Outlook en modo Cached Exchange descarga una copia de su buzón en un archivo de datos de Outlook sin conexión local. La ventana de sincronización predeterminada descarga solo los últimos 12 meses de correo, pero es posible que necesite una ventana más corta para reducir el uso de disco en una unidad de estado sólido. Los SSD tienen una resistencia de escritura limitada y un almacenamiento finito, por lo que una ventana de sincronización más pequeña prolonga la vida útil de la unidad y libera espacio.
Este artículo explica cómo configurar la ventana de sincronización del modo en caché mediante Directiva de grupo. Aprenderá la configuración de directiva específica, las claves del Registro que modifica y el valor recomendado para sistemas basados en SSD. Los pasos funcionan para Outlook 2016, 2019, 2021 y Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas.
Después de leerlo, podrá implementar una ventana de sincronización uniforme en toda su organización o ajustar su propio perfil de Outlook para adaptarlo a las características de rendimiento de los SSD.
Puntos clave: Configuración del modo en caché de Outlook para SSD
- Directiva de grupo: Configuración de usuario > Directivas > Plantillas administrativas > Microsoft Outlook 2016 > Configuración de la cuenta > Exchange > Modo Cached Exchange: Use la directiva “Configuración de sincronización del modo Cached Exchange” para establecer la ventana de sincronización de correo en 1, 3, 6, 12 o 24 meses
- Clave del Registro: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode: El valor DWORD “SyncWindowSetting” almacena el valor numérico de la ventana de sincronización, donde 1 = 1 mes, 3 = 3 meses, 6 = 6 meses, 12 = 12 meses y 24 = 24 meses
- Valor recomendado para SSD: 3 o 6 meses: Reduce el tamaño del archivo OST entre un 40 y un 70 % en comparación con la ventana predeterminada de 12 meses, lo que disminuye las operaciones de escritura y recupera gigabytes de espacio en la unidad
Comprender la ventana de sincronización del modo en caché y su impacto en los SSD
El modo Cached Exchange almacena una copia sincronizada de su buzón de Exchange en un archivo OST en la unidad local. Outlook sincroniza el correo electrónico, el calendario, los contactos y otras carpetas hasta un intervalo de tiempo configurable denominado ventana de sincronización. La ventana de sincronización predeterminada es de 12 meses para Outlook 2016 y versiones posteriores cuando se conecta a Exchange Online o Exchange Server 2013 o posterior.
El tamaño del archivo OST crece con la ventana de sincronización. Una ventana de 12 meses para un buzón con 10 GB de datos crea un archivo OST de aproximadamente 8 a 10 GB. El almacenamiento SSD es más caro por gigabyte que los discos duros tradicionales, y los SSD tienen un número limitado de ciclos de escritura. Una ventana de sincronización más pequeña reduce el tamaño del archivo OST y el número de operaciones de escritura durante la sincronización.
Cómo afecta la ventana de sincronización al desgaste del SSD
Cada vez que Outlook se sincroniza, escribe los elementos modificados en el archivo OST. Con una ventana de sincronización más grande, Outlook mantiene un índice más grande y más bloques de datos, lo que aumenta la frecuencia y el volumen de las escrituras. En un SSD, las escrituras repetidas en los mismos bloques lógicos provocan amplificación de escritura, lo que acelera el desgaste. Al limitar la ventana de sincronización a 3 o 6 meses, reduce la cantidad total de datos que Outlook escribe durante cada ciclo de sincronización.
Qué versiones de Outlook admiten esta directiva
La configuración de Directiva de grupo descrita en este artículo se aplica a Outlook 2016, 2019, 2021 y Outlook para Microsoft 365. Los archivos de plantilla administrativa se incluyen en las herramientas de implementación de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas. Para Outlook 2013, la ruta de la directiva difiere ligeramente. Esta guía se centra en la versión 16.0 de las plantillas de Directiva de grupo de Office.
Pasos para configurar la ventana de sincronización del modo en caché mediante Directiva de grupo
Debe tener acceso a un equipo Windows con la Consola de administración de directivas de grupo y las plantillas administrativas de Office instaladas. La directiva se establece por usuario y surte efecto cuando Outlook se inicia.
- Abra la Consola de administración de directivas de grupo
Presione Win + R, escribagpmc.mscy presione Entrar. Haga clic con el botón derecho en el dominio o la unidad organizativa donde desea aplicar la directiva y seleccione “Crear un GPO en este dominio y vincularlo aquí”. Asigne al GPO el nombre “Outlook Cached Mode Sync Window”. - Edite el nuevo GPO
Haga clic con el botón derecho en el GPO y seleccione “Editar”. Se abre el Editor de administración de directivas de grupo. - Navegue hasta la directiva del modo Cached Exchange de Outlook
Vaya a Configuración de usuario > Directivas > Plantillas administrativas > Microsoft Outlook 2016 > Configuración de la cuenta > Exchange > Modo Cached Exchange. Si no ve la carpeta Microsoft Outlook 2016, descargue e instale los archivos de plantilla administrativa de Office más recientes desde el Centro de descarga de Microsoft. - Abra la directiva de configuración de sincronización
Haga doble clic en la directiva “Configuración de sincronización del modo Cached Exchange”. Esta directiva controla el número de meses de datos que Outlook sincroniza en el archivo OST. - Habilite la directiva y establezca la ventana de sincronización
Seleccione “Habilitada”. En la lista desplegable “Configuración de sincronización”, elija el número de meses. Para SSD, seleccione “3 meses” o “6 meses”. Haga clic en Aceptar. - Fuerce la actualización de la Directiva de grupo en los equipos cliente
En el equipo de cada usuario, abra un símbolo del sistema como administrador y ejecutegpupdate /force. La directiva se aplica la próxima vez que Outlook se inicie. - Reinicie Outlook
Cierre y vuelva a abrir Outlook. Outlook vuelve a sincronizar el buzón y elimina del archivo OST local los elementos anteriores a la ventana configurada. El archivo OST se reduce durante el siguiente ciclo de sincronización.
Problemas comunes al cambiar la ventana de sincronización
Outlook no aplica la nueva ventana de sincronización
Si la ventana de sincronización no cambia después de aplicar la directiva, verifique que la directiva esté en la ubicación correcta del Registro. Abra el Editor del Registro y navegue a HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode. Busque el DWORD SyncWindowSetting. Si el valor no coincide con los meses elegidos, es posible que la directiva no se haya aplicado. Ejecute gpresult /h report.html para confirmar que el GPO aparece en la lista.
El archivo OST no se reduce de inmediato
Outlook no elimina el archivo OST ni lo vuelve a crear cuando cambia la ventana de sincronización. En su lugar, quita los elementos expirados durante la siguiente sincronización automática. Este proceso puede tardar varias horas en buzones grandes. Para forzar una reconstrucción inmediata, cierre Outlook, elimine el archivo OST y reinicie Outlook. Outlook descarga un nuevo OST solo con la ventana configurada. El nombre del buzón y la dirección de correo electrónico permanecen intactos.
La configuración de directiva aparece atenuada o no disponible
La directiva “Configuración de sincronización del modo Cached Exchange” requiere que primero se habilite la directiva del modo en caché de Outlook. Navegue a la misma carpeta y habilite la directiva “Usar modo Cached Exchange”. Establézcala en “Habilitada” y elija “Modo Cached Exchange”. Luego configure la directiva de configuración de sincronización. Ambas directivas deben estar habilitadas para que la ventana de sincronización surta efecto.
| Elemento | Ventana predeterminada de 12 meses | Ventana optimizada de 3 meses |
|---|---|---|
| Estimación del tamaño del archivo OST (buzón de 10 GB) | 8–10 GB | 3–5 GB |
| Operaciones de escritura diarias | Mayores debido a un índice más grande | Menores, hay menos bloques de datos que actualizar |
| Costo de almacenamiento por usuario (SSD) | Mayor | Menor |
| Disponibilidad del correo sin conexión | 12 meses | 3 meses |
| Uso recomendado en SSD | No recomendado | Recomendado |
La tabla muestra las ventajas y desventajas entre la ventana predeterminada de 12 meses y la ventana recomendada de 3 meses para sistemas basados en SSD. El menor tamaño del archivo OST reduce directamente la amplificación de escritura y libera almacenamiento para otras aplicaciones.
Conclusión
Ahora puede configurar la ventana de sincronización del modo en caché de Outlook mediante Directiva de grupo para reducir el tamaño del archivo OST y limitar las operaciones de escritura en SSD. La directiva clave es “Configuración de sincronización del modo Cached Exchange”, ubicada en Configuración de usuario > Plantillas administrativas > Microsoft Outlook 2016 > Configuración de la cuenta > Exchange > Modo Cached Exchange. Establezca el valor en 3 o 6 meses según los requisitos de acceso sin conexión de su organización.
Después de aplicar la directiva, ejecute gpupdate en cada cliente y reinicie Outlook. Supervise el tamaño del archivo OST en la carpeta %localappdata%\Microsoft\Outlook para confirmar la reducción. Para los usuarios que necesitan correo más antiguo sin conexión, considere habilitar la directiva “Descargar carpetas compartidas” para mantener los datos del buzón compartido separados de la ventana de sincronización del buzón principal.
Para un ajuste avanzado, combine esta directiva con la tarea programada “Eliminación del archivo OST” que se ejecuta después del cambio de la ventana de sincronización para eliminar automáticamente el OST antiguo y desencadenar una descarga nueva. Este enfoque de dos pasos garantiza que todos los usuarios con SSD se beneficien de inmediato de la ventana de sincronización más pequeña.