer datos de todos los sitios de OneDrive, incluidos los eliminados. Use el cmdlet de PowerShell Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true para enumerar todos los sitios de OneDrive y canalice la salida a Select-Object para obtener campos personalizados.
Si necesita auditar usuarios inactivos con más de 180 días, se requiere el método de PowerShell, ya que el informe del centro de administración solo conserva 180 días de datos de actividad. Use la propiedad LastContentModifiedDate para identificar los sitios que no se han modificado en más de un año.