Cuando comparte archivos desde OneDrive, es posible que desee que los destinatarios vean el contenido sin poder editarlo, copiarlo ni descargarlo. De forma predeterminada, OneDrive permite la edición a menos que cambie la configuración de permisos. Este artículo explica cómo establecer el acceso de solo lectura para archivos y carpetas de OneDrive utilizando las opciones de uso compartido correctas. Aprenderá a aplicar el permiso Puede ver y a bloquear la descarga para proteger sus documentos.
Puntos clave: Compartir archivos de OneDrive con acceso de solo lectura
- Cuadro de diálogo Compartir > Puede ver (predeterminado): Los destinatarios pueden abrir y leer el archivo, pero no pueden editarlo, copiarlo ni descargarlo cuando la opción de bloquear descarga está habilitada.
- Cuadro de diálogo Compartir > Bloquear descarga: Una casilla que elimina el botón de descarga y deshabilita copiar/pegar para los archivos compartidos, lo que impone un acceso estricto de solo lectura.
- Configuración de OneDrive > Uso compartido > Configuración avanzada: Controles a nivel de inquilino para establecer permisos de uso compartido predeterminados y restringir el uso compartido externo para todos los usuarios.
Entender el uso compartido de solo lectura en OneDrive
Los permisos de uso compartido de OneDrive ofrecen tres niveles principales: Puede ver, Puede editar y Personas específicas. El permiso Puede ver por sí solo no impide que los destinatarios descarguen el archivo o copien su contenido. Para lograr un verdadero acceso de solo lectura, debe combinar el permiso Puede ver con la opción Bloquear descarga. Esta combinación restringe al destinatario a ver el archivo solo en un navegador web. No puede imprimirlo, copiarlo ni guardar una copia local.
La función de bloquear descarga funciona para archivos de Office (Word, Excel, PowerPoint), PDF e imágenes. No se aplica a carpetas: debe establecer el bloqueo de descarga en archivos individuales. Cuando está habilitada, el destinatario ve un mensaje de que la descarga está bloqueada. La función utiliza Azure Information Protection para aplicar la restricción, por lo que tanto el remitente como el destinatario deben tener una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. Las cuentas personales de Microsoft (Outlook.com, Hotmail) no pueden aplicar el bloqueo de descarga.
Requisitos previos para el acceso de solo lectura
Antes de compartir un archivo con acceso de solo lectura, verifique los siguientes requisitos:
- Suscripción a Microsoft 365: OneDrive para la Empresa se incluye con los planes Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium o Enterprise. La función de bloquear descarga requiere una cuenta de trabajo o escuela.
- Versión del cliente de sincronización de OneDrive: Actualice a la última versión de la aplicación de sincronización de OneDrive (compilación 22.174 o posterior) para ver la opción de bloquear descarga.
- Directiva de administrador: El administrador de su inquilino debe permitir el uso compartido externo con la opción Bloquear descarga. Si la opción está atenuada, comuníquese con su administrador.
- Tipos de archivo compatibles: Los documentos de Office (docx, xlsx, pptx), PDF e imágenes (jpg, png, gif) admiten el bloqueo de descarga. Es posible que otros tipos de archivo aún permitan la descarga.
Pasos para compartir archivos de OneDrive con acceso de solo lectura
Siga estos pasos para compartir un archivo con acceso de solo lectura y bloquear la descarga. Puede usar la aplicación web de OneDrive o la carpeta de sincronización de Windows.
Método 1: Usar la aplicación web de OneDrive
- Abrir OneDrive en el navegador
Vaya a onedrive.live.com e inicie sesión con su cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. Navegue hasta el archivo que desea compartir. - Seleccionar el archivo y hacer clic en Compartir
Haga clic en el círculo junto al nombre del archivo para seleccionarlo. Luego haga clic en el botón Compartir en la parte superior de la página, o haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Compartir. - Establecer permiso en Puede ver
En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en la lista desplegable Cualquier persona con el vínculo puede editar. Cámbiela a Personas específicas o Personas de su organización. Luego establezca el nivel de permiso en Puede ver. - Habilitar Bloquear descarga
Debajo de la lista desplegable de permisos, marque la casilla etiquetada Bloquear descarga. Esto elimina el botón de descarga de la vista del destinatario. Si la casilla está atenuada, su administrador ha deshabilitado esta función. - Ingresar el correo electrónico del destinatario y enviar
Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Puede agregar un mensaje breve si es necesario. Haga clic en Enviar. Los destinatarios reciben un correo electrónico con un vínculo que abre el archivo en modo de solo lectura sin capacidad de descarga.
Método 2: Usar la carpeta de sincronización de Windows
- Localizar el archivo en el Explorador de archivos
Abra el Explorador de archivos y navegue hasta su carpeta de OneDrive. Busque el archivo que desea compartir. - Hacer clic con el botón derecho en el archivo y elegir Compartir
Haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Compartir en el menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Compartir de OneDrive. - Ajustar permisos en el cuadro de diálogo Compartir
En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en el vínculo Cualquier persona con el vínculo puede editar en la parte superior. Cambie el permiso a Personas específicas y establezca Puede ver. Marque Bloquear descarga. - Enviar la invitación para compartir
Ingrese las direcciones de correo electrónico de los destinatarios y haga clic en Enviar. El archivo ahora se comparte con acceso de solo lectura.
Problemas comunes con el uso compartido de solo lectura
La opción Bloquear descarga está atenuada
Si la casilla Bloquear descarga no está disponible, el administrador de su inquilino de Microsoft 365 ha deshabilitado esta función. Comuníquese con su administrador y pídale que habilite la configuración en el centro de administración de Microsoft 365 en Configuración > Configuración de la organización > OneDrive > Uso compartido. Debe marcar Bloquear descargas para el uso compartido externo.
El destinatario aún puede descargar el archivo
Si un destinatario puede descargar el archivo a pesar de la configuración de bloquear descarga, verifique lo siguiente:
- Es posible que el destinatario esté usando una cuenta personal de Microsoft. El bloqueo de descarga solo funciona para cuentas de trabajo o escuela.
- Es posible que el tipo de archivo no admita el bloqueo de descarga. Solo los archivos de Office, PDF e imágenes están restringidos. Otros tipos como archivos ZIP o videos ignoran la configuración de bloquear descarga.
- Es posible que el destinatario haya abierto el archivo en la aplicación móvil de OneDrive. El bloqueo de descarga solo se aplica en el navegador web y las aplicaciones de escritorio.
El vínculo de solo lectura no funciona para usuarios externos
Los usuarios externos que reciben un vínculo de solo lectura deben iniciar sesión con una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. Si usan una cuenta personal, ven un mensaje de inicio de sesión pero no pueden acceder al archivo. Para compartir con usuarios externos que tienen cuentas personales, debe permitir la edición o deshabilitar el bloqueo de descarga. Alternativamente, pida al destinatario que cree una cuenta gratuita de Microsoft 365 usando su correo electrónico de trabajo.
Solo lectura vs. edición: Comparación
| Elemento | Solo lectura (Bloquear descarga) | Edición (Puede editar) |
|---|---|---|
| Nivel de permiso | Puede ver | Puede editar |
| Descarga permitida | No | Sí |
| Copiar/pegar permitido | No | Sí |
| Impresión permitida | No | Sí |
| Tipos de archivo compatibles | Archivos de Office, PDF, imágenes | Todos los tipos de archivo |
| Requiere cuenta de M365 | Sí (remitente y destinatario) | No (cualquiera con el vínculo puede abrir) |
| Mejor caso de uso | Documentos confidenciales, revisiones de solo lectura | Colaboración, coautoría |
Ahora puede compartir archivos de OneDrive con acceso de solo lectura combinando el permiso Puede ver y la opción Bloquear descarga. Use la aplicación web para un control granular o la carpeta de sincronización para compartir rápidamente. Para proteger aún más los archivos confidenciales, considere usar el cifrado a nivel de archivo de OneDrive o establecer fechas de expiración en los vínculos compartidos. Para seguridad avanzada, habilite las etiquetas de Azure Information Protection que evitan la copia e impresión incluso fuera de OneDrive.