Quando você usa o Copilot no Outlook junto com as Regras de Caixa de Entrada, a ordem em que esses dois sistemas processam os e-mails recebidos pode causar resultados inesperados. O Copilot pode resumir ou sugerir ações em mensagens que ainda não foram movidas, sinalizadas ou excluídas pelas suas regras. Este artigo explica a sequência técnica de como o Outlook aplica regras e então aciona o Copilot. Você aprenderá a ordem exata de execução e como criar regras que funcionem de forma confiável com o Copilot.
Principais Conclusões: Ordem de Execução do Copilot e Regras de Caixa de Entrada
- As regras do lado do servidor são executadas antes do Copilot processar qualquer e-mail: O Copilot vê apenas as mensagens que sobrevivem às ações das regras do lado do servidor, como mover ou excluir.
- As regras do lado do cliente são executadas depois que o Copilot já analisou a mensagem: O Copilot pode gerar resumos ou sugestões que se tornam obsoletos se uma regra do lado do cliente posteriormente mover ou excluir o e-mail.
- O Copilot processa mensagens apenas na pasta Caixa de Entrada: Se uma regra mover uma mensagem para uma subpasta, o Copilot não a processará, a menos que essa pasta faça parte de um escopo habilitado para o Copilot.
Como as Regras de Caixa de Entrada do Outlook e o Copilot Interagem
As Regras de Caixa de Entrada do Outlook são ações automatizadas executadas quando um novo e-mail chega. Elas podem mover mensagens para pastas, excluí-las, encaminhá-las ou sinalizá-las. O Copilot no Outlook é um assistente de IA que lê o conteúdo do e-mail para fornecer resumos, sugerir respostas e rascunhar solicitações de reunião. Ambos os sistemas operam nas mesmas mensagens recebidas, mas não são executados ao mesmo tempo.
A ordem de execução é determinada por onde a regra é executada. O Outlook oferece suporte a dois tipos de regras: regras do lado do servidor e regras do lado do cliente. As regras do lado do servidor são executadas no servidor Exchange Online antes que a mensagem chegue à sua caixa de correio. As regras do lado do cliente são executadas em sua máquina local após a mensagem ser baixada. O Copilot processa as mensagens após as regras do lado do servidor, mas antes das regras do lado do cliente.
Execução de Regras do Lado do Servidor
As regras do lado do servidor são o padrão para a maioria das regras no Exchange Online. Elas são executadas no servidor assim que o e-mail chega. Ações como mover para pasta, excluir, encaminhar e responder com um modelo são executadas aqui. O Copilot não vê mensagens que são excluídas ou movidas para fora da Caixa de Entrada por uma regra do lado do servidor. Isso significa que, se você tiver uma regra que move todos os e-mails de newsletter para uma pasta Newsletters, o Copilot nunca processará esses e-mails de newsletter.
Execução de Regras do Lado do Cliente
As regras do lado do cliente são executadas apenas quando o Outlook está aberto e conectado ao servidor Exchange. Elas são executadas após a mensagem ter sido entregue à sua Caixa de Entrada e após o Copilot já ter examinado a mensagem. Ações comuns do lado do cliente incluem mover mensagens com base em condições personalizadas, reproduzir um som ou exibir um alerta na área de trabalho. Como o Copilot é executado primeiro, ele pode produzir um resumo ou uma resposta sugerida para uma mensagem que sua regra do lado do cliente posteriormente move para uma pasta diferente. O conteúdo gerado pelo Copilot então fica órfão no contexto da Caixa de Entrada.
Passos para Verificar e Ajustar a Ordem de Execução das Regras
- Abra o Outlook e vá para as configurações de Regras
No Outlook na web, selecione o ícone de engrenagem Configurações e depois Exibir todas as configurações do Outlook. Escolha Mail e depois Regras. No aplicativo de desktop do Outlook, selecione Arquivo, Gerenciar Regras e Alertas. - Identifique cada tipo de regra
Observe a descrição da regra. Se a regra usar ações como mover, excluir ou encaminhar, provavelmente é uma regra do lado do servidor. Se usar ações como reproduzir um som ou exibir uma notificação, é uma regra do lado do cliente. Regras que movem mensagens para uma pasta em um arquivo PST local também são do lado do cliente. - Reordene as regras do lado do servidor
Na lista de Regras, use os botões Mover para Cima e Mover para Baixo para alterar a ordem das regras do lado do servidor. A primeira regra do lado do servidor correspondente interrompe o processamento. O Copilot verá apenas as mensagens que sobreviverem a todas as regras do lado do servidor. - Converta regras do lado do cliente para o lado do servidor quando possível
Se uma regra do lado do cliente move mensagens para uma pasta em sua caixa de correio, recrie-a como uma regra do lado do servidor. As regras do lado do servidor usam as mesmas condições, mas são executadas antes do Copilot. Para converter, exclua a regra do lado do cliente e crie uma nova regra com as mesmas condições, mas sem ações exclusivas do lado do cliente. - Teste com um e-mail de exemplo
Envie um e-mail de teste que corresponda às condições da sua regra. Verifique se o Copilot gera um resumo ou sugestão. Em seguida, verifique a pasta para onde a regra deveria ter movido a mensagem. Se o Copilot processou a mensagem e a regra a moveu, a regra é do lado do cliente. Se a mensagem foi movida e o Copilot não tem registro dela, a regra é do lado do servidor.
Se o Copilot e as Regras de Caixa de Entrada Produzirem Resultados Conflitantes
O Copilot Resume uma Mensagem que Foi Movida por uma Regra
Isso acontece quando uma regra do lado do cliente move a mensagem depois que o Copilot já a processou. O resumo do Copilot permanece na visualização de conversa da Caixa de Entrada até que você atualize ou remova manualmente. Para corrigir isso, converta a regra do lado do cliente para uma regra do lado do servidor. Se a conversão não for possível porque a regra usa ações exclusivas do lado do cliente, mova essas ações para uma segunda regra que seja executada após o Copilot terminar.
O Copilot Não Processa Mensagens que Deveriam Ser Resumidas
Se uma regra do lado do servidor move mensagens para fora da Caixa de Entrada antes que o Copilot possa lê-las, o Copilot nunca verá essas mensagens. Para permitir que o Copilot processe mensagens específicas, crie uma exceção na regra do lado do servidor que impeça a ação de mover para mensagens que você deseja que o Copilot manipule. Alternativamente, altere a regra para copiar a mensagem em vez de movê-la, ou defina a regra para ser executada após o Copilot, convertendo-a em uma regra do lado do cliente.
O Copilot Sugere Ações em Mensagens que Já Foram Excluídas por uma Regra
Isso indica que a regra é do lado do cliente e é executada após o Copilot. A sugestão do Copilot é baseada no conteúdo da mensagem antes da exclusão. Para evitar isso, altere a regra para o lado do servidor para que a exclusão ocorra antes que o Copilot veja a mensagem. Se você precisar que a regra permaneça do lado do cliente, desabilite o Copilot para esse tipo específico de mensagem criando uma regra que marque a mensagem com uma categoria que o Copilot ignore.
Regras do Lado do Servidor vs Regras do Lado do Cliente: Principais Diferenças para Usuários do Copilot
| Item | Regras do Lado do Servidor | Regras do Lado do Cliente |
|---|---|---|
| Local de execução | Servidor Exchange Online | Cliente Outlook local |
| Tempo de execução em relação ao Copilot | Antes do Copilot processar a mensagem | Após o Copilot processar a mensagem |
| O Copilot vê a mensagem | Apenas se a regra não a mover ou excluir | Sempre, independentemente das ações da regra |
| Ações suportadas | Mover, excluir, encaminhar, responder com modelo, marcar como lido | Todas as ações do lado do servidor mais reproduzir som, exibir notificação, executar script, mover para pasta PST |
| Requer que o Outlook esteja em execução | Não | Sim |
Entender esta tabela ajuda você a decidir qual tipo de regra usar para cada cenário. Se você quiser que o Copilot ignore certas mensagens, use uma regra do lado do servidor para movê-las ou excluí-las. Se você quiser que o Copilot processe todas as mensagens e depois aplique uma ação local, use uma regra do lado do cliente.
Agora você pode criar Regras de Caixa de Entrada que funcionam de forma previsível com o Copilot no Outlook. Verifique suas regras existentes e converta quaisquer regras do lado do cliente que movem ou excluem mensagens para regras do lado do servidor. Para regras que precisam permanecer do lado do cliente, adicione uma nota na descrição da regra para lembrar que o Copilot processará a mensagem primeiro. Um próximo passo prático é testar uma regra que move e-mails de fornecedores para uma pasta Fornecedores e verificar se o Copilot não gera resumos para essas mensagens.