Necesita enviar un documento para revisión, pero quiere evitar que los revisores desactiven el control de cambios o acepten o rechacen ediciones sin su permiso. Word incluye una función integrada llamada Force Protect que bloquea el control de cambios con una contraseña, lo que hace que el documento sea de solo lectura para edición, pero permite realizar cambios con seguimiento. Este artículo explica cómo habilitar esta protección, qué sucede cuando se aplica la contraseña y qué hacer si necesita eliminarla más adelante.
Puntos clave: Bloquear el control de cambios con una contraseña en Word
- Revisar > Proteger > Restringir edición: Abre el panel Restringir edición donde puede establecer restricciones de edición y aplicar una contraseña.
- Panel Restringir edición > Restricciones de edición > Solo control de cambios: Obliga a que todas las ediciones se realicen con control de cambios y evita que los usuarios desactiven el control de cambios o acepten o rechacen cambios.
- Sí, aplicar protección: Le solicita que introduzca y confirme una contraseña, que será necesaria para eliminar la protección más adelante.
Cómo funciona el bloqueo del control de cambios de Word
Word utiliza una función llamada Restricciones de edición para bloquear el documento de modo que solo se permitan cambios con seguimiento. Al habilitar esta restricción, sucede lo siguiente:
- Todas las ediciones realizadas por cualquier usuario se registran automáticamente, incluso si el revisor tiene el control de cambios desactivado en su propia configuración de Word.
- Los botones de la barra de herramientas de control de cambios para aceptar, rechazar y desactivar el seguimiento están atenuados y no se pueden hacer clic.
- El documento sigue siendo totalmente legible, pero no se puede eliminar ni agregar texto sin que el cambio se marque como un cambio con seguimiento.
- Se requiere una contraseña para eliminar la protección. Sin la contraseña, no se puede levantar la restricción.
Este bloqueo no es lo mismo que una contraseña de apertura de archivo (cifrado). Cualquiera puede abrir y ver el documento. El bloqueo solo controla el comportamiento de edición. También puede combinarlo con una contraseña independiente para abrir el documento usando Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña, pero esa es una función diferente.
Pasos para bloquear el control de cambios con una contraseña
Siga estos pasos para aplicar la restricción. Debe tener el documento original abierto en Word en Windows o Mac. Los pasos son casi idénticos en Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016.
- Abra el documento en Word
Asegúrese de que el documento sea la versión final que desea proteger. Los cambios con seguimiento existentes permanecerán visibles y seguirán bloqueados; los revisores no podrán aceptarlos ni rechazarlos. - Vaya a la pestaña Revisar
En la cinta de opciones en la parte superior de la ventana de Word, haga clic en la pestaña Revisar. Esta pestaña contiene todas las herramientas para el control de cambios, comentarios y protección. - Haga clic en Proteger y luego en Restringir edición
En el grupo Proteger en el extremo derecho de la pestaña Revisar, haga clic en el botón Proteger (un icono de candado). En el menú desplegable, seleccione Restringir edición. El panel Restringir edición se abre en el lado derecho de la ventana. - Habilite las restricciones de edición
En el panel Restringir edición, en la sección 2. Restricciones de edición, marque la casilla Permitir solo este tipo de edición en el documento. Aparece una lista desplegable debajo de la casilla de verificación. - Seleccione Solo control de cambios
En la lista desplegable, elija Solo control de cambios. Esta es la única opción que obliga a que todas las ediciones se realicen con control de cambios. No seleccione Sin cambios (solo lectura) ni Comentarios; esas opciones impedirán cualquier edición o permitirán solo comentarios, respectivamente. - Haga clic en Sí, aplicar protección
En la parte inferior del panel Restringir edición, haga clic en el botón Sí, aplicar protección. Aparece un cuadro de diálogo titulado Aplicar protección. - Introduzca y confirme la contraseña
En el campo Contraseña, escriba una contraseña. En el campo Vuelva a escribir la contraseña para confirmarla, escriba la misma contraseña nuevamente. Haga clic en Aceptar. La contraseña distingue entre mayúsculas y minúsculas y debe ser algo que pueda recordar o guardar en un administrador de contraseñas. Si pierde la contraseña, no podrá eliminar la protección. - Verifique que el bloqueo esté activo
Después de hacer clic en Aceptar, el panel Restringir edición se actualiza. Ahora muestra el mensaje Este documento está protegido contra ediciones no intencionadas. Debajo, aparece un botón etiquetado Detener protección. Los botones de la barra de herramientas de control de cambios (Aceptar, Rechazar, alternar Control de cambios) están atenuados. Cierre el panel Restringir edición haciendo clic en la X en su esquina superior derecha.
Problemas comunes después de bloquear el control de cambios
No puedo desactivar el control de cambios ni aceptar o rechazar cambios
Este es el comportamiento esperado. El bloqueo impide que cualquier persona modifique el estado del control de cambios. Para recuperar el control total, debe eliminar la protección introduciendo la contraseña. Vaya a Revisar > Proteger > Restringir edición y luego haga clic en Detener protección en la parte inferior del panel. Introduzca la contraseña y haga clic en Aceptar. Después de eso, el control de cambios vuelve a funcionar normalmente.
Olvidé la contraseña y no puedo eliminar el bloqueo
Word no proporciona una herramienta integrada de recuperación de contraseñas para restricciones de edición. Si pierde la contraseña, no podrá eliminar el bloqueo por medios normales. Existen herramientas de recuperación de contraseñas de terceros, pero no garantizan funcionar y pueden violar la política de seguridad de su organización. El enfoque más seguro es conservar una copia del documento antes de bloquearlo o guardar la contraseña en un lugar seguro, como un administrador de contraseñas.
Los revisores aún pueden copiar el contenido del documento
Bloquear el control de cambios no impide que alguien copie texto del documento y lo pegue en un documento nuevo sin protección. Si necesita evitar que se copie el contenido, debe usar un método de protección diferente, como Information Rights Management (IRM) en Microsoft 365 o una herramienta de gestión de derechos digitales de terceros. El bloqueo del control de cambios solo controla cómo se realizan las ediciones dentro del documento original.
Los revisores aún pueden insertar comentarios
Cuando selecciona Solo control de cambios como restricción de edición, los comentarios aún están permitidos. Los revisores pueden agregar, editar y eliminar comentarios. Si también desea bloquear los comentarios, debe elegir Sin cambios (solo lectura) en su lugar, pero eso impide toda edición, incluidos los cambios con seguimiento. No puede bloquear selectivamente los comentarios mientras permite cambios con seguimiento usando la protección integrada. Para solucionarlo, puede indicar a los revisores que no agreguen comentarios, o puede eliminar los comentarios después de completar la revisión usando Revisar > Eliminar.
El cuadro de diálogo de contraseña solicita una contraseña cuando abro el documento
Esto solo ocurre si también estableció una contraseña de apertura de archivo (cifrado) usando Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña. El bloqueo del control de cambios no requiere una contraseña para abrir el documento. Si ve una solicitud de contraseña al abrir, ha aplicado ambos tipos de protección. Introduzca la contraseña de apertura de archivo para ver el documento. La contraseña del bloqueo del control de cambios solo se necesita cuando intenta detener la protección.
Bloqueo del control de cambios frente a otros métodos de protección
| Elemento | Bloqueo del control de cambios (Restricciones de edición) | Contraseña de apertura de archivo (Cifrado) |
|---|---|---|
| Propósito | Obliga a que todas las ediciones se realicen con control de cambios y evita desactivar el seguimiento | Impide que cualquier persona abra el documento sin la contraseña |
| Contraseña necesaria para abrir | No | Sí |
| Contraseña necesaria para editar | Sí, para eliminar la restricción | No, una vez abierto |
| El control de cambios permanece activado | Sí, forzado | Sin efecto en el control de cambios |
| Puede copiar contenido | Sí | Sí, después de abrir |
| Se aplica desde | Revisar > Proteger > Restringir edición | Archivo > Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña |
Puede combinar ambos métodos en el mismo documento. Primero establezca una contraseña de apertura de archivo para controlar quién puede ver el archivo, luego aplique el bloqueo del control de cambios para controlar cómo lo editan. Cada contraseña es independiente, por lo que debe recordar ambas.
Ahora puede bloquear el control de cambios en cualquier documento de Word usando el panel Restringir edición con una contraseña. Esto garantiza que todos los revisores deban trabajar con el control de cambios activado y no puedan aceptar ni rechazar ediciones sin su permiso. La próxima vez que prepare un documento para revisión colaborativa, aplique este bloqueo antes de distribuirlo. Como consejo avanzado, también puede aplicar el bloqueo solo a una parte del documento seleccionando una sección específica antes de habilitar la restricción, pero esto requiere usar la opción Usuarios exentos en el panel Restringir edición, que solo está disponible con permisos basados en Microsoft 365 o SharePoint.