Cómo alternar los colores de revisores de Word cuando hay más de ocho autores

Cuando colabora en un documento de Word con más de ocho autores, Word deja de asignar colores distintos a los nuevos revisores. El noveno autor y los siguientes comparten el mismo color, lo que hace imposible saber quién hizo cada cambio a simple vista. Esto ocurre porque Word almacena solo ocho colores de marcado únicos en su paleta interna. Este artículo explica cómo reasignar o alternar manualmente los colores de los revisores usando la configuración avanzada de Word para que cada autor conserve una identidad visible.

Por qué Word deja de asignar colores distintos después de ocho autores

La función Control de cambios de Word utiliza una lista interna fija de ocho colores. Estos colores se almacenan en una paleta que Word recorre cíclicamente a medida que los nuevos revisores agregan cambios. El primer revisor recibe el color 1, el segundo recibe el color 2, y así sucesivamente. Cuando un noveno revisor hace un cambio, Word no tiene un noveno color en su paleta. En su lugar, vuelve al principio y asigna de nuevo el color 1. A partir de ese momento, cualquier revisor más allá del octavo comparte un color con un revisor anterior.

Esta limitación existe porque la paleta de colores está codificada de forma fija en el motor de representación de Word y no se puede configurar a través de la interfaz de usuario. Los colores de la paleta son:

1. Rojo oscuro
2. Azul oscuro
3. Verde oscuro
4. Púrpura oscuro
5. Naranja oscuro
6. Verde azulado oscuro
7. Rosa oscuro
8. Amarillo oscuro

Word no permite agregar colores personalizados a esta paleta. La solución alternativa es engañar a Word para que asigne un nuevo color a un revisor cambiando la identidad del revisor o modificando los datos internos del documento.

Método 1: Cambiar el nombre de usuario y las iniciales para cada nuevo revisor

Word asigna un color basándose en la combinación del nombre de usuario y las iniciales almacenadas en las propiedades del documento. Si cambia el nombre de usuario o las iniciales de un revisor que ya tiene un color, Word lo trata como un nuevo autor y le asigna el siguiente color disponible en la paleta.

1. Abra Word y vaya a Archivo > Opciones
   En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en la pestaña General.
2. Localice la sección Personalice su copia de Microsoft Office
   Cambie los campos Nombre de usuario e Iniciales. Por ejemplo, si el revisor se llama Jane Doe, cambie el nombre a Jane Doe (2) y las iniciales a JD2.
3. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios
   Reinicie Word para asegurarse de que se cargue la nueva identidad.
4. Abra el documento y haga un nuevo cambio controlado
   Word asigna un nuevo color a la identidad cambiada. Si el noveno autor ahora aparece con un color único, el método funcionó.

Este método no es permanente. Cada vez que abra el documento con una identidad diferente, el color puede cambiar. Funciona mejor cuando usted controla las cuentas de los revisores y puede asignar nombres únicos antes de comenzar el ciclo de revisión.

Método 2: Guardar el documento como un archivo nuevo para restablecer la cola de colores

Cuando guarda un documento como un archivo nuevo, Word a veces restablece la cola interna de asignación de colores. Esto puede liberar una ranura de color para un revisor que antes compartía un color.

1. Abra el documento que tiene más de ocho revisores
   Asegúrese de que todos los cambios controlados sean visibles para que pueda ver las asignaciones de color.
2. Haga clic en Archivo > Guardar como
   Elija un nuevo nombre de archivo y ubicación. Use el mismo formato de archivo, como .docx.
3. Cierre el documento original y abra la nueva copia
   Word reconstruye la lista de asignación de colores para el nuevo archivo. Los revisores que antes compartían un color ahora pueden recibir un color único.

Este método no siempre funciona. La asignación de colores de Word depende del orden en que se agregaron los cambios, no de la operación de guardado del archivo. Es una prueba rápida pero no una solución confiable.

Método 3: Editar el XML del documento para asignar manualmente un índice de color

Para usuarios avanzados, el método más confiable es editar directamente el XML del documento. Cada cambio controlado almacena un atributo w:color que hace referencia al índice de la paleta. Al cambiar este índice, puede asignar cualquiera de los ocho colores de la paleta a cualquier revisor.

1. Haga una copia de seguridad del documento
   La edición del XML puede corromper el archivo si se hace incorrectamente. Guarde una copia separada antes de continuar.
2. Cambie la extensión del archivo de .docx a .zip
   Haga clic con el botón derecho en el archivo, seleccione Cambiar nombre y reemplace .docx por .zip. Confirme el cambio cuando se le solicite.
3. Extraiga el archivo ZIP
   Abra el archivo ZIP y extraiga todo el contenido a una carpeta.
4. Abra el archivo document.xml
   Vaya a la carpeta word dentro de los archivos extraídos. Abra document.xml en un editor de texto como Notepad o Visual Studio Code.
5. Busque los cambios controlados del revisor
   Busque los atributos w:author que contengan el nombre del revisor. Cada elemento w:rPr dentro de un cambio controlado contiene un atributo w:color w:val="colorIndex" donde colorIndex es un número del 0 al 7.
6. Cambie el valor del índice de color
   Reemplace el número existente por un número diferente del 0 al 7. Por ejemplo, cambie w:val="0" a w:val="4" para asignar naranja oscuro. Guarde el archivo.
7. Vuelva a empaquetar el archivo ZIP
   Seleccione todos los archivos y carpetas extraídos, haga clic con el botón derecho y elija Enviar a > Carpeta comprimida (en zip). Reemplace el archivo ZIP original.
8. Cambie el nombre del ZIP de nuevo a .docx
   Cambie la extensión de .zip a .docx. Abra el documento en Word para ver los nuevos colores.

Este método le da control total sobre el color de cada revisor. Sin embargo, requiere una edición cuidadosa. Si cambia el atributo incorrecto, es posible que el documento no se abra o muestre errores.

Problemas comunes al intentar alternar los colores de los revisores

Word no muestra un nuevo color después de cambiar el nombre de usuario

Word almacena en caché la identidad del revisor para la sesión actual. Cierre y vuelva a abrir Word después de cambiar el nombre de usuario. Si el color aún no cambia, es posible que el revisor tenga cambios existentes que ya tengan un color asignado. Los nuevos cambios usarán el nuevo color, pero los cambios existentes permanecen sin cambios.

La edición del XML hace que el documento se abra en blanco o con errores

Una edición incorrecta del XML puede romper la estructura del documento. Use siempre una copia de seguridad y valide el XML antes de volver a empaquetar. Si el documento se abre con errores, Word puede ofrecer repararlo. La reparación a menudo elimina los cambios controlados dañados, lo que borra por completo las asignaciones de color.

Todos los revisores muestran el mismo color después de guardar como un archivo nuevo

Esto ocurre cuando el documento contiene más de ocho revisores y todos tienen cambios en el mismo párrafo. Word asigna un solo color a todos los cambios de un párrafo cuando se restablece la cola de colores. Use el método de edición del XML para asignar colores individuales en su lugar.

Límites de colores de revisores de Word: paleta integrada vs edición de XML

Elemento	Paleta integrada (predeterminada)	Edición de XML (manual)
Número de colores disponibles	8	8 (misma paleta, pero asignable por cambio)
Facilidad de uso	Automático, no requiere configuración	Requiere extracción de archivos y edición de texto
Admite más de 8 autores	No, los colores se repiten	Sí, cada cambio puede asignarse a cualquiera de los 8 colores independientemente del autor
Riesgo de corrupción del documento	Ninguno	Alto si el XML se edita incorrectamente
Asignación permanente	No, el color cambia cuando el documento se vuelve a abrir con una identidad de usuario diferente	Sí, los colores se almacenan en el XML y persisten

Después de usar uno de estos métodos, ahora puede distinguir los cambios de cada revisor incluso cuando su documento tiene más de ocho autores. El enfoque más confiable para una solución puntual es el método de edición del XML, pero para la colaboración continua, considere limitar la revisión a ocho personas por ronda. Si trabaja con frecuencia con equipos de revisión grandes, explore la función Comparar documentos de Word como una forma alternativa de combinar cambios de varios autores mientras mantiene cada versión separada.