Você tem um banco de dados do Notion com várias visualizações, como tabela, calendário e quadro. Deseja compartilhar apenas uma dessas visualizações com um colega ou cliente, sem dar acesso ao banco de dados inteiro. O Notion permite compartilhar uma visualização específica criando uma visualização bloqueada ou usando um link compartilhável com permissão apenas de visualização. Este artigo explica como compartilhar uma única visualização de banco de dados, a diferença entre compartilhar uma visualização e compartilhar o banco de dados, e como impedir que os destinatários alternem para outras visualizações.
Principais Conclusões: Compartilhar uma Visualização sem Expor o Banco de Dados Completo
- Botão Compartilhar > Copiar link > Bloquear visualização: Cria um link compartilhável que abre uma visualização específica e impede que o visualizador alterne para outras visualizações.
- Permissões do banco de dados > Pode visualizar: Define o nível de permissão do link compartilhado para que os visualizadores não possam editar o banco de dados nem suas visualizações.
- Alternância Bloquear visualização no menu Compartilhar: Garante que o destinatário veja apenas a visualização escolhida e não tenha acesso a outras visualizações do banco de dados.
Entendendo as Visualizações do Banco de Dados e as Limitações de Compartilhamento
Um banco de dados do Notion pode conter várias visualizações, cada uma mostrando uma organização diferente dos mesmos dados. Por exemplo, um rastreador de projetos pode ter uma visualização em Tabela para detalhes, uma visualização em Quadro para acompanhamento estilo Kanban e uma visualização em Calendário para prazos. Ao compartilhar um banco de dados usando o botão Compartilhar padrão, os destinatários veem a última visualização em que você estava antes de compartilhar. Eles também podem alternar para qualquer outra visualização do banco de dados se as permissões do link permitirem edição. Isso anula o propósito se você deseja limitar o acesso a uma única visualização.
A causa raiz desse comportamento é que o Notion trata as visualizações como filtros aplicados ao mesmo conjunto de dados. Por padrão, compartilhar o banco de dados compartilha todas as visualizações. Para compartilhar apenas uma visualização, você deve bloqueá-la para que o destinatário não possa sair dela. Bloquear uma visualização não exclui as outras; apenas oculta o seletor de visualizações do destinatário do link compartilhado.
Passos para Compartilhar uma Visualização Específica do Banco de Dados
- Abra o banco de dados e selecione a visualização que deseja compartilhar
Navegue até a página do Notion que contém seu banco de dados. Clique na aba da visualização no topo do banco de dados para selecionar exatamente a visualização que deseja compartilhar. Por exemplo, clique na aba Calendário se quiser compartilhar a visualização de calendário. - Clique no botão Compartilhar no canto superior direito
Na janela do Notion, localize o botão Compartilhar na área superior direita. Ele parece uma pequena seta apontando para fora. Clique para abrir o menu Compartilhar. - Ative a opção Bloquear visualização
Dentro do menu Compartilhar, encontre a seção Permissões do link. Abaixo das configurações do link, você verá uma alternância chamada Bloquear visualização. Ative essa alternância. Isso bloqueia a visualização atual para que qualquer pessoa que abrir o link compartilhado veja apenas esta visualização e não possa alternar para outras. - Defina o nível de permissão como Pode visualizar
Na mesma seção Permissões do link, altere a permissão de Pode editar para Pode visualizar. Isso garante que o destinatário possa apenas ler os dados e não possa fazer alterações no banco de dados ou em suas visualizações. - Copie o link compartilhável
Após bloquear a visualização e definir as permissões, clique no botão Copiar link no menu Compartilhar. O Notion copia o link para sua área de transferência. Agora você pode colar este link em um e-mail, chat ou documento. - Teste o link em uma janela privada do navegador
Abra uma janela privada ou anônima do navegador e cole o link. Verifique se o banco de dados abre exatamente na visualização selecionada e se o seletor de visualizações está oculto. Se você conseguir ver outras abas de visualização, repita os passos e certifique-se de que Bloquear visualização está ativado.
Se o Destinatário Ainda Puder Alternar Visualizações
A alternância Bloquear visualização não foi ativada
O motivo mais comum para um destinatário conseguir alternar visualizações é que a alternância Bloquear visualização não foi ativada antes de copiar o link. Volte ao menu Compartilhar, ative Bloquear visualização e copie um novo link. O link antigo pode ainda funcionar com visualizações desbloqueadas, então você deve gerar um novo link após bloquear.
O destinatário tem permissão de edição
Se o link compartilhado tiver permissão Pode editar, o destinatário ainda pode alternar visualizações mesmo com Bloquear visualização ativado. Bloquear visualização apenas oculta o seletor de visualizações para visualizadores com permissão Pode visualizar ou Pode comentar. Defina a permissão do link como Pode visualizar para impor a visualização bloqueada.
O destinatário é membro do espaço de trabalho com acesso total
Se o banco de dados estiver dentro de uma página à qual o destinatário já tem acesso como membro do espaço de trabalho, o comportamento do link compartilhado pode ser substituído. O destinatário pode simplesmente navegar até a página original e ver todas as visualizações. Para evitar isso, mova o banco de dados para uma página à qual o destinatário ainda não tenha acesso ou remova o destinatário da lista de membros do espaço de trabalho para essa página. Em seguida, compartilhe o link da visualização bloqueada a partir dessa página isolada.
Compartilhamento de Visualização do Banco de Dados do Notion: Link vs Acesso à Página Completa
| Item | Link compartilhado com visualização bloqueada | Acesso à página completa do banco de dados |
|---|---|---|
| Visualizações visíveis | Apenas a visualização bloqueada | Todas as visualizações do banco de dados |
| Nível de permissão | Pode visualizar ou Pode comentar | Pode editar, Pode comentar ou Pode visualizar |
| Seletor de visualizações exibido | Oculto | Visível |
| Destinatário pode alternar visualizações | Não | Sim, se a permissão permitir |
| Caso de uso | Compartilhar um calendário filtrado com um cliente | Colaborar com uma equipe no banco de dados completo |
Compartilhar uma visualização específica de um banco de dados do Notion é um processo de duas etapas: bloquear a visualização e definir a permissão do link como Pode visualizar. Use este método para compartilhar um quadro filtrado com uma parte interessada ou uma visualização de calendário com um parceiro externo. Para um controle mais avançado, considere duplicar o banco de dados e criar uma nova página que contenha apenas a visualização que deseja compartilhar. Isso isola completamente os dados do banco de dados original.