Necesita enviar cartas, correos electrónicos o etiquetas personalizadas a muchos destinatarios a la vez. La combinación de correspondencia en Word le permite crear un solo documento y completar cada copia con datos de un archivo CSV. Un archivo CSV almacena la información de sus destinatarios, como nombres, direcciones y direcciones de correo electrónico, en un formato de tabla simple. Este artículo explica cómo conectar ese archivo CSV a Word y ejecutar una combinación de correspondencia sin errores.
Puntos clave: Combinación de correspondencia con un origen de datos CSV
- Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Asistente paso a paso para combinar correspondencia: le guía a través de la selección del tipo de documento, la conexión con su archivo CSV, la inserción de campos combinados y la vista previa de los resultados.
- Correspondencia > Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente: abre el selector de archivos donde elige su archivo CSV y luego asigna sus columnas a los campos combinados de Word.
- Correspondencia > Insertar campo combinado: le permite colocar valores individuales de columnas CSV como <
> o < > en el texto de su documento.
Qué es la combinación de correspondencia con un origen de datos CSV
La combinación de correspondencia es una función de Word que genera varios documentos personalizados a partir de una sola plantilla. Los datos de cada documento provienen de una lista, que puede ser un archivo de Excel, una lista de contactos de Outlook o un archivo CSV. Un archivo CSV, abreviatura de valores separados por comas, es un formato de texto sin formato en el que cada línea representa un registro y cada valor está separado por una coma. La mayoría de las herramientas de marketing por correo electrónico, los sistemas CRM y las aplicaciones de bases de datos pueden exportar datos como CSV.
Antes de iniciar la combinación, su archivo CSV debe tener una fila de encabezado. La fila de encabezado contiene nombres de columna como FirstName, LastName, Email y Address. Word usa estos nombres de encabezado como campos combinados. Si su archivo CSV no tiene fila de encabezado o usa caracteres especiales en los nombres de columna, la combinación puede fallar o producir campos en blanco.
Requisitos previos para una combinación exitosa
Necesita un archivo CSV guardado en su unidad local o en una ubicación de red. El archivo debe estar cerrado cuando lo conecte a Word. Si el archivo CSV está abierto en otro programa, como Notepad o Excel, Word no puede leerlo. Además, asegúrese de que su archivo CSV use codificación UTF-8 si contiene caracteres acentuados o texto en otros idiomas. La codificación UTF-8 evita que los nombres y las direcciones se muestren distorsionados durante la combinación.
Pasos para configurar la combinación de correspondencia con un origen de datos CSV
Los siguientes pasos usan el Asistente para combinar correspondencia, que es el método más sencillo para quienes lo usan por primera vez. También puede usar los botones de la cinta directamente, pero el asistente ofrece indicaciones claras en cada etapa.
- Abra Word y cree un documento en blanco nuevo
Inicie Word y abra un documento en blanco nuevo. Esta será su plantilla principal de combinación de correspondencia. Aún no escriba ningún contenido. - Inicie el Asistente para combinar correspondencia
Vaya a la pestaña Correspondencia de la cinta. Haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y luego seleccione Asistente paso a paso para combinar correspondencia. Se abre un panel de tareas en el lado derecho de la ventana de Word. - Seleccione el tipo de documento
En el panel de tareas, elija el tipo de documento que desea crear: Cartas, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas o Directorio. Haga clic en Siguiente: Documento inicial en la parte inferior del panel. - Elija el documento inicial
Seleccione Usar el documento actual si desea escribir ahora el cuerpo de su carta o correo electrónico. Si tiene un documento ya escrito, elija Iniciar a partir de un documento existente y búsquelo. Haga clic en Siguiente: Seleccionar destinatarios. - Seleccione el archivo CSV como origen de datos
Elija Usar una lista existente y luego haga clic en Examinar. En el selector de archivos, cambie el filtro de tipo de archivo a Archivos de texto (prn;txt;csv) o Todos los archivos () para que aparezca su archivo CSV. Seleccione su archivo CSV y haga clic en Abrir. - Asigne los datos CSV a los campos de Word
Aparece un cuadro de diálogo titulado Destinatarios de combinar correspondencia. Muestra todos los registros de su archivo CSV. Aquí puede ordenar, filtrar o desmarcar destinatarios. Haga clic en Aceptar para aceptar la lista. Si Word pide confirmar el origen de datos, haga clic en Aceptar de nuevo. Si los nombres de encabezado de su CSV no coinciden con los campos combinados predeterminados de Word, haga clic en Editar lista de destinatarios y luego en Asignación de campos para asignar las columnas manualmente. - Escriba su documento e inserte campos combinados
Escriba el contenido fijo de su carta o correo electrónico. Donde desee que aparezca información personalizada, haga clic en Insertar campo combinado en la pestaña Correspondencia. Aparece una lista con los nombres de las columnas de su CSV. Haga clic en un nombre de campo, como FirstName, para insertarlo. Repita el proceso para cada campo que necesite. El campo aparece entre comillas angulares, como <>. - Obtenga una vista previa de los documentos combinados
En el panel de tareas del asistente, haga clic en Siguiente: Vista previa de las cartas. Word muestra el primer documento combinado con datos reales de su archivo CSV. Use los botones de flecha del panel de tareas para desplazarse por todos los destinatarios. Compruebe que todos los campos se muestren correctamente. - Complete la combinación
Haga clic en Siguiente: Completar la combinación en el asistente. Elija Imprimir para enviar los documentos a su impresora, o elija Editar cartas individuales para crear un nuevo documento de Word con todas las copias combinadas. Si seleccionó Mensajes de correo electrónico anteriormente, el asistente le pedirá una línea de asunto y el campo que contiene las direcciones de correo electrónico.
Problemas comunes al usar archivos CSV en la combinación de correspondencia
Word no puede encontrar ni abrir el archivo CSV
Esto ocurre cuando el archivo CSV está abierto en otro programa o la ruta del archivo es demasiado larga. Cierre cualquier programa que tenga abierto el archivo CSV. Mueva el archivo CSV a una carpeta cercana a la raíz de su unidad, como C:Data. Luego repita el paso 5 del asistente.
Los campos combinados aparecen en blanco o muestran <> en lugar de datos
Es posible que la fila de encabezado del CSV contenga espacios, signos de puntuación o caracteres especiales. Word puede no reconocerlos como nombres de campo válidos. Abra el archivo CSV en Notepad y edite la fila de encabezado para quitar espacios y caracteres especiales. Por ejemplo, cambie First Name por FirstName. Guarde el archivo y vuelva a conectarlo a Word.
Los números o las fechas del CSV aparecen como texto distorsionado
Los archivos CSV almacenan todos los datos como texto. Si su CSV contiene números con ceros iniciales como 00123, Word puede eliminar los ceros. Para conservar el formato, abra el archivo CSV en un editor de texto y encierre el valor entre comillas dobles, por ejemplo 00123. Para las fechas, use un formato coherente como AAAA-MM-DD para evitar que Word interprete mal la fecha.
El archivo CSV no aparece en el selector de archivos
De forma predeterminada, el selector de archivos de Word filtra por archivos de Excel. Cambie el filtro a Archivos de texto (prn;txt;csv) o Todos los archivos () para ver su archivo CSV. Si el archivo sigue sin aparecer, compruebe que tenga la extensión .csv y que no sea en realidad un archivo .xlsx renombrado.
Origen de datos CSV frente a origen de datos de Excel para la combinación de correspondencia
| Elemento | Origen de datos CSV | Origen de datos de Excel |
|---|---|---|
| Formato de archivo | Texto sin formato, separado por comas | Binario, admite varias hojas |
| Software necesario para crearlo | Cualquier editor de texto o aplicación de hojas de cálculo | Microsoft Excel o una aplicación compatible |
| Requisito de la fila de encabezado | Debe estar presente y sin caracteres especiales | Debe estar presente, puede contener espacios |
| Tipos de datos | Todos los valores se almacenan como texto | Almacena números, fechas y texto por separado |
| Conservación de ceros iniciales | Requiere comillas dobles alrededor del valor | Requiere dar formato de Texto a la columna |
| Límite de tamaño de archivo | Sin límite práctico para la combinación de correspondencia | Límite de filas de Excel de 1.048.576 |
| Compatibilidad con UTF-8 | Funciona si el archivo se guarda con codificación UTF-8 | Compatibilidad Unicode integrada |
Después de completar la combinación de correspondencia, puede guardar el documento combinado como un nuevo archivo de Word para consultarlo en el futuro. Si necesita reutilizar el mismo origen de datos CSV para otra combinación de correspondencia, mantenga el archivo CSV en una ubicación fija y use de nuevo la opción Usar una lista existente. Para actualizar los datos, edite el archivo CSV y repita la combinación. Para un control avanzado, use la opción Correspondencia > Editar lista de destinatarios para ordenar los destinatarios por una columna específica antes de combinar.