Cuando edita un documento de Word guardado en OneDrive, Word guarda automáticamente versiones de su trabajo. De forma predeterminada, OneDrive conserva el historial de versiones durante 90 días. Después de ese período, las versiones anteriores se eliminan y no se pueden recuperar a través de la interfaz estándar Archivo > Información > Historial de versiones. Este artículo explica cómo ampliar el período de retención de versiones para sus bibliotecas de documentos de OneDrive para la Empresa o SharePoint para que pueda acceder a versiones de Word anteriores a 90 días. Aprenderá los pasos para cambiar la política de retención y qué limitaciones se aplican a las cuentas personales de OneDrive.
Puntos clave: Ampliar el historial de versiones de Word más allá de los 90 días
- Centro de administración de OneDrive para la Empresa o SharePoint > Configuración > Configuración de versiones: Cambie el período de retención de 90 días a un valor personalizado de hasta 99.999 días o elija “No eliminar versiones nunca”.
- Archivo > Información > Historial de versiones: Esta interfaz solo muestra las versiones dentro de la ventana de retención actual; las versiones anteriores no se muestran pero aún existen si la política se amplió antes de que se crearan.
- Comando PowerShell Set-PnPListVersionPolicy: Permite a los administradores establecer la retención de versiones en bibliotecas de documentos de SharePoint mediante programación cuando la interfaz web no ofrece la duración necesaria.
Cómo funciona el historial de versiones de OneDrive para documentos de Word
Los documentos de Word guardados en OneDrive o SharePoint Online generan automáticamente una nueva versión cada vez que guarda. Word para Microsoft 365 guarda automáticamente cada pocos segundos de forma predeterminada, lo que significa que una sola sesión de edición puede producir docenas de versiones. OneDrive conserva estas versiones durante 90 días a partir de la fecha en que se creó cada versión. Después de 90 días, la versión se elimina permanentemente del servidor y no se puede recuperar.
El valor predeterminado de 90 días se aplica a todas las cuentas personales de OneDrive y a todas las bibliotecas de documentos de OneDrive para la Empresa y SharePoint, a menos que un administrador cambie la política de retención. La configuración que controla la retención de versiones se encuentra en la configuración de versiones a nivel de inquilino o de sitio, no dentro de Word. Esto significa que acceder a versiones anteriores requiere cambiar una política del lado del servidor en lugar de una opción de Word.
Quién puede cambiar la política de retención de versiones
Solo un administrador de SharePoint Online o un administrador de colección de sitios puede modificar la retención de versiones de una biblioteca de documentos. Para OneDrive para la Empresa, el usuario propietario de OneDrive puede cambiar la configuración de retención de su propia biblioteca si tiene los permisos adecuados. Para las cuentas personales de OneDrive (onedrive.live.com), no hay opción para ampliar la retención de versiones más allá de 90 días. Los pasos a continuación se aplican solo a OneDrive para la Empresa y SharePoint Online.
Pasos para cambiar la retención de versiones en una biblioteca de documentos de OneDrive para la Empresa
Estos pasos suponen que tiene acceso de propietario o administrador al sitio de OneDrive para la Empresa o al sitio de SharePoint donde se almacena el documento de Word.
- Abra la configuración de la biblioteca de documentos
Navegue al sitio de OneDrive para la Empresa o SharePoint en su navegador. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione “Configuración de la biblioteca”. Si no ve “Configuración de la biblioteca”, haga clic primero en “Contenido del sitio”, busque la biblioteca de documentos, pase el cursor sobre ella, haga clic en los tres puntos (puntos suspensivos) y elija “Configuración”. - Localice la página Configuración de versiones
En la página Configuración, en la sección “Configuración general”, haga clic en “Configuración de versiones”. - Cambie el valor de retención de versiones
En la página Configuración de versiones, busque la sección etiquetada “¿Requerir aprobación de contenido para elementos enviados?” — déjela como “No” a menos que necesite flujos de trabajo de aprobación. Desplácese hacia abajo hasta “Historial de versiones de documentos”. En “Mantener el siguiente número de versiones principales”, introduzca un número que refleje cuántas versiones desea conservar. En “Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales”, introduzca un valor para las versiones secundarias si las utiliza. Debajo de estas, verá “Mantener versiones durante el siguiente número de días:” Cambie el valor predeterminado de 90 por un valor mayor, como 365 para un año o 730 para dos años. El valor máximo permitido es 99.999 días. Como alternativa, seleccione “No eliminar versiones nunca” para conservar todas las versiones indefinidamente. Haga clic en “Aceptar” para guardar. - Verifique el cambio
Vuelva a la biblioteca de documentos y abra un documento de Word. Vaya a Archivo > Información > Historial de versiones. Las versiones anteriores al límite anterior de 90 días no aparecerán de forma retroactiva a menos que se hayan creado después de aplicar la nueva política. Solo las versiones creadas desde el momento en que la política entra en vigor en adelante se conservarán durante la nueva duración.
Uso de PowerShell para establecer la retención de versiones en bibliotecas de documentos de SharePoint
Para los administradores que gestionan varios sitios, el Shell de administración de SharePoint Online con el módulo PnP PowerShell permite establecer la retención de versiones mediante programación. Este método es útil cuando la interfaz web no expone la duración de retención exacta que necesita o cuando necesita aplicar la configuración a cientos de bibliotecas.
- Instale el módulo PnP PowerShell
Abra PowerShell como administrador y ejecute:Install-Module PnP.PowerShell -Scope CurrentUser. Si se le solicita, confirme la instalación. - Conéctese a su inquilino de SharePoint
Ejecute:Connect-PnPOnline -Url https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite -Interactive. Reemplace la URL con la dirección real de su sitio. Inicie sesión con una cuenta de administrador. - Establezca la política de retención de versiones
Ejecute:Set-PnPListVersionPolicy -List "Documents" -EnableVersionExpiration $true -ExpireVersionsAfterDays 730. Este ejemplo establece la retención en 730 días. Reemplace “Documents” con el nombre de su biblioteca de documentos. Establezca$falsepara deshabilitar la expiración y conservar todas las versiones para siempre. - Confirme la política
Ejecute:Get-PnPListVersionPolicy -List "Documents"para verificar que se aplica el valor de retención.
Si el historial de versiones de Word sigue sin mostrar versiones antiguas
Las versiones creadas antes del cambio de política aún se eliminan
Cambiar la política de retención no restaura las versiones que ya se eliminaron. Si una versión se creó hace 100 días y la política predeterminada de 90 días estaba vigente en ese momento, esa versión se eliminó el día 91 independientemente de cuándo cambie la política. La nueva duración de retención se aplica solo a las versiones creadas después del cambio de política. Para conservar versiones del pasado, debe cambiar la política antes de que expire la ventana de 90 días.
Las cuentas personales de OneDrive no pueden ampliar el historial de versiones
Si utiliza una cuenta personal de OneDrive (onedrive.live.com) con una suscripción gratuita o Microsoft 365 Personal, no puede cambiar el período de retención de versiones. El límite de 90 días lo impone Microsoft y no se puede ajustar a través de ninguna configuración de usuario. La única forma de conservar una versión específica más allá de los 90 días es descargar manualmente una copia o usar Archivo > Guardar como para crear un archivo separado antes de que expire la versión.
El historial de versiones muestra menos versiones de las esperadas
Incluso con un período de retención ampliado, OneDrive limita el número total de versiones almacenadas por archivo. El máximo es de 500 versiones principales. Si su documento genera más de 500 versiones dentro del período de retención, las versiones más antiguas se eliminan para mantenerse por debajo del límite de 500 versiones. Para reducir el número de versiones, aumente el intervalo de guardado automático en Opciones de Word > Guardar > Guardar información de Autorrecuperación cada N minutos, o guarde manualmente con menos frecuencia durante sesiones de edición intensas.
OneDrive para la Empresa vs SharePoint: Capacidades de retención de versiones
| Elemento | OneDrive para la Empresa | SharePoint Online |
|---|---|---|
| Período de retención predeterminado | 90 días | 90 días |
| Retención máxima a través de la interfaz web | 99.999 días o no eliminar nunca | 99.999 días o no eliminar nunca |
| Aplicación retroactiva | No — solo nuevas versiones después del cambio | No — solo nuevas versiones después del cambio |
| Máximo de versiones por archivo | 500 versiones principales | 500 versiones principales |
| El usuario puede cambiar la retención | Sí, si es propietario del sitio | Solo administrador de colección de sitios |
| Opción de OneDrive personal | No disponible | No aplicable |
La tabla muestra que tanto OneDrive para la Empresa como SharePoint Online ofrecen capacidades de retención de versiones idénticas. La diferencia clave es quién puede cambiar la configuración: el propietario de OneDrive para OneDrive para la Empresa frente a un administrador de colección de sitios para SharePoint. Las cuentas personales de OneDrive no pueden ampliar la retención en absoluto.
Ahora puede acceder al historial de versiones de Word más allá de los 90 días predeterminados cambiando la política de retención en la configuración de su biblioteca de documentos de OneDrive para la Empresa o SharePoint. Si administra una organización, use el método de PowerShell para aplicar la política en varios sitios a la vez. Para los usuarios de OneDrive personal, la única solución alternativa es guardar manualmente las versiones críticas como archivos separados antes de que se cierre la ventana de 90 días. Como sugerencia avanzada, combine la política de retención ampliada con el límite de 500 versiones estableciendo una duración de retención razonable, como 365 días, y aumentando el intervalo de guardado automático a 10 minutos para evitar alcanzar el límite de versiones durante una edición intensa.