Você precisa enviar informações confidenciais, como dados financeiros ou detalhes pessoais, por e-mail. A Criptografia de Mensagens do Microsoft 365 protege o conteúdo da sua mensagem contra leitura por destinatários não autorizados. Este artigo fornece as etapas para criptografar um único e-mail diretamente do Outlook na web ou desktop.
Principais Conclusões: Enviar E-mail Criptografado no Outlook
- Botão Criptografar no Outlook na web: Aplica o modelo de criptografia padrão a uma nova mensagem com um clique.
- Opções > Criptografar no Outlook desktop: Acesse as configurações de criptografia na faixa de opções da mensagem para escolher um modelo de proteção.
- Permissão Não Encaminhar: Impede que os destinatários encaminhem, copiem ou imprimam o conteúdo do e-mail criptografado.
Entendendo a Criptografia de Mensagens do Microsoft 365
A Criptografia de Mensagens do Microsoft 365 é um serviço incluído em determinadas assinaturas do Microsoft 365. Ele usa o Azure Rights Management para proteger o conteúdo do e-mail. A criptografia funciona independentemente de o destinatário usar Outlook, Gmail, Yahoo ou outro serviço de e-mail.
Ao enviar uma mensagem criptografada, o destinatário recebe uma notificação. Ele pode visualizar a mensagem em um portal web seguro fazendo login com uma conta Microsoft, um código de uso único ou sua conta corporativa. O administrador da sua organização deve habilitar esse recurso e pode configurar políticas padrão.
Pré-requisitos para Enviar E-mail Criptografado
Você precisa de um plano do Microsoft 365 que inclua o Azure Rights Management, como Office 365 E3, E5 ou Microsoft 365 Business Premium. Seu administrador de TI deve ter ativado o serviço. Você deve estar conectado ao Outlook com sua conta corporativa ou de estudante. Contas pessoais da Microsoft, como Outlook.com, não podem enviar e-mails criptografados usando este serviço empresarial.
Etapas para Criptografar um E-mail no Outlook na Web
O aplicativo web do Outlook oferece uma interface simples para aplicar criptografia. O botão Criptografar aplica a política de proteção padrão da sua organização.
- Compor um novo e-mail
Abra o Outlook na web no seu navegador. Clique em Nova mensagem para começar a compor seu e-mail. - Clique no botão Criptografar
Na barra de ferramentas de composição da mensagem, localize e clique no ícone de cadeado chamado Criptografar. Esse botão geralmente fica ao lado do botão Enviar. - Verifique o aviso de criptografia
Uma mensagem aparece abaixo dos campos de destinatário informando “Esta mensagem está criptografada.” Isso confirma que a proteção está ativa. - Envie o e-mail
Finalize o assunto e o corpo da mensagem. Clique no botão Enviar para entregar o e-mail criptografado.
Etapas para Criptografar um E-mail no Outlook Desktop para Windows
O aplicativo desktop do Outlook oferece controle mais granular sobre as opções de criptografia por meio da guia Opções na faixa de opções.
- Crie um novo e-mail
Abra o Outlook e clique em Novo E-mail para abrir uma janela de mensagem. - Vá para a guia Opções
Na janela da nova mensagem, clique na guia Opções na faixa de opções na parte superior. - Clique no botão Criptografar
No grupo Permissão, clique no botão Criptografar. Um menu suspenso mostrará os modelos de proteção disponíveis. - Selecione uma opção de criptografia
Escolha uma opção como Criptografar-Somente ou Não Encaminhar. Criptografar-Somente protege o conteúdo, mas permite encaminhamento. Não Encaminhar adiciona restrições. - Complete e envie a mensagem
Adicione seus destinatários, assunto e corpo da mensagem. Clique em Enviar para despachar o e-mail criptografado.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Botão Criptografar Ausente ou Esmaecido
Se a opção Criptografar não estiver disponível, sua assinatura do Microsoft 365 pode não incluir o serviço. Entre em contato com seu departamento de TI para verificar o licenciamento. Outra causa é usar uma conta pessoal da Microsoft em vez de uma conta corporativa ou de estudante. Certifique-se de estar conectado à conta correta no Outlook.
Destinatário Não Consegue Abrir a Mensagem Criptografada
Os destinatários podem não ver um botão “Exibir Mensagem” se o cliente de e-mail bloquear imagens externas. Instrua-os a verificar a pasta de spam ou habilitar imagens no e-mail. Se forem solicitados um código de acesso mas não o receberem, peça que verifiquem a pasta de lixo eletrônico em busca da mensagem de criptografia da Microsoft.
Criptografia Não se Aplica a Anexos em Mensagens Encaminhadas
Se você encaminhar um e-mail criptografado, a criptografia original não se aplica automaticamente a novos anexos que você adicionar. Você deve aplicar a criptografia novamente na nova mensagem encaminhada. Sempre use o botão Criptografar na nova mensagem que está enviando.
Opções de Criptografia na Criptografia de Mensagens do Microsoft 365
| Item | Criptografar-Somente | Não Encaminhar |
|---|---|---|
| Uso Principal | Proteger o conteúdo da mensagem em trânsito e em repouso | Restringir o que os destinatários podem fazer com o conteúdo |
| Ações do Destinatário | Pode encaminhar, copiar e imprimir a mensagem | Não pode encaminhar, copiar, imprimir ou capturar tela |
| Melhor Para | Enviar dados confidenciais para parceiros de confiança | Enviar dados altamente sensíveis, como termos de contrato |
| Experiência do Usuário | Destinatários visualizam a mensagem com restrições mínimas | Destinatários veem um portal de visualização mais restrito |
Agora você pode enviar e-mails seguros usando a criptografia do Outlook. Para um controle de política mais amplo, peça ao seu administrador para configurar regras automáticas de criptografia no centro de administração do Microsoft 365. Uma dica avançada útil é criar um Passo Rápido no Outlook desktop para aplicar criptografia a mensagens com um único atalho de teclado.