Cuando ejecuta una combinación de correspondencia estándar en Word, cada registro de su origen de datos comienza en una página nueva. Esto desperdicia papel y hace que la impresión de etiquetas, directorios o listas de precios sea ineficiente. La causa es el salto de página predeterminado que Word inserta después de cada registro combinado. Este artículo explica cómo eliminar esos saltos de página y apilar varios registros en una sola página usando la característica Combinar correspondencia y un truco específico con códigos de campo.
Puntos clave: cómo imprimir varios registros de combinación de correspondencia por página
- Correspondencia > Finalizar y combinar > Editar documentos individuales: Combine en un documento nuevo donde pueda eliminar manualmente los saltos de página entre registros.
- Alt+F9 para alternar los códigos de campo; inserte el código de campo { NEXT }: Obliga a Word a seguir imprimiendo el siguiente registro en la misma página sin un salto de página.
- Documento principal de combinación de correspondencia de tipo Directorio: Establecer el tipo de documento principal en Directorio elimina los saltos de página automáticos e imprime los registros de forma consecutiva.
Por qué la combinación de correspondencia coloca cada registro en una página separada
De forma predeterminada, Word trata un documento principal de combinación de correspondencia como una carta, una etiqueta o un sobre. Estos tipos de documento insertan un salto de página después de cada registro combinado. Cuando combina 50 registros en una carta, obtiene 50 páginas. Este comportamiento está integrado en el motor de combinación de correspondencia para garantizar que cada carta comience en una página nueva.
Para colocar varios registros en una sola página, debe cambiar la forma en que Word maneja la transición entre registros. Existen tres métodos confiables: cambiar el documento principal al tipo Directorio, usar el campo { NEXT } para suprimir los saltos de página, o editar manualmente el documento combinado y eliminar los saltos. Cada método funciona para escenarios diferentes, como catálogos, listas de precios, directorios de contactos u hojas de inventario.
Método 1: Cambiar el tipo de documento principal a Directorio
El tipo Directorio está diseñado para imprimir registros uno tras otro sin saltos de página. Este es el método más rápido para diseños simples, como una lista de nombres y direcciones.
- Abra el documento principal de combinación de correspondencia
Abra el documento de Word que contiene sus campos de combinación de correspondencia y la conexión al origen de datos. - Vaya a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Directorio
Haga clic en la pestaña Correspondencia. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y seleccione Directorio en la lista desplegable. Word cambia el tipo de documento de inmediato. - Obtenga una vista previa de los resultados
Haga clic en Vista previa de resultados en la pestaña Correspondencia. Debería ver varios registros apilados verticalmente en la misma página. - Complete la combinación
Haga clic en Finalizar y combinar > Editar documentos individuales. Elija Todos y haga clic en Aceptar. Word genera un documento nuevo con todos los registros en páginas consecutivas.
Cuándo no funciona el tipo Directorio
Si su diseño usa tablas, cuadros de texto o formato complejo, el tipo Directorio puede desplazar el contenido o romper la alineación. En ese caso, use el Método 2 con el código de campo { NEXT }.
Método 2: Usar el código de campo { NEXT } para suprimir los saltos de página
El campo { NEXT } indica a Word que tome el siguiente registro del origen de datos sin iniciar una página nueva. Este método le da control total sobre la ubicación y funciona con cualquier tipo de documento.
- Diseñe el diseño del primer registro
Inserte todos los campos de combinación del primer registro. Organice el texto, las imágenes y el formato exactamente como desea que aparezca cada bloque. - Coloque el cursor donde debe comenzar el siguiente registro
Haga clic al final del bloque del primer registro, justo después del último campo de combinación o marca de párrafo. - Inserte el campo { NEXT }
Presione Ctrl+F9 para insertar un par de llaves de campo { }. Dentro de las llaves, escriba NEXT y presione F9 para actualizar el campo. El campo mostrará la palabra NEXT pero con sombreado gris. - Copie el bloque del primer registro
Seleccione todos los campos de combinación y el texto estático del primer registro. Presione Ctrl+C para copiar. - Pegue el bloque después del campo { NEXT }
Coloque el cursor después del campo { NEXT }. Presione Ctrl+V para pegar el bloque copiado. Repita este paso para tantos registros como desee por página. Por ejemplo, si desea tres registros por página, pegue el bloque dos veces. - Obtenga una vista previa de la combinación
Haga clic en Vista previa de resultados en la pestaña Correspondencia. Word ahora muestra varios registros en la misma página. - Complete la combinación
Haga clic en Finalizar y combinar > Editar documentos individuales. Seleccione Todos y haga clic en Aceptar. Verifique que los registros fluyan correctamente entre páginas.
Importante: no use la regla Siguiente registro
Word incluye una regla integrada llamada Siguiente registro (se encuentra en Correspondencia > Reglas > Siguiente registro). No use esta regla para varios registros en una página. La regla Siguiente registro inserta un salto de página automáticamente. Use siempre el código de campo manual { NEXT } en su lugar.
Método 3: Editar manualmente el documento combinado
Si ya combinó en un documento nuevo y cada registro está en una página separada, puede eliminar los saltos de página manualmente. Este método es mejor para combinaciones únicas con una pequeña cantidad de registros.
- Complete una combinación de correspondencia estándar
Ejecute la combinación normalmente. Haga clic en Finalizar y combinar > Editar documentos individuales y genere el documento completo. - Muestre las marcas de párrafo y los saltos de página
Presione Ctrl+Mayús+8 para mostrar los caracteres no imprimibles. Verá una línea punteada etiquetada como Salto de página entre cada registro. - Elimine los saltos de página
Haga clic en la línea punteada del salto de página y presione Suprimir. Repita para cada salto de página entre registros. Este proceso es tedioso para conjuntos de datos grandes. - Use Buscar y reemplazar para eliminar todos los saltos de página
Presione Ctrl+H para abrir Buscar y reemplazar. En Buscar, escriba ^m (el código de un salto de página manual). Deje Reemplazar con en blanco. Haga clic en Reemplazar todo. Esto elimina todos los saltos de página a la vez. - Ajuste el espaciado entre registros
Después de eliminar los saltos, los registros pueden quedar juntos. Inserte una marca de párrafo o una línea en blanco entre cada bloque de registro usando de nuevo Buscar y reemplazar con ^p^p (dos marcas de párrafo) reemplazado por ^p.
Problemas comunes al combinar varios registros por página
Los registros se superponen o el texto se corta
Si su bloque de registro es más alto que el espacio disponible en la página, los registros se superpondrán. Mida la altura de un bloque de registro y divida la altura de la página entre ese número para encontrar el máximo de registros por página. Para una página de carta estándar con márgenes de 1 pulgada, el área imprimible es de aproximadamente 9 pulgadas. Si cada registro mide 3 pulgadas de alto, caben tres registros por página. Reduzca el tamaño de fuente, elimine el espaciado adicional o use un bloque más pequeño para que quepan más registros.
El último registro se repite en cada página
Esto ocurre cuando el campo { NEXT } se coloca incorrectamente. El campo { NEXT } debe estar dentro del primer bloque de registro, no después de él. Si coloca { NEXT } después del bloque, Word pasa al siguiente registro pero luego repite el primer registro porque el campo está fuera del bloque repetido. Mueva el campo { NEXT } al final del primer bloque, justo antes de pegar la siguiente copia.
Word inserta páginas en blanco adicionales
Las páginas en blanco aparecen cuando hay marcas de párrafo vacías al final del documento principal. Después del último bloque de registro, elimine las marcas de párrafo adicionales. Vaya al final del documento y presione Retroceso hasta que el cursor quede directamente después del último carácter del registro final.
Combinación de tipo Directorio frente al campo { NEXT }: diferencias clave
| Elemento | Tipo de documento Directorio | Método del código de campo { NEXT } |
|---|---|---|
| Tiempo de configuración | Un clic para cambiar el tipo de documento | Requiere inserción manual de campos y copia de bloques |
| Control sobre el diseño | Limitado; funciona mejor para listas simples | Control total; funciona con tablas, imágenes y formato complejo |
| Manejo de saltos de página | Sin saltos de página entre registros | Sin saltos de página entre registros |
| Registros por página | Determinado por la altura de la página y el tamaño del bloque | Determinado por cuántas veces pegue el bloque |
| Caso de uso ideal | Directorios de contactos, listas de precios, etiquetas | Catálogos, facturas, formularios con secciones repetidas |
Después de aplicar cualquiera de estos métodos, puede imprimir o guardar el documento combinado con varios registros por página. Para combinaciones recurrentes, guarde el documento principal con los campos { NEXT } en su lugar, de modo que la próxima vez solo necesite actualizar el origen de datos. Use el tipo Directorio para listas rápidas y simples, y el campo { NEXT } para diseños complejos que requieran una posición precisa.