Você quer uma propriedade de banco de dados do Notion que altere automaticamente o status exibido com base em valores de outras colunas. Por exemplo, uma linha de tarefa deve mostrar “Atrasado” quando a data de vencimento passou e a tarefa não está marcada como concluída. As fórmulas do Notion podem avaliar múltiplas condições e retornar um texto de status personalizado. Este artigo explica como escrever uma fórmula que verifica datas, estados de caixa de seleção e opções de seleção para produzir um rótulo de status dinâmico. Você aprenderá a sintaxe exata para instruções IF aninhadas e como combinar operadores lógicos em fórmulas do Notion.
Principais Conclusões: Status Condicional com Fórmulas do Notion
- IF(condição, valor_verdadeiro, valor_falso): Retorna um de dois valores com base em um teste lógico.
- AND(cond1, cond2): Retorna verdadeiro apenas quando todas as condições são verdadeiras; usado dentro de IF para verificações de múltiplas condições.
- prop(“Data”) < now() e prop(“Concluído”) == false: Verificação típica de atraso que compara uma propriedade de data com a hora atual e verifica se a caixa de seleção não está marcada.
- Instruções IF aninhadas: Encadeie múltiplas funções IF para criar um status com três ou mais resultados como “Concluído”, “Em Andamento” e “Não Iniciado”.
Como Funciona uma Fórmula de Status Condicional no Notion
Uma fórmula de status condicional usa a função IF para avaliar uma ou mais condições e retornar uma string de texto. As fórmulas do Notion suportam operadores lógicos como AND, OR e NOT. Você pode combinar esses operadores para verificar múltiplas propriedades em uma única fórmula. O resultado é uma propriedade de fórmula que exibe um rótulo de status personalizado, que é atualizado automaticamente quando as propriedades de origem mudam.
Para construir um status condicional, você precisa de pelo menos duas propriedades que forneçam os dados de entrada. Propriedades de origem comuns incluem uma propriedade de Data para prazos, uma propriedade de Caixa de Seleção para conclusão e uma propriedade de Seleção para o estágio atual. A propriedade de fórmula em si não requer entrada manual; ela calcula o status com base nos valores inseridos nas colunas de origem.
As fórmulas do Notion são avaliadas por linha. Cada vez que você edita uma propriedade em uma linha, a fórmula é recalculada. Isso significa que seu rótulo de status sempre reflete os dados mais recentes. A linguagem de fórmula é limitada a comparações de texto, número, data e booleano. Você não pode usar loops ou dados externos, mas para a maioria das necessidades de acompanhamento de projetos, as funções disponíveis são suficientes.
Passos para Criar uma Fórmula de Status Condicional
Siga estes passos para adicionar uma propriedade de fórmula que mostre um status condicional. Este exemplo usa um banco de dados de tarefas com uma propriedade de Data chamada “Data de Vencimento” e uma propriedade de Caixa de Seleção chamada “Concluído”.
- Abra o banco de dados e adicione uma propriedade de Fórmula
Clique no ícone + no canto superior direito do cabeçalho da tabela do banco de dados. Selecione Fórmula na lista de tipos de propriedade. Nomeie a propriedade como “Status”. - Escreva a condição IF para tarefas atrasadas
Clique dentro do editor de fórmulas. DigiteIF(prop("Data de Vencimento") < now() && prop("Concluído") == false, "Atrasado", "No Prazo"). Isso verifica se a data de vencimento está no passado e a tarefa não está concluída. Se ambas as condições forem verdadeiras, o status mostra “Atrasado”. Caso contrário, mostra “No Prazo”. - Adicione uma condição para tarefas concluídas
Modifique a fórmula para verificar a caixa de seleção Concluído primeiro. Substitua a fórmula porIF(prop("Concluído") == true, "Concluído", IF(prop("Data de Vencimento") < now(), "Atrasado", "Pendente")). Este IF aninhado primeiro verifica se a tarefa está concluída. Se estiver, o status é “Concluído”. Se não, verifica a data e retorna “Atrasado” ou “Pendente”. - Estenda com uma propriedade de Seleção para acompanhamento de estágio
Adicione uma propriedade de Seleção chamada “Estágio” com opções como “Não Iniciado”, “Em Andamento” e “Em Revisão”. Atualize a fórmula:IF(prop("Concluído") == true, "Concluído", IF(prop("Estágio") == "Em Andamento", "Em Andamento", IF(prop("Data de Vencimento") < now(), "Atrasado", "Não Iniciado"))). Isso retorna o nome do estágio para tarefas em andamento, verifica atraso e, por padrão, retorna “Não Iniciado”. - Salve a fórmula e teste com dados de exemplo
Clique em Concluído no editor de fórmulas. Insira uma data passada em uma linha e deixe Concluído desmarcado. A coluna Status deve exibir “Atrasado”. Marque a caixa Concluído e o status muda para “Concluído”. Teste diferentes valores de Estágio para confirmar que cada ramificação funciona.
Erros Comuns e Limitações com Fórmulas de Status Condicional
A fórmula retorna “Atrasado” para tarefas sem data
Se uma linha tiver uma propriedade Data de Vencimento vazia, prop("Data de Vencimento") < now() é avaliado como falso porque uma data vazia é tratada como uma data muito antiga. A fórmula pode mostrar incorretamente “Atrasado”. Para lidar com datas vazias, adicione uma condição extra: IF(prop("Data de Vencimento") == empty, "Sem Data", ...). Coloque esta verificação antes da comparação de data.
A fórmula mostra “No Prazo” para tarefas atrasadas que estão concluídas
Isso acontece quando a caixa de seleção Concluído é verdadeira, mas a fórmula verifica a data primeiro. Sempre verifique a condição Concluído no topo do IF aninhado para garantir que tarefas concluídas sempre mostrem “Concluído”, independentemente da data. A ordem correta é: concluído primeiro, depois status baseado em data.
A fórmula não atualiza quando a propriedade de origem muda
As fórmulas do Notion recalculam automaticamente quando qualquer propriedade referenciada muda. Se o status parecer travado, clique na célula da fórmula e pressione Enter para forçar uma atualização. Confirme também que os nomes das propriedades de origem correspondem exatamente, incluindo maiúsculas e espaços. Um nome de propriedade incorreto faz a fórmula retornar um erro.
Usando OR para combinar múltiplas condições
Você pode usar OR(condição1, condição2) para acionar um status quando qualquer condição for verdadeira. Por exemplo, IF(OR(prop("Prioridade") == "Alta", prop("Data de Vencimento") < now()), "Urgente", "Normal") marca uma tarefa como urgente se a prioridade for alta ou a data estiver passada. Coloque a função OR dentro do IF como argumento da condição.
| Item | Fórmula IF Simples | IF Aninhado com Estágio |
|---|---|---|
| Condições verificadas | Data de Vencimento e Concluído | Concluído, Estágio, Data de Vencimento |
| Status possíveis | Atrasado, No Prazo | Concluído, Em Andamento, Atrasado, Não Iniciado |
| Lida com data vazia | Não | Não (adicione verificação de vazio) |
| Usa propriedade de Seleção | Não | Sim |
Agora você pode construir uma fórmula de status condicional que lê dados de múltiplas propriedades do Notion e retorna um rótulo personalizado. Comece com um IF simples de duas condições e expanda para IFs aninhados conforme suas necessidades de acompanhamento crescerem. Para tornar o status mais legível, considere usar caracteres emoji no texto da fórmula, como "✅ Concluído" ou "🔴 Atrasado". Para fluxos de trabalho avançados, combine a fórmula de status com visualizações do banco de dados que filtram pela propriedade de status, dando a você um painel ao vivo da saúde das tarefas.