Cuando trabaja con un horario híbrido, sus días en la oficina y sus días remotos suelen tener horas de inicio y finalización diferentes. Outlook le permite establecer horarios laborales diferentes para cada día de la semana, de modo que su calendario refleje con precisión cuándo está disponible. Esta característica también controla las horas de inicio predeterminadas de las reuniones y el sombreado que muestra su horario laboral en la vista de calendario. En este artículo, aprenderá a configurar el horario laboral por día, cómo aplicar la configuración en varios dispositivos y qué hacer cuando los cambios no surten efecto de inmediato.
Puntos clave: Horario laboral por día en Outlook
- Archivo > Opciones > Calendario > Horario laboral: La ubicación principal donde se establecen diferentes horas de inicio y finalización para cada día de la semana.
- Primer día de la semana / Primera semana del año: Esta configuración afecta cómo se alinea la cuadrícula de horario laboral con la vista de calendario.
- Sincronización con Exchange o Microsoft 365: El horario laboral por día se sincroniza automáticamente con todos los dispositivos que hayan iniciado sesión con la misma cuenta profesional o educativa.
Descripción de la función de horario laboral por día de Outlook
Outlook admite la configuración de horarios laborales diferentes para cada día de la semana desde Outlook 2016. La función se encuentra en las opciones de Calendario y se aplica al calendario principal de su cuenta de Exchange o Microsoft 365. Cuando cambia el horario laboral de un día específico, Outlook actualiza el área sombreada en las vistas de calendario semanal y diaria. Las solicitudes de reunión que se le envíen se programarán dentro de esos bloques si el remitente consulta su información de disponibilidad. La configuración también controla la duración predeterminada de las nuevas citas y reuniones creadas en ese día.
Antes de configurar el horario por día, confirme que está utilizando una cuenta de Exchange, Microsoft 365 o Outlook.com. Las cuentas POP e IMAP no admiten el horario laboral por día porque carecen de la publicación de disponibilidad del lado del servidor que hace posible esta función. Si administra varios calendarios, solo el calendario principal de su cuenta profesional o educativa recibe el sombreado por día. Los calendarios compartidos o secundarios utilizan el horario laboral predeterminado que establezca para la cuenta principal.
Pasos para establecer horarios laborales diferentes para cada día
Los siguientes pasos se aplican a Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook 2016. Las rutas de menú son idénticas en estas versiones.
- Abrir Opciones de calendario
Abra Outlook y haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda. Haga clic en Opciones en el panel de navegación izquierdo. En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Calendario en la columna izquierda. - Localizar la sección Horario laboral
Desplácese hasta la sección Horario laboral. Verá una tabla con filas para cada día de la semana. Cada fila tiene dos menús desplegables: uno para la hora de inicio y otro para la hora de finalización. - Establecer horas de inicio y finalización por día
Haga clic en el menú desplegable de hora de inicio del lunes y seleccione su hora de inicio en la oficina, por ejemplo, 8:00 a. m. Haga clic en el menú desplegable de hora de finalización y seleccione 5:00 p. m. Repita esto para el martes hasta el viernes. Para un horario híbrido, establezca horas diferentes para sus días remotos. Por ejemplo, establezca el miércoles de 9:00 a. m. a 6:00 p. m. si comienza más tarde ese día. - Establecer el primer día de la semana y la primera semana del año
En la misma sección Horario laboral, establezca Primer día de la semana en lunes (o su día de inicio preferido). Establezca Primera semana del año en la opción que coincida con el calendario fiscal de su organización. Esta configuración controla cómo se alinea la cuadrícula de horario laboral con la vista de calendario. - Aplicar y verificar
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. Cambie a su calendario haciendo clic en el icono Calendario en la esquina inferior izquierda. Cambie la vista a Semana laboral o Semana en la pestaña Inicio. El área sombreada de cada día ahora debería reflejar las horas que estableció.
Establecer horario laboral para sábado o domingo
Si su horario híbrido incluye trabajo de fin de semana, puede habilitar sábado y domingo en la tabla Horario laboral. En la misma sección Horario laboral, marque las casillas de Sábado y Domingo si no están visibles. Luego establezca las horas de inicio y finalización para esos días. Desmarcar un día lo elimina por completo de la cuadrícula de horario laboral.
Problemas comunes y soluciones alternativas
El horario laboral por día no aparece en la vista de calendario
Si el área sombreada de su calendario no coincide con las horas que estableció, primero verifique que está viendo el calendario correcto. Haga clic en el nombre del calendario en el panel de navegación izquierdo para asegurarse de que el calendario principal esté seleccionado. A continuación, confirme que la vista esté configurada en Semana laboral o Semana. La vista Día también respeta el horario por día, pero la vista Mes no muestra sombreado. Si la vista es correcta, cierre y vuelva a abrir Outlook. La configuración se aplica de inmediato, pero la vista de calendario puede necesitar una actualización.
Los cambios no se sincronizan con Outlook Mobile o Outlook en la web
El horario laboral por día se almacena en el servidor de Exchange o Microsoft 365. Se sincroniza automáticamente con Outlook en la web y con las aplicaciones móviles de Outlook que usan la misma cuenta. Si los cambios no aparecen, cierre la sesión de la aplicación y vuelva a iniciarla. En el móvil, vaya a Configuración > Calendario > Horario laboral y verifique que las horas coincidan con las que estableció en el cliente de escritorio. Si aún difieren, compruebe que el tipo de cuenta sea Exchange o Microsoft 365.
Las solicitudes de reunión siguen llegando fuera del horario laboral
Establecer el horario laboral por día no bloquea las solicitudes de reunión. Solo controla el sombreado en su calendario y la información de disponibilidad que ven los remitentes. Si un remitente ignora sus datos de disponibilidad, la solicitud de reunión seguirá llegando. Para evitarlo, configure su calendario de Outlook para rechazar automáticamente las reuniones fuera del horario laboral. Vaya a Archivo > Opciones > Calendario y desplácese hasta Aceptación o rechazo automático. Haga clic en Aceptar o rechazar automáticamente las solicitudes de reunión y luego configure las reglas para rechazar las reuniones que caigan fuera de su horario laboral.
Horario laboral por día vs. horario laboral predeterminado: diferencias clave
| Elemento | Horario laboral por día | Horario laboral predeterminado |
|---|---|---|
| Ubicación de configuración | Archivo > Opciones > Calendario > Tabla de horario laboral | Archivo > Opciones > Calendario > Horario laboral (inicio/fin único) |
| Número de horarios | Hasta 7 horarios diferentes, uno por día | Un horario aplicado a todos los días laborables |
| Sombreado del calendario | El área sombreada difiere según el día | El área sombreada es idéntica para todos los días laborables |
| Publicación de disponibilidad | Publica horas diferentes por día a los remitentes de reuniones | Publica las mismas horas para cada día laborable |
| Tipos de cuenta compatibles | Exchange, Microsoft 365, Outlook.com | Todos los tipos de cuenta, incluidos POP e IMAP |
| Sincronización entre dispositivos | Se sincroniza automáticamente a través de Exchange o Microsoft 365 | Se sincroniza solo si la cuenta es Exchange o Microsoft 365 |
Conclusión
Ahora puede configurar Outlook para mostrar horarios laborales diferentes para cada día de la semana, lo que hace que su horario híbrido sea claro para colegas y remitentes de reuniones. La configuración se sincroniza automáticamente entre sus clientes de Outlook de escritorio, web y móvil. Para refinar aún más su calendario, intente habilitar el rechazo automático de reuniones fuera de su horario por día. Esto le brinda control total sobre su disponibilidad sin actualizaciones manuales cada día.