Gestionar plantillas de Word en varias bibliotecas de documentos de SharePoint a menudo genera confusión cuando los usuarios trabajan con copias obsoletas. Sin un sistema central de control de versiones, los cambios realizados en una plantilla de una biblioteca no se propagan automáticamente a otras bibliotecas, lo que provoca inconsistencias de formato y esfuerzo desperdiciado. Este artículo explica cómo configurar una única fuente de verdad para sus plantillas de Word usando tipos de contenido y conjuntos de documentos de SharePoint, y cómo aplicar el control de versiones para que todas las bibliotecas usen el mismo archivo de plantilla.
Puntos clave: Gestión centralizada de plantillas para bibliotecas de SharePoint
- Tipo de contenido de SharePoint con plantilla de documento: Vincula un único archivo .dotx o .dotm a un tipo de contenido, lo que garantiza que todas las bibliotecas que usan ese tipo de contenido hagan referencia a la misma plantilla.
- Conjunto de documentos de SharePoint: Agrupa documentos relacionados bajo una versión de plantilla, lo que permite actualizar la plantilla una vez y aplicar los cambios a todos los documentos del conjunto.
- Historial de versiones y flujo de trabajo de aprobación: Realiza un seguimiento de las revisiones de la plantilla y requiere aprobación antes de que los cambios se publiquen, lo que evita sobrescrituras accidentales.
Cómo controlan los tipos de contenido de SharePoint las plantillas de Word
Un tipo de contenido de SharePoint es una colección reutilizable de columnas de metadatos y configuraciones que se puede adjuntar a una biblioteca de documentos. Cuando asigna un archivo de plantilla de Word (.dotx o .dotm) a un tipo de contenido, cada documento nuevo creado a partir de ese tipo de contenido hereda la plantilla. El detalle crítico es que el archivo de plantilla en sí reside en una ubicación central —la galería de tipos de contenido—, no en cada biblioteca. Esto significa que se actualiza la plantilla en un solo lugar, y todas las bibliotecas que usan ese tipo de contenido reciben automáticamente la plantilla actualizada cuando los usuarios crean documentos nuevos.
Antes de comenzar, confirme que tiene permisos de administrador de la colección de sitios o de propietario del sitio de SharePoint. También necesita un archivo de plantilla de Word guardado como .dotx (sin macros) o .dotm (con macros). Para esta guía, asumimos que su archivo de plantilla se llama CompanyReport.dotx y está almacenado en una biblioteca de documentos dedicada llamada Template Library.
Pasos para centralizar una plantilla de Word con un tipo de contenido de SharePoint
Método 1: Crear un tipo de contenido de sitio y vincular la plantilla
- Ir a Configuración del sitio
En SharePoint, haga clic en el icono de engranaje (Configuración) y seleccione Site Settings. En Web Designer Galleries, haga clic en Site content types. - Crear un nuevo tipo de contenido
Haga clic en Create. Escriba un nombre como Company Report. En Parent Content Type, seleccione Document Content Types y elija Document. Deje el grupo como Custom Content Types y haga clic en OK. - Adjuntar la plantilla de Word
En la página del tipo de contenido, haga clic en Advanced settings. En Document Template, seleccione Upload a new document template y busque su archivo CompanyReport.dotx almacenado en la Template Library. Haga clic en OK. - Agregar el tipo de contenido a una biblioteca de documentos
Vaya a la biblioteca de documentos de destino. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Library settings. En Content Types, haga clic en Add from existing site content types. Seleccione Company Report de la lista y haga clic en Add. Haga clic en OK. - Establecer el tipo de contenido como predeterminado
En la configuración de la biblioteca, haga clic en el nombre del tipo de contenido Company Report. En la página Settings, haga clic en Change new button order and default content type. Mueva Company Report al principio de la lista y marque Make this the default content type. Haga clic en OK.
Ahora, cuando los usuarios hagan clic en New en esa biblioteca, crearán un documento de Word basado en CompanyReport.dotx. Si posteriormente actualiza el archivo de plantilla en la Template Library, el tipo de contenido apuntará automáticamente a la nueva versión. Los documentos existentes no se ven afectados; solo los documentos nuevos usan la plantilla actualizada.
Método 2: Usar conjuntos de documentos para el control de versiones de plantillas
Los conjuntos de documentos son una característica de SharePoint que agrupa varios documentos en un solo contenedor. Puede asignar una plantilla a un conjunto de documentos y, cuando los usuarios crean un nuevo conjunto de documentos, los documentos de Word dentro de él heredan esa plantilla. Este método es útil cuando desea controlar las versiones de una carpeta de proyecto completa, no solo de archivos individuales.
- Habilitar conjuntos de documentos en el sitio
Vaya a Site Settings > Site features. Haga clic en Activate junto a Document Sets. - Crear un tipo de contenido de conjunto de documentos
Vaya a Site content types > Create. Asígnele el nombre Project Folder. En Parent Content Type, seleccione Document Set Content Types > Document Set. Haga clic en OK. - Agregar la plantilla de Word al conjunto de documentos
Abra el tipo de contenido Project Folder. Haga clic en Document Set settings. En Allowed Content Types, agregue Company Report (el tipo de contenido que creó en el Método 1). En Default Content, haga clic en Add new document y cargue un archivo de Word de ejemplo basado en su plantilla. Haga clic en OK. - Agregar el tipo de contenido de conjunto de documentos a una biblioteca
En la configuración de la biblioteca, agregue Project Folder como tipo de contenido. Establézcalo como predeterminado si lo desea. - Crear un conjunto de documentos
En la biblioteca, haga clic en New > Project Folder. Asigne un nombre al conjunto. Dentro del conjunto, haga clic en New Document; Word se abre con la plantilla aplicada.
Errores comunes y cómo evitarlos
Los usuarios siguen viendo la plantilla antigua después de actualizarla
SharePoint almacena en caché los archivos de plantilla. Si reemplaza CompanyReport.dotx en la Template Library, los usuarios aún pueden ver la versión antigua durante un máximo de 24 horas. Para forzar una actualización inmediata, vaya a Advanced settings del tipo de contenido, borre el campo de plantilla, haga clic en OK y vuelva a cargar la nueva plantilla. Los usuarios también deben cerrar y volver a abrir Word.
Los cambios en la plantilla rompen los documentos existentes
Las plantillas de Word solo afectan a los documentos nuevos. Los documentos existentes permanecen sin cambios porque almacenan su propio formato. Para actualizar documentos existentes, debe reconstruirlos a partir de la nueva plantilla o usar una macro para volver a aplicar la plantilla. Un enfoque más sencillo es comunicar a los usuarios que deben crear documentos nuevos después de una actualización de la plantilla.
Sobrescritura accidental de la plantilla maestra
Almacene su archivo de plantilla maestra en una biblioteca con permisos restringidos. Solo los propietarios del sitio deben tener acceso de edición. Habilite el control de versiones en esa biblioteca para poder revertir cambios. Configure un flujo de trabajo de aprobación: cuando alguien cargue una nueva versión de la plantilla, esta pasa a un estado de borrador hasta que un gerente la apruebe.
Control de versiones de plantillas de SharePoint: tipo de contenido vs conjunto de documentos
| Elemento | Tipo de contenido | Conjunto de documentos |
|---|---|---|
| Ubicación de la plantilla | Archivo único en la galería de tipos de contenido | Contenido predeterminado dentro del conjunto de documentos |
| Afecta a documentos nuevos | Sí | Sí |
| Afecta a documentos existentes | No | No |
| Ideal para | Documentos individuales en muchas bibliotecas | Carpetas de proyecto agrupadas con varios documentos |
| Propagación de actualizaciones | Automática después de que se borre la caché | Manual: se debe actualizar el contenido predeterminado en cada conjunto de documentos |
| Requisito de permisos | Propietario del sitio para editar el tipo de contenido | Propietario del sitio para editar la configuración del conjunto de documentos |
Ahora tiene dos métodos confiables para controlar las versiones de plantillas de Word en bibliotecas de documentos de SharePoint. Comience creando un tipo de contenido de sitio vinculado a un único archivo de plantilla almacenado en una biblioteca segura. Agregue ese tipo de contenido a cada biblioteca que necesite la plantilla. Para el trabajo basado en proyectos, use conjuntos de documentos para agrupar documentos relacionados bajo una versión de plantilla. Para mantener el control, habilite el historial de versiones y un flujo de trabajo de aprobación en la biblioteca de plantillas. Como siguiente paso, explore el Managed Metadata Service de SharePoint para agregar taxonomía a nivel empresarial a sus plantillas, lo que las hace buscables y reutilizables en colecciones de sitios.