Como Usar Rollup com Propriedade de Data no Notion

Rollup no Notion permite extrair e calcular dados de um banco de dados relacionado. Quando combinado com uma propriedade de data, o rollup pode mostrar prazos, contar dias entre datas ou sinalizar itens atrasados. Este artigo explica como configurar a relação entre dois bancos de dados e configurar um rollup que usa uma coluna de data. Você aprenderá as etapas exatas para criar rollups que exibem ou calculam valores de data sem alterar os dados originais.

O que é um Rollup e Por que Usá-lo com uma Propriedade de Data

Uma propriedade rollup lê dados de um banco de dados relacionado e realiza um cálculo ou exibe o valor. Quando você tem uma propriedade de data no banco de dados de destino, o rollup pode mostrar essa data no banco de dados de origem sem copiá-la manualmente. Isso mantém a data original editável apenas no banco de dados de destino e evita inconsistências de dados.

O rollup funciona somente após criar uma relação entre dois bancos de dados. A relação conecta uma linha no banco de dados de origem a uma ou mais linhas no banco de dados de destino. Após definir a relação, você adiciona uma propriedade rollup que aponta para a propriedade de data no banco de dados de destino. O rollup pode então mostrar a data como texto, contar quantas datas relacionadas existem ou calcular a data mais antiga ou mais recente entre as linhas relacionadas.

Casos de uso comuns incluem exibir o prazo de um projeto a partir de um banco de dados de tarefas, mostrar a data de término da assinatura de um cliente a partir de um banco de dados de faturas ou contar quantos eventos têm uma data definida. Rollup com propriedade de data também funciona para fórmulas avançadas que precisam de aritmética de datas, como dias até um prazo.

Pré-requisitos para Usar Rollup com Propriedade de Data

Antes de criar um rollup, você precisa de dois bancos de dados que possam ser vinculados:

• Banco de dados de origem: O banco de dados onde você deseja que o rollup apareça. Exemplo: um rastreador de projetos.
• Banco de dados de destino: O banco de dados que já possui uma propriedade de data. Exemplo: um banco de dados de marcos com uma coluna Prazo.

O banco de dados de destino deve ter pelo menos uma propriedade de data. O banco de dados de origem deve ter uma propriedade de relação que aponte para o banco de dados de destino. Se a relação ainda não existir, você deve criá-la primeiro. Você também precisa de acesso de edição a ambos os bancos de dados.

Passos para Criar um Rollup que Exibe uma Data de um Banco de Dados Relacionado

1. Abra o banco de dados de origem
   Vá para a página do Notion que contém o banco de dados onde você deseja que o rollup apareça. Este é o banco de dados que mostrará a data da tabela relacionada.
2. Adicione uma propriedade de relação ao banco de dados de origem
   Clique no botão + no último cabeçalho de coluna do banco de dados de origem. Selecione Relação no menu de tipo de propriedade. No pop-up, escolha o banco de dados de destino que contém sua propriedade de data. Clique em Criar relação. Uma nova coluna aparece em ambos os bancos de dados.
3. Vincule linhas entre os dois bancos de dados
   No banco de dados de origem, clique dentro da célula de relação de uma linha. Selecione uma ou mais linhas do banco de dados de destino. Cada linha de destino selecionada se torna um item relacionado. A relação deve ser preenchida para que o rollup retorne um valor.
4. Adicione uma propriedade rollup ao banco de dados de origem
   Clique no botão + no último cabeçalho de coluna do banco de dados de origem. Selecione Rollup no menu de tipo de propriedade. Um painel de configuração é aberto.
5. Configure o rollup para ler a propriedade de data
   No painel de configuração do rollup, defina Relação como a propriedade de relação que você acabou de criar. Defina Propriedade como a propriedade de data no banco de dados de destino. Defina Calcular como Mostrar original se você quiser exibir o valor exato da data. Clique em Concluído. A coluna rollup agora mostra a data da linha relacionada.
6. Teste o rollup com várias linhas relacionadas
   Se uma linha de origem estiver vinculada a mais de uma linha de destino, o rollup mostra a primeira data em ordem alfabética por padrão. Para alterar isso, defina Calcular como Data mais antiga ou Data mais recente para controlar qual data aparece.

Como Usar Cálculos de Rollup com Propriedades de Data

A opção Calcular na propriedade rollup oferece várias funções que funcionam com valores de data. Cada função retorna um resultado diferente:

• Mostrar original: Exibe a data exatamente como aparece no banco de dados de destino. Funciona melhor quando cada linha de origem está vinculada a exatamente uma linha de destino.
• Data mais antiga: Retorna a data mais antiga entre todas as linhas relacionadas. Útil para encontrar o primeiro prazo em um conjunto de marcos.
• Data mais recente: Retorna a data mais recente entre todas as linhas relacionadas. Útil para encontrar o prazo final.
• Contar tudo: Retorna o número total de linhas relacionadas que têm algum valor na propriedade de data. Datas nulas não são contadas.
• Contar valores: Retorna o número total de linhas relacionadas que têm um valor de data. O mesmo que Contar tudo para propriedades de data.
• Contar valores únicos: Retorna o número de valores de data distintos entre as linhas relacionadas. Datas duplicadas são contadas uma vez.
• Contar vazios: Retorna o número de linhas relacionadas onde a propriedade de data está vazia.
• Contar não vazios: Retorna o número de linhas relacionadas onde a propriedade de data tem um valor.
• Percentual vazio: Retorna a porcentagem de linhas relacionadas com a propriedade de data vazia.
• Percentual não vazio: Retorna a porcentagem de linhas relacionadas com um valor de data.

Selecione o cálculo apropriado com base no que você precisa. Por exemplo, para ver quantas tarefas em um projeto têm um prazo atribuído, use Contar não vazios.

Erros Comuns ao Usar Rollup com Propriedade de Data

Coluna Rollup Mostra “Sem Dados” ou Está em Branco

Isso acontece quando a propriedade de relação está vazia ou a propriedade de data no banco de dados de destino não tem valor. Verifique se a célula de relação na linha de origem está vinculada a pelo menos uma linha de destino. Em seguida, verifique se a linha de destino tem uma data inserida na propriedade de data. Se ambos estiverem preenchidos, o rollup deve exibir a data.

Rollup Mostra um Número em Vez de uma Data

Isso ocorre quando a configuração Calcular está definida como Contar tudo ou outra função de contagem em vez de Mostrar original, Data mais antiga ou Data mais recente. Abra as configurações da propriedade rollup e altere a opção Calcular para uma das funções específicas de data.

Rollup Mostra a Data Errada Quando Várias Linhas Estão Relacionadas

Quando uma linha de origem está vinculada a várias linhas de destino, a configuração Mostrar original retorna a primeira data em ordem alfabética. Para obter a data mais antiga ou mais recente, altere Calcular para Data mais antiga ou Data mais recente. Se você precisar ver todas as datas relacionadas, use uma visualização de banco de dados vinculada em vez de um rollup.

Rollup Não Atualiza Após Alterar a Data no Banco de Dados de Destino

Os valores do rollup são atualizados automaticamente quando a página do banco de dados de origem é recarregada. Se o rollup parecer desatualizado, feche e reabra a página do Notion ou atualize o navegador. Para aplicativos de desktop, reinicie o aplicativo. Isso força o Notion a recalcular o rollup.

Rollup com Propriedade de Data: Configurações Comuns Comparadas

Configuração	O que Retorna	Melhor Caso de Uso
Mostrar original (relação única)	Data exata da única linha relacionada	Exibir uma data de vencimento de uma tarefa vinculada
Data mais antiga	Data mais antiga entre todas as linhas relacionadas	Encontrar o primeiro prazo em um projeto
Data mais recente	Data mais recente entre todas as linhas relacionadas	Encontrar o prazo final
Contar tudo	Número de linhas relacionadas com qualquer valor de data	Contar quantas tarefas têm um prazo
Contar vazios	Número de linhas relacionadas com data vazia	Encontrar tarefas sem prazo

Cada configuração atende a um propósito diferente. Escolha aquela que corresponde à informação que você precisa exibir no banco de dados de origem.

Rollup com uma propriedade de data permite referenciar datas de bancos de dados relacionados sem duplicar dados. Agora você sabe como configurar a relação, configurar o rollup e selecionar o cálculo correto. Experimente usar a função Data mais antiga em um painel de projeto para mostrar o próximo prazo em vários marcos. Para cálculos avançados com datas, combine o rollup com uma propriedade de fórmula para calcular os dias restantes até a data obtida.