Cómo compartir una plantilla de Word con un equipo

Cuando crea una plantilla de Word profesional, los miembros de su equipo necesitan acceso al mismo formato, estilos y controles de contenido. Sin un método de uso compartido consistente, cada persona puede usar una versión desactualizada o crear documentos con un formato que no coincide. Este artículo explica cómo compartir una plantilla de Word con un equipo usando SharePoint, OneDrive y una carpeta de red. Aprenderá el proceso paso a paso para cada método y cómo evitar errores comunes al compartir.

Qué es una plantilla de Word y cómo funciona el uso compartido

Una plantilla de Word es un archivo .dotx que contiene estilos predefinidos, formato, encabezados, pies de página, controles de contenido y, a veces, macros. Cuando un miembro del equipo abre la plantilla, Word crea un nuevo documento .docx basado en la plantilla. El archivo .dotx original permanece sin cambios para uso futuro.

Compartir una plantilla significa colocar el archivo .dotx en una ubicación a la que todos los miembros del equipo puedan acceder. La ubicación debe estar disponible en el dispositivo de cada miembro del equipo, y Word debe estar configurado para encontrar la plantilla. Si la plantilla contiene macros, debe guardarla como un archivo .dotm y ajustar la configuración de seguridad.

Antes de comenzar, verifique que cada miembro del equipo tenga una suscripción a Microsoft 365 o una versión de Word 2019 o posterior. Las versiones anteriores pueden no admitir controles de contenido o características modernas de plantillas. También confirme que todos los usuarios tengan permisos de lectura y escritura en la carpeta compartida.

Método 1: Compartir una plantilla a través de SharePoint

SharePoint es el método recomendado para equipos que usan Microsoft 365. La plantilla permanece en la nube y siempre está actualizada. Los miembros del equipo pueden abrir la plantilla desde su navegador o sincronizarla con su dispositivo local.

1. Cargue el archivo .dotx en una biblioteca de documentos de SharePoint
   Vaya a su sitio de SharePoint y navegue hasta la biblioteca de documentos donde desea almacenar la plantilla. Haga clic en Cargar > Archivos y seleccione su archivo .dotx. Espere a que se complete la carga.
2. Copie el vínculo directo a la plantilla
   Haga clic con el botón derecho en el archivo .dotx cargado y seleccione Copiar vínculo. Elija el nivel de permiso que permita a su equipo ver y editar el archivo. Haga clic en Copiar.
3. Comparta el vínculo con su equipo
   Envíe el vínculo copiado por correo electrónico o por el chat de su equipo. Indique a los miembros del equipo que hagan clic en el vínculo y luego seleccionen Abrir en Word. Word creará un nuevo documento basado en la plantilla.
4. Habilite el acceso sin conexión para los miembros del equipo
   Si los miembros del equipo trabajan sin internet, pídales que sincronicen la biblioteca de SharePoint con su dispositivo usando la aplicación de sincronización de OneDrive. La plantilla aparecerá en su Explorador de archivos dentro de la carpeta de SharePoint.

Método 2: Compartir una plantilla a través de OneDrive para la Empresa

OneDrive para la Empresa funciona bien para equipos más pequeños. La plantilla se almacena en una carpeta compartida a la que todos los miembros pueden acceder desde cualquier dispositivo.

1. Cree una carpeta compartida en OneDrive
   Abra OneDrive en su navegador o en el Explorador de archivos. Cree una nueva carpeta llamada Plantillas. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Compartir. Ingrese las direcciones de correo electrónico de los miembros de su equipo. Establezca el permiso en Puede editar para que puedan actualizar la plantilla más adelante. Haga clic en Enviar.
2. Mueva el archivo .dotx a la carpeta compartida
   Arrastre y suelte su archivo de plantilla en la carpeta compartida Plantillas. Todos los miembros del equipo verán el archivo en su propio OneDrive, en la sección Compartido.
3. Indique a los miembros del equipo que anclen la carpeta
   Pida a cada miembro del equipo que abra su OneDrive, navegue hasta la carpeta compartida Plantillas, haga clic con el botón derecho en ella y seleccione Agregar a Mi OneDrive. Esto crea un acceso directo que aparece en su lista de carpetas de OneDrive.
4. Abra la plantilla desde Word
   Los miembros del equipo deben abrir Word, hacer clic en Archivo > Abrir > OneDrive, seleccionar la carpeta compartida Plantillas y hacer doble clic en el archivo .dotx. Word creará un nuevo documento basado en la plantilla.

Método 3: Compartir una plantilla a través de una carpeta de red

Si su equipo no usa el almacenamiento en la nube de Microsoft 365, puede compartir la plantilla desde una carpeta de red. Este método requiere que todos los miembros del equipo estén en la misma red local y tengan acceso a la carpeta.

1. Coloque el archivo .dotx en una carpeta de red
   Copie su archivo de plantilla en una carpeta de una unidad de red compartida, por ejemplo \\Server\CompanyTemplates. Asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan al menos permiso de lectura en la carpeta.
2. Asigne la carpeta de red en el equipo de cada miembro del equipo
   En el dispositivo Windows de cada miembro del equipo, abra el Explorador de archivos, haga clic con el botón derecho en Este equipo y seleccione Conectar a unidad de red. Elija una letra de unidad e ingrese la ruta de la carpeta, por ejemplo \\Server\CompanyTemplates. Marque Reconectar al iniciar sesión y haga clic en Finalizar.
3. Agregue la carpeta de red como ubicación de confianza en Word
   Abra Word y vaya a Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Ubicaciones de confianza. Haga clic en Agregar nueva ubicación, busque la carpeta de red asignada, marque Las subcarpetas también son de confianza y haga clic en Aceptar dos veces.
4. Cree un nuevo documento a partir de la plantilla
   Los miembros del equipo pueden abrir Word, hacer clic en Archivo > Nuevo > Desde plantilla existente, buscar la carpeta de red, seleccionar el archivo .dotx y hacer clic en Crear nuevo.

Errores comunes al compartir plantillas de Word

Los miembros del equipo no pueden ver la plantilla después de compartirla

Esto suele ocurrir cuando los permisos no se configuran correctamente. Para SharePoint y OneDrive, verifique que cada persona se haya agregado como miembro de la carpeta o biblioteca compartida. Para carpetas de red, compruebe que la carpeta esté asignada correctamente y que el usuario tenga acceso de lectura. También confirme que la extensión del archivo sea .dotx y no .docx. Un archivo .docx se comporta como un documento normal, no como una plantilla.

Word muestra una advertencia de seguridad al abrir la plantilla

Word muestra una advertencia de seguridad si el archivo contiene macros o si la carpeta no es una ubicación de confianza. Para solucionarlo, agregue la carpeta compartida a Ubicaciones de confianza como se muestra en el paso 3 del Método 3. Si la plantilla contiene macros, guárdela como un archivo .dotm y asegúrese de que las macros estén habilitadas en el Centro de confianza.

Los cambios en la plantilla no aparecen para otros miembros del equipo

Cuando un miembro del equipo abre un archivo .dotx directamente y lo edita, está editando la plantilla en sí, no un documento nuevo. Esto puede causar conflictos de versiones. Para evitarlo, indique al equipo que siempre haga doble clic en el archivo .dotx para crear un documento nuevo, y que no lo abra mediante Archivo > Abrir. En SharePoint, puede configurar la biblioteca para que requiera la extracción, lo que evita la edición simultánea de la plantilla.

SharePoint vs OneDrive vs carpeta de red: Comparación del uso compartido de plantillas

Elemento	SharePoint	OneDrive para la Empresa	Carpeta de red
Facilidad de configuración	Media	Fácil	Media
Acceso en la nube	Sí	Sí	No
Compatibilidad sin conexión	Mediante sincronización	Mediante sincronización	Solo local
Historial de versiones	Integrado	Integrado	Manual
Granularidad de permisos	Alta	Media	Baja
Ideal para	Equipos grandes con Microsoft 365	Equipos pequeños con Microsoft 365	Equipos sin suscripciones en la nube

Ahora puede compartir una plantilla de Word con su equipo usando SharePoint, OneDrive o una carpeta de red. Comience guardando su plantilla como un archivo .dotx y colocándola en la ubicación compartida. Luego, asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan los permisos adecuados y que la carpeta se agregue como ubicación de confianza en Word. Para un control avanzado, considere usar SharePoint con historial de versiones y extracción para evitar ediciones accidentales de la plantilla.