Las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview le permiten clasificar y proteger el contenido del correo directamente en Outlook. Estas etiquetas aplican cifrado, marcas de agua y marcas de encabezado para evitar fugas de datos. Es posible que necesite aplicar una etiqueta porque su organización la exige para el cumplimiento normativo o porque desea controlar quién puede leer o reenviar un correo. Este artículo explica cómo aplicar etiquetas de confidencialidad en Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook para Mac. Aprenderá los pasos para etiquetar manualmente el correo, establecer etiquetas predeterminadas y comprender qué sucede después de aplicar una etiqueta.
Puntos clave: Aplicar etiquetas de confidencialidad en Outlook
- Inicio > botón Confidencialidad: Aplique manualmente una etiqueta a un correo nuevo o respondido desde la cinta de opciones en Outlook para Windows.
- Archivo > Opciones > Correo > Redactar mensajes: Establezca una etiqueta de confidencialidad predeterminada para todos los correos nuevos y automatizar el cumplimiento.
- Outlook en la web > Más acciones (…): Aplique una etiqueta de confidencialidad desde la barra de herramientas de redacción de correo en la versión del navegador.
Descripción de las etiquetas de confidencialidad y requisitos previos
Las etiquetas de confidencialidad forman parte de Microsoft Purview Information Protection. Permiten a las organizaciones clasificar los datos según niveles de confidencialidad como Público, Interno, Confidencial y Altamente confidencial. Cada etiqueta puede aplicar acciones de protección como cifrado, restricciones de acceso y marcas visuales como encabezados o pies de página. Antes de poder usar etiquetas de confidencialidad en Outlook, el administrador de TI debe publicar las etiquetas desde el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Las etiquetas deben configurarse en la sección Label policies y asignarse a usuarios o grupos. También necesita una suscripción de Microsoft 365 que incluya Microsoft Purview, como Microsoft 365 E3 o E5, o un plan independiente de Information Protection. Outlook para Windows versión 2104 o posterior, Outlook en la web y Outlook para Mac admiten etiquetas de confidencialidad de forma nativa. Si no ve el botón Confidencialidad en Outlook, comuníquese con su administrador para confirmar que la directiva está asignada a su cuenta.
Pasos para aplicar una etiqueta de confidencialidad en Outlook para Windows
El botón Confidencialidad aparece en la pestaña Inicio de la cinta de opciones al redactar un correo nuevo. Siga estos pasos para aplicar una etiqueta.
- Abra un mensaje de correo nuevo
En Outlook para Windows, haga clic en Nuevo correo electrónico en la pestaña Inicio. Se abre la ventana de redacción con la cinta de opciones disponible. - Localice el botón Confidencialidad
En la cinta de opciones, busque el botón Confidencialidad en el grupo Etiquetas. Si no lo ve, haga clic en el menú de desbordamiento de tres puntos para expandir la cinta de opciones. - Seleccione una etiqueta de confidencialidad
Haga clic en el botón Confidencialidad. Una lista desplegable muestra todas las etiquetas publicadas en su cuenta. Haga clic en la etiqueta que desee, como Confidencial. El nombre de la etiqueta aparece junto al botón Confidencialidad y la línea de asunto del correo puede mostrar una barra de color o una marca según la configuración de la etiqueta. - Verifique que la etiqueta se haya aplicado
Observe la parte superior de la ventana de redacción del correo. El botón Confidencialidad ahora muestra el nombre de la etiqueta seleccionada. Si la etiqueta incluye cifrado, aparece un icono de candado en el área del campo Para. También puede hacer clic de nuevo en el botón Confidencialidad para cambiar o quitar la etiqueta. - Envíe el correo
Complete su correo y haga clic en Enviar. La etiqueta y su configuración de protección viajan con el mensaje. Los destinatarios ven la marca de la etiqueta y deben cumplir los requisitos de acceso para leer el correo.
Pasos para aplicar una etiqueta de confidencialidad en Outlook en la web
Outlook en la web ofrece la misma capacidad de etiquetado a través de la barra de herramientas de redacción. El proceso es ligeramente diferente al de la versión de escritorio.
- Inicie un mensaje nuevo
En Outlook en la web, haga clic en Mensaje nuevo en la esquina superior izquierda. El panel de redacción se abre en el lado derecho de la pantalla. - Abra el menú Más acciones
En la barra de herramientas de redacción, haga clic en el icono de tres puntos etiquetado como Más acciones. Aparece un menú desplegable. - Seleccione Establecer confidencialidad
En el menú, haga clic en Establecer confidencialidad. Aparece una lista de etiquetas disponibles. Haga clic en la etiqueta que desea aplicar, como Interno. El nombre de la etiqueta aparece en la parte superior del panel de redacción. - Verifique el indicador de etiqueta
Puede aparecer un banner de color en la parte superior del correo para indicar el nivel de confidencialidad. Si la etiqueta requiere cifrado, verá un icono de candado junto a los destinatarios. - Envíe el correo
Complete el destinatario, el asunto y el cuerpo. Haga clic en Enviar. La etiqueta se aplica al mensaje saliente.
Establecer una etiqueta de confidencialidad predeterminada para todos los correos nuevos
Su administrador puede exigir una etiqueta predeterminada para todos los correos nuevos. Si no se exige una etiqueta predeterminada, puede establecer una manualmente en las opciones de Outlook. Esto garantiza que cada correo nuevo comience con la clasificación correcta.
- Abra Opciones de Outlook
En Outlook para Windows, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda. Luego haga clic en Opciones en la parte inferior del panel izquierdo. - Vaya a la configuración de Correo
En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en Correo en la barra lateral izquierda. Desplácese hacia abajo hasta la sección Redactar mensajes. - Establezca la etiqueta de confidencialidad predeterminada
En Etiqueta de confidencialidad predeterminada, haga clic en la lista desplegable y seleccione la etiqueta que desea como predeterminada. Por ejemplo, seleccione Interno si la mayoría de sus correos son comunicaciones internas. - Guarde la configuración
Haga clic en Aceptar en la parte inferior del cuadro de diálogo. Todos los correos nuevos que redacte ahora comenzarán con la etiqueta seleccionada. Aún puede cambiar la etiqueta para mensajes individuales usando el botón Confidencialidad.
Problemas comunes al aplicar etiquetas de confidencialidad
El botón Confidencialidad no aparece en Outlook
Si no ve el botón Confidencialidad en la cinta de opciones, es posible que la directiva de etiquetas no esté asignada a su cuenta. Comuníquese con su administrador de TI para confirmar que su cuenta está incluida en la directiva de etiquetas. También verifique que su versión de Outlook esté actualizada. Para Outlook para Windows, vaya a Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora para instalar las últimas actualizaciones.
No se puede aplicar una etiqueta a un correo existente
Las etiquetas de confidencialidad se aplican solo a mensajes nuevos, de respuesta o reenviados. No puede aplicar una etiqueta a un correo que ya se envió. Para etiquetar un correo enviado, debe reenviarlo o crear un mensaje nuevo que incluya el contenido original.
La etiqueta predeterminada no aparece en los correos nuevos
Si su administrador ha establecido una etiqueta predeterminada obligatoria, su configuración manual en Opciones de Outlook puede anularse. Verifique la directiva de etiquetas en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Si la directiva exige una etiqueta predeterminada, Outlook usará esa etiqueta independientemente de su configuración personal. Aún puede cambiar la etiqueta para mensajes individuales a menos que la directiva restrinja los cambios.
Etiqueta manual vs. etiqueta predeterminada vs. etiqueta obligatoria: diferencias clave
| Elemento | Etiqueta manual | Etiqueta predeterminada | Etiqueta obligatoria |
|---|---|---|---|
| Quién la establece | El usuario selecciona desde el botón Confidencialidad | El usuario la establece en Opciones de Outlook o el administrador la establece en la directiva | El administrador la exige mediante la directiva de etiquetas en Purview |
| Cuándo se aplica | Por correo al redactar | Automáticamente en cada correo nuevo | Automáticamente en cada correo nuevo; no se puede quitar |
| El usuario puede cambiarla | Sí, antes de enviar | Sí, antes de enviar | No, a menos que la directiva permita la degradación |
| Caso de uso | Clasificación ad hoc para hilos confidenciales | Línea base coherente para todos los correos internos | Cumplimiento normativo donde todos los correos deben etiquetarse |
Comprender estos tres modos le ayuda a elegir el enfoque adecuado para su flujo de trabajo. Las etiquetas manuales le dan control total. Las etiquetas predeterminadas ahorran tiempo. Las etiquetas obligatorias garantizan que ningún correo salga sin una clasificación.
Ahora puede aplicar etiquetas de confidencialidad en Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook para Mac. Establezca una etiqueta predeterminada para automatizar la clasificación de correos rutinarios. Si trabaja con datos altamente confidenciales, explore el portal de cumplimiento de Purview para crear etiquetas personalizadas con cifrado y marcas de agua. Para una protección avanzada, combine las etiquetas de confidencialidad con las directivas de Prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview para bloquear correos que contengan números de tarjetas de crédito u otra información confidencial.