Tiene dos versiones del mismo documento con cambios registrados de distintos revisores. Necesita combinarlas en un solo documento para ver todas las ediciones en una única vista. Word ofrece una función integrada de Comparar y Combinar que fusiona los cambios registrados de varias copias en un documento final. Este artículo explica cómo usar el comando Combinar, qué requisitos previos se necesitan y qué hacer cuando la combinación no se comporta como se espera.
Puntos clave: combinar dos documentos de Word con cambios registrados
- Revisar > Comparar > Combinar: El comando exacto que fusiona los cambios registrados de dos documentos en un único archivo.
- Documento original y documento revisado: Ambos archivos deben compartir el mismo texto base para una combinación limpia; de lo contrario, Word marca las discrepancias como conflictos sin resolver.
- Combinar muestra los cambios de ambos autores en un solo documento: Las ediciones de cada revisor aparecen en un color diferente con su nombre en los globos de marcado.
Cómo funciona la función Combinar en Word
El comando Combinar forma parte del grupo Comparar de Word en la pestaña Revisar. Está diseñado específicamente para fusionar los cambios registrados de dos versiones del mismo documento. La función compara el documento original con una copia revisada y luego crea un nuevo documento que contiene todos los cambios registrados de ambos archivos. Word etiqueta cada cambio con el nombre del autor original o del revisor, según la versión de la que provenga el cambio.
Antes de empezar, debe tener ambos archivos guardados en su equipo o en una unidad de red. Los documentos deben estar basados en el mismo texto original. Si los dos archivos tienen contenido inicial diferente, Word intentará igualmente la combinación, pero el resultado puede contener conflictos sin resolver que aparecen como marcado de tachado y subrayado. La función Combinar funciona en Word 2013, Word 2016, Word 2019, Word 2021 y Word para Microsoft 365.
Lo que el comando Combinar no hace
El comando Combinar no es lo mismo que el comando Comparar. Comparar muestra las diferencias entre dos documentos, pero no los fusiona en un único archivo editable con ambos conjuntos de cambios registrados. Combinar crea un nuevo documento que contiene todos los cambios de ambas fuentes. Tampoco combina los comentarios. Los comentarios del documento revisado se trasladan, pero los comentarios del documento original no se incluyen en el resultado combinado.
Pasos para combinar dos documentos de Word con cambios registrados
Siga estos pasos para combinar dos documentos en un único archivo que muestre los cambios registrados de ambos revisores.
- Abra el documento original
Abra el documento que representa la versión inicial antes de que se realizara ninguna edición. Este archivo se etiqueta como Documento original en el cuadro de diálogo Combinar. Puede abrir cualquiera de los dos archivos; Word le pedirá que seleccione ambos. - Vaya a Revisar > Comparar > Combinar
Haga clic en la pestaña Revisar de la cinta de opciones. En el grupo Comparar, haga clic en el botón Comparar y luego seleccione Combinar en el menú desplegable. Se abre el cuadro de diálogo Combinar documentos. - Seleccione el documento original
En la lista desplegable Documento original, elija el archivo que contiene el texto base antes de que se realizara ningún cambio registrado. Si el archivo no aparece en la lista, haga clic en el botón Examinar y búsquelo en su equipo. - Seleccione el documento revisado
En la lista desplegable Documento revisado, elija el archivo que contiene los cambios registrados que desea combinar. Este es el documento que editó un revisor. Haga clic en Examinar si es necesario. - Etiquete los cambios del documento revisado
En el cuadro Etiquetar cambios con, escriba un nombre que identifique al revisor del documento revisado. Este nombre aparece en los globos de marcado y en el panel de revisiones. El nombre del autor del documento original se conserva automáticamente. - Configure las opciones de comparación
Haga clic en el botón Más para expandir el cuadro de diálogo. Active o desactive las opciones de comparación según sea necesario. Las opciones predeterminadas suelen ser suficientes. Las opciones clave son:
– Inserciones y eliminaciones: Siempre activada.
– Movimientos: Registra cuándo se mueve texto de una ubicación a otra.
– Formato: Registra cambios de fuente, tamaño y estilo.
– Mostrar cambios en: Seleccione Nivel de carácter para la comparación más detallada, o Nivel de palabra para reducir el ruido. - Elija dónde mostrar los cambios
En la sección Mostrar cambios en, seleccione Documento nuevo. Esto crea un archivo nuevo que contiene el resultado combinado. Las otras opciones (Documento original y Documento revisado) aplican los cambios directamente a uno de los archivos existentes, lo que puede sobrescribir su trabajo original. - Haga clic en Aceptar para ejecutar la combinación
Word procesa los dos documentos y abre un documento nuevo con los cambios registrados combinados. El panel de revisiones aparece en el lado izquierdo y muestra un resumen de todos los cambios. El documento principal muestra el texto combinado con globos de marcado y marcas de cambios registrados. - Guarde el documento combinado
Presione Ctrl+S o vaya a Archivo > Guardar como. Asigne un nombre nuevo al archivo para no sobrescribir ninguno de los documentos de origen.
Si necesita combinar más de dos documentos
El comando Combinar solo fusiona dos documentos a la vez. Para combinar tres o más versiones, ejecute el comando Combinar repetidamente. Empiece con el documento original y la primera copia revisada. Luego use el resultado como Documento original y combínelo con la siguiente copia revisada. Repita el proceso hasta que se hayan combinado todas las versiones.
Problemas comunes de combinación y cómo resolverlos
“No se pueden combinar los documentos porque se basan en originales diferentes”
Este error se produce cuando los dos documentos tienen texto inicial diferente. Word compara los archivos para encontrar una base común. Si el texto base es demasiado diferente, la combinación falla. Para solucionarlo, asegúrese de que ambos documentos se crearon a partir del mismo archivo original. Si un revisor empezó por error desde una versión diferente, pídale que copie sus cambios manualmente en el documento base correcto.
El documento combinado muestra contenido duplicado o texto faltante
Word puede interpretar mal las secciones muy editadas, especialmente cuando ambos revisores modificaron el mismo párrafo. Abra el panel de revisiones haciendo clic en Revisar > Panel de revisiones. Revise cada cambio y acéptelo o recházelo. Busque conflictos sin resolver marcados con tachado y subrayado en la misma ubicación. Acepte la versión correcta y rechace la duplicada.
Los nombres de autor aparecen como “Desconocido” o con etiquetas genéricas
El nombre del autor proviene de la información de usuario almacenada en cada documento. Para solucionarlo, abra el documento revisado, vaya a Archivo > Información y compruebe la propiedad Autor. Si está en blanco, agregue el nombre correcto. Luego ejecute de nuevo el comando Combinar. También puede establecer la etiqueta manualmente en el cuadro de diálogo Combinar antes de hacer clic en Aceptar.
Faltan comentarios en el documento combinado
Los comentarios del documento revisado se incluyen en la combinación. Los comentarios del documento original no se trasladan. Si necesita los comentarios de ambos archivos, cópielos manualmente después de la combinación. Abra el documento original, seleccione un comentario, cópielo y péguelo en el documento combinado en la ubicación correspondiente.
Combinar frente a Comparar: diferencias clave
| Elemento | Combinar | Comparar |
|---|---|---|
| Resultado | Documento nuevo con cambios registrados de ambos archivos | Documento nuevo que muestra solo las diferencias, sin cambios registrados |
| Cambios registrados editables | Sí, ambos conjuntos de cambios aparecen como cambios registrados | No, las diferencias aparecen como marcado, pero no son cambios registrados |
| Comentarios incluidos | Solo del documento revisado | De ambos documentos |
| Caso de uso ideal | Combinar ediciones de varios revisores sobre el mismo documento base | Comparar dos versiones para ver qué cambió sin combinarlas |
Use Combinar cuando necesite conservar los cambios registrados de cada revisor en un único documento. Use Comparar cuando solo necesite una lista de diferencias y no necesite aceptar o rechazar ediciones más adelante.
Ahora puede combinar dos documentos de Word con cambios registrados usando el comando Revisar > Comparar > Combinar. Después de la combinación, abra el panel de revisiones para inspeccionar todos los cambios y aceptarlos o rechazarlos según sea necesario. Para flujos de trabajo complejos con varios revisores, repita el comando Combinar de forma secuencial. Como sugerencia avanzada, use la opción Mostrar marcado > Personas específicas para filtrar los cambios por revisor y poder revisar las ediciones de cada autor por separado antes de finalizar el documento.