Você precisa compartilhar um arquivo Excel com um colega ou cliente. Enviar por e-mail cria várias versões e pode lotar as caixas de entrada. Compartilhar um link do OneDrive mantém todos trabalhando no mesmo arquivo. Este artigo explica como gerar um link compartilhável e controlar o que os destinatários podem fazer com sua planilha.
Principais conclusões: Compartilhar arquivos Excel do OneDrive
- Botão Compartilhar na faixa de opções do Excel: Abre o painel de compartilhamento do OneDrive diretamente da sua planilha aberta.
- Pessoas na sua organização com o link: Uma configuração de permissão que permite que qualquer pessoa dentro da sua empresa acesse o arquivo se tiver o link.
- Recurso Copiar Link: Cria instantaneamente um link de compartilhamento com suas configurações de permissão padrão sem abrir uma caixa de diálogo.
Como o compartilhamento de links do OneDrive funciona para arquivos Excel
Quando seu arquivo Excel é salvo no OneDrive ou SharePoint, você não está enviando o arquivo em si. Em vez disso, você gera um endereço web que aponta para o arquivo armazenado online. Qualquer pessoa com o link e as permissões corretas pode abrir o arquivo no Excel para a web ou no aplicativo de desktop. O principal benefício é a coautoria em tempo real, onde várias pessoas podem editar a planilha simultaneamente. Você deve salvar seu arquivo no OneDrive primeiro. Se estiver trabalhando em um arquivo do seu PC local, use Arquivo > Salvar como e escolha sua pasta do OneDrive.
Entendendo os níveis de permissão
O OneDrive oferece vários níveis de permissão para links compartilhados. Pode visualizar permite que os destinatários vejam o arquivo, mas não o editem. Pode editar permite que os destinatários façam alterações, adicionem comentários e potencialmente excluam conteúdo. A opção Pessoas específicas exige que os destinatários façam login com um endereço de e-mail aprovado, oferecendo o maior controle. A configuração Qualquer pessoa com o link cria um link que funciona sem nenhum login, útil para compartilhamento público, mas menos seguro.
Passos para criar um link compartilhável a partir do Excel
O método mais fácil é começar de dentro do aplicativo Excel enquanto seu arquivo está aberto. Certifique-se de que seu arquivo está salvo no OneDrive, indicado pelo seu nome de usuário e pelo Salvamento Automático ativado no canto superior esquerdo da janela.
- Clique no botão Compartilhar
No canto superior direito da janela do Excel, clique no botão verde Compartilhar. Isso abre o painel Enviar Link no lado direito da tela. - Defina as permissões do link
Clique no menu suspenso que geralmente diz “Pessoas na sua organização com o link podem editar.” Escolha entre: Qualquer pessoa com o link, Pessoas na sua organização ou Pessoas específicas. Em seguida, selecione Pode editar ou Pode visualizar no menu suspenso adjacente. - Aplique as configurações e copie o link
Clique em Aplicar. Um link será gerado na seção “Copiar Link”. Clique no botão Copiar à direita do link. O link agora está na sua área de transferência, pronto para ser colado em um e-mail, chat ou documento.
Criando um link a partir do site do OneDrive
Você também pode compartilhar um arquivo sem abrir o Excel. Navegue até onedrive.live.com no seu navegador e faça login. Encontre seu arquivo Excel na lista de arquivos. Passe o mouse sobre o arquivo e clique na marca de seleção circular para selecioná-lo. Uma barra de ferramentas aparecerá no topo da página. Clique na opção Compartilhar nesta barra de ferramentas. Configure as permissões usando os mesmos menus suspensos e clique em Copiar Link. Você pode então colar este link em qualquer lugar.
Erros comuns e limitações a evitar
Destinatários veem “Acesso Negado” ou um prompt de login
Isso geralmente acontece quando o link foi criado com a permissão Pessoas específicas, mas o e-mail do destinatário não foi adicionado. Volte ao painel Compartilhar, clique nos três pontos ao lado do link e selecione Gerenciar acesso. Adicione o endereço de e-mail do destinatário e certifique-se de que a permissão está definida como Pode editar ou Pode visualizar. Verifique também se o arquivo está dentro de uma pasta privada no seu OneDrive que tenha acesso restrito.
Pessoas não conseguem editar o arquivo simultaneamente
Se os destinatários estão abrindo o arquivo no modo somente leitura, verifique se a permissão do link está definida como Pode editar, não Pode visualizar. Além disso, certifique-se de que eles estão clicando no botão Abrir no navegador ou Abrir no aplicativo a partir do link, e não baixando uma cópia separada. O aplicativo de desktop do Excel deve estar conectado com uma conta Microsoft que tenha permissões de edição para que a coautoria em tempo real funcione.
Arquivo muito grande para compartilhar
O OneDrive tem um limite de tamanho de arquivo para compartilhamento e sincronização. Para contas pessoais, o limite é de 100 GB por arquivo. Para contas corporativas ou educacionais do Microsoft 365, o limite é de 250 GB. Se seu arquivo Excel estiver próximo ou exceder esse tamanho, considere dividir os dados em várias pastas de trabalho ou usar o Power Query para se conectar à fonte de dados em vez de incorporar tudo.
Níveis de permissão de link comparados
| Item | Qualquer pessoa com o link | Pessoas na sua organização | Pessoas específicas |
|---|---|---|---|
| Melhor para | Dados públicos e não sensíveis | Colaboração interna da equipe | Compartilhamento com clientes ou parceiros externos |
| Login necessário | Não | Sim, com conta da empresa | Sim, com e-mail especificado |
| Pode encaminhar o link | Sim, qualquer pessoa pode compartilhá-lo | Sim, qualquer pessoa dentro da organização pode compartilhá-lo | Apenas os destinatários adicionados podem usá-lo |
| Nível de segurança | Mais baixo | Médio | Mais alto |
Agora você pode compartilhar qualquer arquivo Excel do OneDrive com um link controlado. Use o botão Compartilhar no Excel para o método mais rápido. Para mais controle sobre o compartilhamento, explore o menu Gerenciar acesso para ver quem tem o link e remover o acesso. Uma dica avançada é definir uma data de expiração para links sensíveis através do site do OneDrive, em Configurações do link.