El orden de la columna de opciones cambia después de la importación: causa y solución

Ha importado una lista o biblioteca en SharePoint y ha notado que el orden de los elementos en una columna de opciones es diferente al del origen. Las opciones aparecen ordenadas alfabéticamente en lugar del orden personalizado que definió. Esto ocurre porque SharePoint reindexa los valores de opciones durante la importación y aplica una ordenación alfabética por defecto. Este artículo explica por qué cambia el orden y proporciona los pasos exactos para restaurar y fijar su orden personalizado de opciones.

Por qué SharePoint cambia el orden de la columna de opciones después de la importación

Cuando importa datos en una lista o biblioteca de SharePoint, la plataforma procesa cada definición de columna del archivo de importación. Para las columnas de opciones, SharePoint lee la lista de valores permitidos y los almacena en el esquema de la columna del sitio o de la lista. Durante este proceso, SharePoint aplica una ordenación alfabética a los valores de opciones. Este es un comportamiento predeterminado en el motor de importación y no es configurable a través del asistente de importación.

La causa raíz es que el mecanismo de importación no preserva los metadatos de orden de visualización. El orden que ve en el entorno de origen, ya sea otro sitio de SharePoint, un archivo de Excel o un CSV, se ignora. SharePoint trata la lista de opciones como un conjunto de valores únicos y los ordena alfabéticamente al guardarlos en la base de datos de contenido. Esto afecta tanto a las columnas de lista como a las columnas de sitio utilizadas en varias listas.

El problema es más notable cuando sus opciones tienen una secuencia lógica como Bajo, Medio, Alto o T1, T2, T3, T4. Después de la importación, estas se convierten en Alto, Bajo, Medio o T1, T2, T3, T4 si los valores ya están en orden alfabético. Pero si usa etiquetas personalizadas como Primero, Segundo, Tercero, la importación las ordena alfabéticamente a Primero, Segundo, Tercero, lo que puede coincidir con su orden previsto solo por casualidad.

Pasos para restaurar el orden de la columna de opciones después de la importación

1. Abra la lista y vaya a Configuración de lista
   Navegue a la lista o biblioteca de SharePoint que contiene la columna de opciones con el orden incorrecto. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y luego seleccione Configuración de lista. Si está utilizando una página moderna de SharePoint, es posible que deba hacer clic en el engranaje de Configuración y luego elegir Configuración de biblioteca o Configuración de lista en el menú desplegable.
2. Haga clic en el nombre de la columna en Columnas
   En la página de Configuración de lista, desplácese hacia abajo hasta la sección Columnas. Encuentre la columna de opciones que necesita corregir y haga clic en su nombre. Esto abre la página Editar columna donde puede cambiar las propiedades de la columna.
3. Reordene las opciones usando las flechas arriba y abajo
   En la página Editar columna, localice el cuadro Escriba cada opción en una línea separada. Debajo del cuadro, verá la lista de opciones con botones de flecha arriba y abajo junto a cada una. Haga clic en la flecha arriba o abajo para mover cada opción a la posición deseada. La opción superior se convierte en el valor predeterminado en los nuevos elementos a menos que especifique un valor predeterminado diferente. Repita esto hasta que el orden coincida con su secuencia original.
4. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración de la columna
   Después de reordenar, desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en Aceptar. SharePoint guarda el nuevo orden y lo aplica a todos los elementos existentes. El menú desplegable en las vistas de lista y formularios ahora mostrará las opciones en su orden personalizado.
5. Verifique el orden en un formulario de nuevo elemento
   Abra la lista y haga clic en Nuevo para crear un nuevo elemento. Verifique el menú desplegable de la columna de opciones. El orden debe coincidir con lo que configuró en la página Editar columna. Si no es así, repita los pasos 1 a 4 y asegúrese de haber hecho clic en Aceptar después de realizar los cambios.

Si el orden de la columna de opciones aún cambia después de la importación

El orden de la columna de opciones se restablece después de otra importación

Si vuelve a importar los mismos datos o ejecuta una importación automatizada nuevamente, SharePoint puede restablecer el orden de las opciones a alfabético. Para evitar esto, evite importar en la misma lista varias veces. En su lugar, importe a una lista de ensayo, verifique el orden y luego mueva los datos usando Power Automate o flujos de SharePoint Designer que preserven la configuración de la columna.

El orden de la columna de opciones es correcto en una vista pero no en otra

Una vista puede ordenar los elementos por la columna de opciones en orden ascendente o descendente, lo que anula el orden de visualización de la columna. Para solucionarlo, edite la vista y establezca la sección Ordenar en Ninguno para la columna de opciones. El menú desplegable en los formularios siempre usa el orden de la columna, pero la vista puede ordenar los elementos de manera diferente.

El orden de la columna de opciones es incorrecto en un campo de búsqueda

Si utiliza una columna de opciones como origen de búsqueda para otra columna, el orden de visualización de la búsqueda sigue el orden de la columna de origen. Después de corregir el orden de la columna de origen, la columna de búsqueda se actualiza automáticamente en unos minutos. Si no lo hace, es posible que deba eliminar y volver a agregar la columna de búsqueda.

Método	Reordenamiento manual	Prefijo de Power Automate	Formato JSON
Descripción	Edite la columna y use flechas para reorganizar las opciones	Agregue prefijos numéricos a las opciones antes de la importación para forzar el orden alfabético	Use JSON para mostrar las opciones en orden personalizado sin cambiar los datos subyacentes
Esfuerzo	Bajo para listas de opciones pequeñas	Medio, requiere modificar los datos de origen	Bajo, requiere código JSON
Persistencia	Se pierde si la columna se vuelve a importar	Sobrevive a la reimportación si se mantienen los prefijos	Sobrevive a la reimportación porque el formato está separado de los datos
Caso de uso	Solución rápida después de una importación única	Importaciones frecuentes o automatizadas de los mismos datos	Cuando no puede cambiar los datos de origen

Después de aplicar el reordenamiento manual, su columna de opciones mostrará la secuencia correcta en los formularios de nuevo elemento, formularios de edición y vistas de lista. Para importaciones automatizadas, use el método de prefijo numérico para mantener el orden estable. Si necesita una solución solo de visualización sin cambiar la columna subyacente, el formato JSON de columna le brinda control total sobre el orden mostrado a los usuarios. Pruebe su método elegido en una copia de la lista primero para confirmar que funciona con sus datos específicos.