Você precisa automatizar a classificação, o arquivamento ou as notificações de e-mail no Outlook. O Assistente de Regras oferece dois locais de processamento distintos: lado do cliente e lado do servidor. Cada tipo tem capacidades e limitações exclusivas que afetam quando e como suas regras são executadas. Este artigo explica as principais diferenças e fornece etapas para criar cada tipo de regra.
Principais conclusões: Regras do lado do cliente vs. lado do servidor
- Assistente de Regras > Caixa de seleção Servidor: Uma caixa marcada cria uma regra do lado do servidor que é executada no servidor de e-mail, mesmo quando o Outlook está fechado.
- Assistente de Regras > Ações somente do cliente: Regras que contêm ações como “exibir uma mensagem específica” ou “imprimir” são forçadas a serem executadas apenas no seu computador.
- Arquivo > Configurações de Conta > Nome da Conta > Alterar > Mais Configurações > Avançado: Veja o status do Modo de Cache do Exchange, que é necessário para que muitas regras do lado do cliente funcionem corretamente.
Entendendo os tipos de regras e seus mecanismos principais
As regras no Outlook são ações automatizadas aplicadas a mensagens recebidas ou enviadas com base em condições definidas por você. A diferença crítica está em onde a lógica de processamento da regra é executada. Uma regra do lado do servidor é executada no Microsoft Exchange Server da sua organização. Isso significa que o próprio servidor de e-mail avalia as mensagens recebidas e realiza ações como mover ou sinalizar e-mails antes que eles cheguem à sua caixa de entrada. Seu cliente Outlook não precisa estar em execução para que essas regras funcionem.
Uma regra do lado do cliente é executada exclusivamente dentro do aplicativo Outlook no seu PC Windows ou Mac. O Outlook deve estar aberto e conectado à sua conta de e-mail para que essas regras processem mensagens. Esse tipo é necessário para ações que interagem com seu sistema local, como reproduzir um som, exibir um alerta na área de trabalho ou mover uma mensagem para um arquivo de pasta pessoal armazenado no seu computador. O Assistente de Regras determina automaticamente o tipo de regra com base nas condições e ações selecionadas.
Pré-requisitos para criar regras
Você precisa de uma conta de e-mail ativa adicionada ao Outlook. Para regras do lado do servidor, você deve usar uma conta de trabalho ou escola do Microsoft Exchange ou Microsoft 365. Contas POP3 e IMAP suportam apenas regras do lado do cliente. Seu aplicativo Outlook deve estar atualizado para a versão mais recente disponível através da sua assinatura do Microsoft 365 ou do Windows Update. Certifique-se de ter permissão para criar regras se sua organização tiver definido políticas administrativas.
Etapas para criar e identificar tipos de regras
O processo para criar ambos os tipos de regra começa na mesma caixa de diálogo. O Assistente de Regras irá guiá-lo e indicar se sua regra será apenas do cliente ou poderá ser executada no servidor.
- Abra o Assistente de Regras
No Outlook, vá para a guia Página Inicial na faixa de opções. No grupo Mover, clique em Regras e selecione Gerenciar Regras e Alertas. Isso abre a caixa de diálogo Regras e Alertas. - Inicie uma nova regra
Clique no botão Nova Regra. O assistente apresenta modelos como “Mover mensagens de alguém para uma pasta” ou você pode começar de uma regra em branco. Selecione um modelo ou escolha “Aplicar regra nas mensagens que recebo” e clique em Avançar. - Defina condições e ações
Na caixa Etapa 1, marque as condições para sua regra, como “de pessoas ou grupo público”. Na caixa Etapa 2, clique no valor sublinhado para especificar detalhes, como um endereço de e-mail. Clique em Avançar. Agora escolha suas ações na caixa Etapa 1, como “mover para a pasta especificada”. Clique no link sublinhado “especificada” para escolher uma pasta. Clique em Avançar. - Identifique o tipo de regra
Após definir as ações, uma caixa de descrição crucial aparece na parte inferior. Se sua regra puder ser executada no servidor, você verá uma observação informando “Esta regra é uma regra somente do cliente” ou nenhuma observação. Se a observação disser “somente do cliente”, significa que uma das ações escolhidas a força a ser executada localmente. Clique em Avançar para adicionar exceções e depois em Concluir para criar a regra. - Verifique a capacidade do lado do servidor
De volta à caixa de diálogo Regras e Alertas, sua nova regra está listada. Observe a coluna Tipo de Regra. Ela exibirá “Somente do cliente” para regras locais. Para regras do lado do servidor, pode estar em branco ou mostrar o nome do seu servidor. Você também pode selecionar a regra e clicar em Alterar Regra > Editar Configurações da Regra. Na tela final antes de concluir, o assistente informa explicitamente se a regra será somente do cliente.
Erros comuns e limitações das regras
A regra não é executada quando o Outlook está fechado
Isso acontece quando você cria uma regra do lado do cliente, mas espera um comportamento do lado do servidor. Verifique o tipo de regra na caixa de diálogo Regras e Alertas. Se for somente do cliente, você deve modificar suas ações. Substitua quaisquer ações somente do cliente, como “exibir um Alerta na Área de Trabalho” ou “imprimir”, por ações compatíveis com o servidor, como “mover para pasta” ou “marcar como lido”. A regra será então executada no servidor.
Não é possível selecionar um arquivo de Pastas Pessoais para uma regra de servidor
As regras do lado do servidor só podem mover mensagens para pastas dentro da sua caixa de correio principal do Exchange, como subpastas da Caixa de Entrada. Elas não podem direcionar pastas em um arquivo de Dados do Outlook separado armazenado no seu computador. Para automatizar o arquivamento em um arquivo PST local, você deve usar uma regra do lado do cliente. Esteja ciente de que essa regra só será executada quando o Outlook estiver ativo no seu dispositivo.
Regras estão esmaecidas ou ausentes
Se o menu Regras não estiver disponível, seu tipo de conta pode não suportar regras. Verifique se você está usando uma conta compatível, como Exchange ou Microsoft 365. Para contas IMAP, apenas regras básicas do lado do cliente estão disponíveis. Além disso, verifique se o administrador da sua organização desabilitou a criação de regras por meio de política de grupo. No Modo de Cache do Exchange, certifique-se de que o cache da sua caixa de correio local não esteja corrompido usando a função Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > selecione a conta > Alterar > Mais Configurações > Avançado > Configurações do Arquivo de Dados do Outlook > Compactar Agora.
Regras do lado do cliente vs. lado do servidor: principais diferenças
| Item | Regras do Lado do Cliente | Regras do Lado do Servidor |
|---|---|---|
| Local de processamento | Aplicativo Outlook no seu computador | Servidor de e-mail Microsoft Exchange |
| Outlook precisa estar aberto | Sim | Não |
| Tipos de conta disponíveis | Todos (Exchange, Microsoft 365, POP3, IMAP) | Apenas Exchange e Microsoft 365 |
| Exemplos de ações | Reproduzir som, exibir alerta na área de trabalho, imprimir, mover para arquivo PST | Mover para pasta do servidor, excluir, sinalizar, encaminhar para destinatário |
| Velocidade de processamento | Depende do desempenho do seu computador | Instantânea, assim que o e-mail chega ao servidor |
| Acesso de outros dispositivos | Regras e efeitos não aplicados no celular ou web | Regras e efeitos aplicados em todos os dispositivos |
Agora você pode criar e gerenciar regras do lado do cliente e do servidor no Outlook. Use regras do lado do servidor para automação confiável e sempre ativa da classificação principal de e-mails. Experimente combinar uma regra do lado do servidor para mover mensagens para uma pasta com uma regra do lado do cliente nessa pasta para reproduzir um alerta personalizado. Para controle avançado, use a ação Executar um Script em uma regra do lado do cliente para executar código Visual Basic personalizado, mas observe que isso requer ativar configurações de desenvolvedor e apresenta considerações de segurança.