Cómo cambiar entre cuentas de Microsoft personales y de trabajo en Excel

Es posible que necesite usar Excel con diferentes cuentas de Microsoft para proyectos personales y de trabajo. Excel solo puede iniciar sesión con una cuenta de Microsoft a la vez, lo que controla el acceso a OneDrive y el guardado automático de archivos. Este artículo explica cómo cambiar de cuenta directamente dentro de la aplicación. Aprenderá los pasos para cerrar sesión en una cuenta e iniciar sesión en otra sin reiniciar Excel.

Cómo maneja Excel el inicio de sesión con cuentas de Microsoft

Excel utiliza una única cuenta de Microsoft para las funciones basadas en la nube. Esta cuenta se vincula a su OneDrive para la Empresa o almacenamiento personal de OneDrive. Habilita la función Guardar automáticamente para archivos almacenados en la nube y administra sus permisos para compartir. No puede tener dos cuentas de Microsoft diferentes activas en la misma ventana de Excel. Cambiar de cuenta es un proceso manual que cambia el usuario activo para todas las aplicaciones de Office. Antes de cambiar, asegúrese de guardar cualquier trabajo no guardado localmente, ya que el cambio puede interrumpir brevemente la conectividad con la nube.

Tipos de cuenta y licencias

Su cuenta de trabajo generalmente la proporciona el departamento de TI de su organización e incluye una licencia de Microsoft 365. Una cuenta personal es la que usted mismo crea, como una dirección @outlook.com o @hotmail.com. El tipo de cuenta determina a qué servicio de OneDrive accede. Excel mostrará la dirección de correo electrónico de la cuenta y el estado de la suscripción en la parte superior de la página Archivo > Cuenta. Esto le ayuda a verificar qué identidad está activa actualmente antes de realizar un cambio.

Pasos para cambiar su cuenta de Microsoft activa

Siga estos pasos para cerrar sesión en una cuenta e iniciar sesión en otra. Este proceso no elimina archivos ni quita cuentas de su computadora. Solo cambia el usuario activo dentro de Excel.

1. Abra la página Cuenta en Excel
   Haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel. En la vista Backstage, seleccione Cuenta en la lista de menú de la izquierda.
2. Cierre sesión en la cuenta actual
   En la sección Información del usuario, haga clic en el botón Cerrar sesión. Puede aparecer un cuadro de diálogo de confirmación. Confirme que desea cerrar sesión. Excel se desconectará de los servicios en la nube y Guardar automáticamente se desactivará para cualquier archivo abierto en la nube.
3. Inicie el nuevo inicio de sesión
   En la misma página Cuenta, ahora estará visible el botón Iniciar sesión. Haga clic en el botón Iniciar sesión. Aparecerá una ventana de inicio de sesión de Microsoft.
4. Ingrese las credenciales de la nueva cuenta
   En la ventana emergente, escriba la dirección de correo electrónico de la cuenta personal o de trabajo que desea usar. Haga clic en Siguiente. Ingrese la contraseña de esa cuenta en la pantalla siguiente y complete cualquier autenticación multifactor requerida.
5. Verifique el cambio de cuenta
   Regrese a Archivo > Cuenta. La sección Información del usuario ahora debería mostrar el nombre y la dirección de correo electrónico de la nueva cuenta. El producto de suscripción, como Microsoft 365, también se actualizará para reflejar la licencia de la nueva cuenta.

Errores comunes y problemas de cuenta

Excel muestra la cuenta incorrecta después de iniciar sesión

Windows podría iniciar sesión automáticamente con una cuenta en caché. Para solucionar esto, use el botón Cerrar sesión en Excel nuevamente. En la ventana emergente de inicio de sesión, verifique cuidadosamente la dirección de correo electrónico que se muestra. Si es incorrecta, haga clic en Usar otra cuenta y escriba manualmente el correo electrónico correcto. Borre la caché del navegador en su navegador web predeterminado, ya que Office lo utiliza para la autenticación.

Guardar automáticamente no está disponible después de cambiar

Guardar automáticamente solo funciona para archivos guardados en el OneDrive vinculado a su cuenta actualmente conectada. Si abre un archivo almacenado en el OneDrive de la otra cuenta, Guardar automáticamente aparecerá atenuado. Guarde primero una copia del archivo en el escritorio. Luego, muévalo manualmente a la carpeta de OneDrive de su nueva cuenta activa para volver a habilitar Guardar automáticamente.

No se puede cerrar sesión porque falta el botón

Algunas cuentas de trabajo administradas por una organización tienen políticas de seguridad que impiden el cierre de sesión manual. En este caso, es posible que deba cambiar de cuenta a través de la configuración de Windows. Vaya a Inicio > Configuración > Cuentas > Correo y cuentas. Elimine la cuenta de trabajo allí, luego reinicie Excel e inicie sesión con la cuenta deseada.

Cambio manual vs. administración de cuentas de Windows

Elemento	Cambiar en Excel (Archivo > Cuenta)	Administrar en Configuración de Windows
Uso principal	Cambiar el usuario activo para Excel y otras aplicaciones de Office	Cambiar el usuario predeterminado de Windows o eliminar credenciales de cuenta
Efecto en los archivos	Desconecta el acceso a archivos en la nube; los archivos locales no cambian	Puede afectar el inicio de sesión de todas las aplicaciones y servicios a nivel del sistema
Velocidad del proceso	Rápido, dentro de la aplicación, no requiere reinicio	Más lento, puede requerir reiniciar la aplicación o el sistema
Ideal para	Cambio frecuente entre cuentas conocidas	Resolver errores persistentes de inicio de sesión o eliminar cuentas antiguas

Ahora puede controlar qué cuenta de Microsoft está activa en Excel. Use Archivo > Cuenta para cambiar entre perfiles personales y de trabajo según sea necesario. Para un flujo de trabajo más rápido, fije la página Cuenta en su vista Backstage. Si administra varios conjuntos de archivos, considere usar perfiles de usuario de Windows separados para un entorno completamente aislado.