Você gerencia uma lista de distribuição no Outlook. Sua caixa de entrada fica cheia de respostas de dezenas de pessoas. Ler cada mensagem perde tempo. O Copilot no Outlook pode resumir essas respostas e destacar itens de ação. Este artigo explica como usar o Copilot para triar respostas de listas de distribuição no Outlook.
Principais Conclusões: Usando o Copilot para Triar Respostas de Listas de Distribuição
- Painel do Copilot > Botão Resumir: Gera um resumo em tópicos de todas as respostas na conversa selecionada.
- Painel do Copilot > Fazer uma pergunta: Permite consultar detalhes específicos, como decisões, prazos ou opiniões conflitantes na conversa.
- Painel do Copilot > Rascunhar resposta com contexto: Cria um rascunho de resposta que referencia o conteúdo resumido, evitando que você releia toda a conversa.
Como o Copilot no Outlook Lida com Conversas de Listas de Distribuição
O Copilot no Outlook usa o Microsoft Graph para ler a conversa de um e-mail selecionado. Quando você abre uma mensagem que faz parte de uma conversa de lista de distribuição, o Copilot pode ver todas as respostas nessa conversa. Ele não lê mensagens fora da conversa selecionada. Isso garante que o resumo seja focado nas respostas que você precisa triar.
Antes de usar este recurso, você precisa de uma licença ativa do Microsoft 365 Copilot. O painel do Copilot deve estar visível no Outlook. Se você não vir o ícone do Copilot no canto superior direito de uma janela de mensagem, peça ao administrador de TI para habilitar o Copilot no seu locatário. Você também precisa de pelo menos uma conversa de lista de distribuição com várias respostas na sua caixa de entrada.
O Que Significa Triagem Neste Contexto
Triagem significa identificar rapidamente quais respostas precisam da sua atenção. Você procura por decisões tomadas, perguntas feitas ou itens de ação atribuídos. O Copilot não marca mensagens para acompanhamento automaticamente. Em vez disso, ele fornece uma visão condensada para que você decida o que fazer a seguir.
Passos para Resumir Respostas de Listas de Distribuição com o Copilot
Os passos a seguir funcionam no Outlook para Windows, Outlook na web e Outlook para Mac. O painel do Copilot se comporta da mesma forma nessas plataformas.
- Abra a conversa da lista de distribuição
Na sua caixa de entrada, clique em qualquer e-mail que faça parte da conversa da lista de distribuição. Não abra uma resposta isolada fora da conversa. O Outlook mostra a conversa completa quando você clica em uma mensagem que pertence a uma conversa. - Abra o painel do Copilot
Clique no ícone do Copilot no canto superior direito da janela de mensagem. O ícone parece uma faísca. O painel do Copilot abre no lado direito da tela. - Clique em Resumir
No painel do Copilot, clique no botão Resumir. O Copilot lê todas as respostas na conversa atual e gera um resumo em tópicos. O resumo inclui os principais tópicos, quaisquer decisões mencionadas e itens de ação. - Revise o resumo em busca de itens importantes
Leia o resumo. Procure por frases como “Decisão tomada”, “Item de ação” ou “Pergunta levantada”. Clique em qualquer tópico para ir diretamente à resposta original na conversa. - Faça uma pergunta de acompanhamento, se necessário
Se o resumo não cobrir o que você precisa, digite uma pergunta na caixa de texto do painel do Copilot. Por exemplo, digite “Quais prazos foram mencionados nesta conversa?” O Copilot examina as respostas novamente e retorna uma resposta com base no conteúdo da conversa. - Rascunhe uma resposta usando o contexto resumido
Para responder à conversa, clique no botão Rascunhar resposta com contexto no painel do Copilot. O Copilot escreve um rascunho que referencia os pontos principais do resumo. Edite o rascunho antes de enviar.
Coisas a Evitar ao Triar com o Copilot
O Copilot no Outlook é poderoso, mas tem limitações que você deve conhecer.
O Copilot Resume Apenas a Conversa Selecionada
Se você abrir uma resposta isolada que não está vinculada à conversa da lista de distribuição, o Copilot resumirá apenas essa mensagem. Para obter o benefício completo da triagem, sempre abra uma mensagem que faça parte da conversa em tópicos. No Outlook, conversas em tópicos aparecem com um pequeno ícone de triângulo ao lado da linha de assunto.
O Copilot Não Pode Ler Anexos na Conversa
Se as respostas contiverem arquivos anexados, como documentos do Word ou planilhas do Excel, o Copilot não os analisa. O resumo cobre apenas o corpo do texto de cada resposta. Para conteúdo de anexos, abra o arquivo manualmente.
O Copilot Pode Perder Conversas Muito Longas
Uma conversa com mais de 50 respostas pode não ser totalmente resumida. O Copilot tem um limite de tokens. Se você vir uma mensagem que diz “O resumo é baseado na primeira parte desta conversa”, algumas respostas não foram lidas. Nesse caso, faça uma pergunta específica como “O que a Jane disse sobre o orçamento?” para obter uma resposta focada em vez de um resumo completo.
O Copilot Não Marca Mensagens como Triadas
Depois de resumir uma conversa, o Outlook não a marca automaticamente como lida nem a move para uma pasta. Você deve fazer isso manualmente. Use o resumo do Copilot para decidir se deve excluir, arquivar ou sinalizar a conversa.
Copilot no Outlook vs Triagem Manual: Principais Diferenças
| Item | Copilot no Outlook | Triagem Manual |
|---|---|---|
| Tempo para revisar 20 respostas | 1 minuto com Resumir | 10 a 15 minutos lendo cada resposta |
| Detecção de itens de ação | Automática no resumo | Exame manual necessário |
| Conteúdo de anexos | Não analisado | Deve abrir cada anexo |
| Limite da conversa | Máximo de 50 respostas | Sem limite |
| Suporte a perguntas de acompanhamento | Sim, digite uma pergunta | Não se aplica |
Agora você pode usar o Copilot no Outlook para resumir respostas de listas de distribuição e focar no que importa. Tente fazer uma pergunta específica no painel do Copilot após o resumo aparecer. Essa abordagem funciona melhor para conversas onde você precisa encontrar uma decisão ou um prazo rapidamente. Para conversas longas com mais de 50 respostas, use uma pergunta direcionada em vez do comando Resumir completo.