Necesita guiar a los usuarios sobre qué ingresar en una celda específica. Un mensaje de entrada es una pequeña información emergente que aparece cuando se selecciona una celda. Esta función forma parte del conjunto de herramientas de Validación de datos de Excel. Este artículo explica cómo configurar estos mensajes útiles para evitar errores al ingresar datos.
Puntos clave: Agregar mensajes de entrada en Excel
- Datos > Validación de datos > pestaña Mensaje de entrada: Crea una información emergente que aparece cuando un usuario selecciona una celda específica.
- Campos Título y Mensaje de entrada: Controlan el encabezado en negrita y el texto descriptivo que se muestra en la información emergente.
- Botón Borrar todo: Elimina tanto el mensaje de entrada como cualquier regla de validación de datos de las celdas seleccionadas.
¿Qué son los mensajes de entrada de validación de datos?
La validación de datos en Excel controla qué datos se pueden ingresar en una celda. El mensaje de entrada es uno de los componentes de este sistema. Proporciona orientación sin restringir la entrada real. El mensaje aparece como una información emergente amarilla junto a la celda en cuanto un usuario hace clic en ella.
Esta función es independiente de una alerta de error. Una alerta de error solo aparece después de que un usuario intenta ingresar datos no válidos. Un mensaje de entrada aparece antes de que comience cualquier escritura. Es puramente informativo y no bloquea ninguna entrada. Debe seleccionar al menos una celda antes de poder aplicar el mensaje.
Pasos para agregar una información emergente de mensaje de entrada
- Seleccione la celda o el rango de destino
Haga clic en la celda donde desea que aparezca la información emergente. Para aplicarla a varias celdas, haga clic y arrastre para seleccionar un rango. - Abra el cuadro de diálogo Validación de datos
Vaya a la pestaña Datos en la cinta de opciones. En el grupo Herramientas de datos, haga clic en el botón Validación de datos. - Vaya a la pestaña Mensaje de entrada
En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la segunda pestaña etiquetada Mensaje de entrada. - Habilite el mensaje y agregue su texto
Asegúrese de que la casilla ‘Mostrar mensaje de entrada cuando se seleccione la celda’ esté marcada. En el campo Título, escriba un encabezado breve para su información emergente. En el campo Mensaje de entrada, escriba las instrucciones o la descripción completas para el usuario. - Aplique la configuración
Haga clic en el botón Aceptar para guardar y aplicar el mensaje de entrada a la celda o el rango seleccionados.
Probar y editar un mensaje de entrada existente
- Seleccione la celda con el mensaje
Haga clic en la celda donde aplicó la información emergente. El cuadro de mensaje amarillo debería aparecer de inmediato. - Abra Validación de datos para editar
Con la celda aún seleccionada, vuelva a Datos > Validación de datos. La pestaña Mensaje de entrada mostrará su texto actual. - Modifique el texto o la configuración
Cambie el texto en los campos Título o Mensaje de entrada. Para quitar la información emergente, desmarque la casilla ‘Mostrar mensaje de entrada’ y haga clic en Aceptar.
Errores comunes y limitaciones que se deben evitar
El mensaje de entrada no aparece cuando se selecciona la celda
Esto suele ocurrir si la casilla ‘Mostrar mensaje de entrada cuando se seleccione la celda’ se dejó desmarcada por accidente. Vuelva a abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y verifique que la casilla esté marcada en la pestaña Mensaje de entrada. Además, asegúrese de que la protección de la hoja de cálculo no esté habilitada, ya que puede ocultar estos mensajes.
La información emergente aparece para la celda o el rango incorrectos
Esto ocurre si se seleccionaron las celdas incorrectas cuando se aplicó la regla. Borre el mensaje de las celdas incorrectas seleccionándolas, abriendo Validación de datos y haciendo clic en Borrar todo. Luego, vuelva a seleccionar con cuidado el rango de celdas correcto y cree el mensaje de entrada de nuevo.
Confundir los mensajes de entrada con las alertas de error o los comentarios
Los mensajes de entrada son informaciones emergentes temporales. Los comentarios o notas de Excel son marcadores persistentes indicados por un triángulo rojo. Las alertas de error solo se activan después de que se ingresan datos incorrectos. Use los mensajes de entrada para instrucciones de ingreso, los comentarios para notas del revisor y las alertas de error para aplicar reglas.
Mensaje de entrada de validación de datos vs. comentario de celda
| Elemento | Mensaje de entrada (Validación de datos) | Comentario de celda (Nota) |
|---|---|---|
| Propósito principal | Proporcionar instrucciones para el ingreso de datos | Agregar notas de revisión o explicaciones |
| Cuándo aparece | Automáticamente cuando se selecciona la celda | Al pasar el mouse por encima o al abrirlo manualmente |
| Indicador visual | Sin marcador persistente en la celda | Pequeño triángulo rojo en la esquina de la celda |
| Persistencia | Desaparece cuando la celda no está seleccionada | Permanece hasta que se elimine manualmente |
| Ubicación de administración | Cuadro de diálogo Datos > Validación de datos | Menú contextual o pestaña Revisar |
Ahora puede agregar orientación clara directamente en las celdas de su hoja de cálculo. Use los mensajes de entrada para explicar los formatos de fecha esperados o los rangos de valores aceptables. Para tener más control, combínelos con una regla de Validación de datos en la pestaña Configuración para restringir la entrada. Recuerde que presionar F2 para editar una celda también hará que aparezca el mensaje de entrada.