Un índice en Word ayuda a los lectores a localizar rápidamente términos, temas y nombres específicos en un documento extenso. En lugar de desplazarse por decenas de páginas, el lector puede buscar una palabra clave y encontrar el número de página exacto donde aparece. Word genera el índice automáticamente después de que marca cada entrada que desea incluir. Este artículo explica cómo marcar entradas de índice, generar el índice y actualizarlo cuando el documento cambia.
Puntos clave: marcar y generar un índice en Word
- Pestaña Referencias > Marcar entrada: abre el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, donde se define la entrada principal y la subentrada opcional para cada término.
- Alt+Mayús+X: atajo de teclado para abrir el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice sin usar la cinta de opciones.
- Pestaña Referencias > Insertar índice: genera la tabla de índice final en la posición del cursor usando todas las entradas marcadas.
- Clic derecho en un campo de índice > Actualizar campo (o F9): actualiza el índice después de agregar, editar o eliminar entradas.
Qué hace la función de índice y qué necesita antes de comenzar
La función de índice de Word examina el documento en busca de texto marcado especialmente y compila una lista de esos términos con sus números de página. Usted controla exactamente qué palabras aparecen en el índice. Word no adivina ni detecta términos automáticamente. Debe marcar cada entrada manualmente o usar un archivo de concordancia para marcarlas en lote.
Antes de comenzar, asegúrese de que el documento tenga los saltos de página y de sección definitivos. Agregar o quitar contenido después de generar el índice desplazará los números de página. Deberá actualizar el índice para que coincida con el nuevo diseño de página. No se requieren herramientas externas ni complementos. La función está integrada en Word para Windows y Word para Mac.
Comprender las entradas principales y las subentradas
Una entrada principal es el término primario que busca el lector, como “Formato”. Una subentrada es un término más específico agrupado bajo la entrada principal, como “Párrafo” bajo “Formato”. Word sangra las subentradas debajo de la entrada principal en el índice generado. También puede crear una entrada de referencia cruzada que remita a otro término, por ejemplo “Véase Formato”.
Requisito previo: finalice la estructura del documento
Termine de escribir y editar el documento antes de marcar las entradas de índice. Si más adelante mueve bloques grandes de texto, los números de página del índice serán incorrectos. Use los estilos de título de Word (Título 1, Título 2, etc.) para organizar el contenido. El índice no depende de los títulos, pero un documento bien estructurado hace que el marcado de entradas sea más predecible.
Pasos para marcar entradas de índice y generar el índice
- Seleccione el término que desea indexar
Resalte la palabra o frase en el documento. Por ejemplo, seleccione “marca de agua” si desea que los lectores encuentren todas las páginas que mencionan marcas de agua. - Abra el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice
Vaya a la pestaña Referencias y haga clic en Marcar entrada en el grupo Índice. Como alternativa, presione Alt+Mayús+X. El cuadro de diálogo se abre con el texto seleccionado ya completado en el campo Entrada principal. - Configure las opciones de la entrada
En el cuadro de diálogo, puede editar el texto de la entrada principal. Para agregar una subentrada, escríbala en el campo Subentrada. Para crear una referencia cruzada, seleccione Referencia cruzada y escriba el término de destino. Deje seleccionada la opción Página actual para mostrar el número de página. Haga clic en Marcar para marcar solo esta aparición. Haga clic en Marcar todo para marcar todas las apariciones de ese texto exacto en el documento. - Cierre el cuadro de diálogo y continúe marcando
Después de marcar, el cuadro de diálogo permanece abierto para que pueda seleccionar el siguiente término en el documento y repetir el proceso. Word inserta un código de campo XE (entrada de índice) oculto junto a cada término marcado. Estos campos no se imprimen ni aparecen en el documento final a menos que muestre las marcas de formato. - Coloque el cursor donde desea el índice
Vaya al final del documento o a una página dedicada al índice. Inserte un salto de página si es necesario. Vaya a la pestaña Referencias y haga clic en Insertar índice en el grupo Índice. - Elija las opciones de formato del índice
En el cuadro de diálogo Índice, seleccione el número de columnas (normalmente 2), el estilo de línea de puntos y el formato (Desde plantilla, Clásico, Elegante, Moderno, etc.). Marque la casilla Alinear números de página a la derecha si desea que los números de página se alineen con el margen derecho. Haga clic en Aceptar. Word genera la tabla de índice en la posición del cursor.
Usar un archivo de concordancia para el marcado en lote
Si el documento contiene muchos términos repetidos, cree un documento de Word aparte que enumere cada término en una tabla de dos columnas. La primera columna contiene la palabra que se va a marcar. La segunda columna contiene el texto de la entrada de índice. Guarde el archivo. Luego, en el documento principal, vaya a Referencias > Insertar índice > Automarcar. Seleccione el archivo de concordancia. Word marca automáticamente todas las apariciones de cada término de la tabla. Este método ahorra tiempo en documentos extensos.
Errores comunes y limitaciones al trabajar con índices
Los números de página del índice no coinciden con las páginas reales
Esto ocurre cuando agrega o quita contenido después de generar el índice. Para solucionarlo, haga clic derecho en cualquier parte dentro de la tabla de índice y seleccione Actualizar campo. O haga clic en el índice y presione F9. Word recalcula todos los números de página según el diseño actual del documento.
Marcar todo crea entradas duplicadas por pequeñas variaciones
Si el mismo término aparece con distintas mayúsculas o puntuación, Marcar todo trata cada variación como una entrada separada. Por ejemplo, “Word” y “word” generan dos entradas de índice. Para evitarlo, seleccione todas las apariciones manualmente o use un archivo de concordancia con el texto exacto tal como aparece.
Las entradas de índice desaparecen después de guardar y volver a abrir
Los campos XE ocultos permanecen en el documento aunque no los vea. Si falta la tabla de índice, es posible que la haya eliminado accidentalmente. Vuelva a insertar el índice siguiendo los pasos 5 y 6 anteriores. Los campos XE siguen presentes, por lo que el índice se regenerará correctamente.
Las subentradas no aparecen sangradas en el índice generado
Esto ocurre cuando escribe la subentrada en el campo Entrada principal en lugar del campo Subentrada. Abra el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice para esa aparición y mueva el texto al campo correcto. Luego actualice el índice con F9.
| Elemento | Marcar entrada (manual) | Automarcar (archivo de concordancia) |
|---|---|---|
| Tiempo de configuración | Lento para muchas entradas; rápido para pocas | Rápido para muchas entradas una vez creado el archivo |
| Control sobre las subentradas | Control total por aparición | Limitado a lo que hay en la tabla de concordancia |
| Riesgo de duplicados | Bajo si marca manualmente | Mayor si los términos tienen varias formas |
| Ideal para | Documentos cortos con 10-50 términos de índice | Documentos extensos con cientos de términos repetidos |
Después de generar el índice, presione Ctrl+A y luego F9 para actualizar todos los campos del documento, incluido el índice. Esto garantiza que los números de página sean precisos antes de imprimir o compartir. Para lograr un aspecto profesional, aplique los estilos de párrafo integrados Índice 1 e Índice 2 para ajustar el tamaño de fuente, la sangría y el espaciado de las entradas del índice.