Você precisa de um rastreador de projetos que mostre status de tarefas, nomes dos responsáveis e prazos sem atualizações manuais. Bancos de dados do Notion podem vincular tabelas com uma propriedade Relation e puxar dados entre elas com propriedades Rollup. Este artigo explica como criar um rastreador de projetos usando dois bancos de dados unidos por uma Relation e enriquecidos por Rollups.
Principais conclusões: Criando um Rastreador de Projetos com Relations e Rollups
- Propriedade Relation: Vincula uma linha em um banco de dados (ex.: Tarefas) a uma linha em outro banco de dados (ex.: Projetos).
- Propriedade Rollup: Calcula um valor a partir de um banco de dados relacionado, como contar tarefas ou somar horas.
- Visualização Vinculada de um banco de dados: Exibe itens relacionados dentro de um registro pai sem sair da página.
O Que São Propriedades Relation e Rollup no Notion
Uma propriedade Relation cria um vínculo bidirecional entre dois bancos de dados. Por exemplo, um banco de dados de Tarefas pode ter uma coluna Relation apontando para um banco de dados de Projetos. Cada linha de tarefa pode então ser atribuída a uma linha de projeto. A linha de projeto vinculada mostra automaticamente uma relação reversa que lista todas as tarefas pertencentes àquele projeto.
Uma propriedade Rollup lê dados de uma Relation e realiza um cálculo. Você pode consolidar a contagem de tarefas, a soma de horas estimadas ou a data de prazo mais recente. Rollups não armazenam dados brutos. Eles calculam o resultado ao vivo cada vez que a página carrega.
Antes de começar, crie dois bancos de dados separados na mesma página do Notion. Nomeie-os como Projetos e Tarefas. Cada banco de dados deve ter pelo menos uma coluna Nome. O banco de dados Tarefas precisa de uma coluna Status (propriedade Select) e uma coluna Prazo (propriedade Date). O banco de dados Projetos também precisa de uma coluna Prazo.
Passos para Construir um Rastreador de Projetos com Relations e Rollups
Criar a Relation Entre Projetos e Tarefas
- Adicione uma coluna Relation ao banco de dados Tarefas
Abra o banco de dados Tarefas. Clique no sinal de mais no canto superior direito do cabeçalho da tabela para adicionar uma nova propriedade. Escolha Relation no menu de tipos de propriedade. - Selecione o banco de dados Projetos como destino
Na caixa de diálogo de configuração da Relation, escolha Projetos na lista de bancos de dados do seu espaço de trabalho. Nomeie a coluna como Projeto. Clique em Criar Relation. - Verifique a relação reversa em Projetos
Abra o banco de dados Projetos. Você verá uma nova coluna chamada Tarefas (a relação reversa). Esta coluna lista automaticamente todas as tarefas vinculadas a cada linha de projeto. Não exclua esta coluna. Ela é necessária para que os Rollups funcionem.
Vincular Tarefas a Projetos
- Abra uma linha de tarefa
Clique em qualquer linha no banco de dados Tarefas para abrir sua visualização de página inteira. - Selecione um projeto na coluna Projeto
Clique no campo Projeto e digite o nome do projeto que deseja vincular. Selecione o projeto correspondente no menu suspenso. A relação reversa no banco de dados Projetos é atualizada imediatamente. - Repita para todas as tarefas
Vincule cada tarefa ao seu projeto pai. Você também pode vincular uma tarefa a vários projetos, se necessário, ativando a opção Permitir múltiplas relações nas configurações da propriedade Relation.
Adicionar Propriedades Rollup ao Banco de Dados Projetos
- Adicione uma coluna Rollup ao banco de dados Projetos
Clique no sinal de mais no cabeçalho da tabela Projetos. Escolha Rollup no menu de tipos de propriedade. - Configure a fonte do Rollup e o cálculo
Defina o campo Relation como Tarefas (a relação reversa). Defina o campo Property como Status (a coluna que você deseja consolidar). Defina o campo Calculate como Mostrar original. Isso exibe cada status de tarefa como uma lista na linha do projeto. - Adicione um segundo Rollup para contar tarefas
Adicione outra coluna Rollup. Defina Relation como Tarefas, Property como Nome e Calculate como Contar todos. Este Rollup mostra o número total de tarefas vinculadas a cada projeto. - Adicione um terceiro Rollup para encontrar o prazo mais próximo
Adicione uma terceira coluna Rollup. Defina Relation como Tarefas, Property como Prazo e Calculate como Data mais antiga. Este Rollup exibe o prazo futuro mais próximo entre todas as tarefas do projeto.
Construir um Painel de Projetos com uma Visualização Vinculada
- Abra uma página de projeto
Clique em uma linha de projeto para abrir sua visualização de página inteira. - Adicione uma Visualização Vinculada do banco de dados Tarefas
Digite /visualização vinculada de banco de dados na página do projeto. Selecione Tarefas na lista. Uma nova visualização aparece mostrando apenas as tarefas vinculadas a este projeto através da Relation. - Filtre a visualização vinculada
Clique no ícone de filtro acima da visualização vinculada. Adicione um filtro: Projeto contém [nome do seu projeto]. Isso garante que a visualização exiba apenas tarefas relevantes, mesmo se a Relation mudar.
Erros Comuns e Limitações ao Usar Relations e Rollups
Rollup Não Mostra Dados
Se uma coluna Rollup exibir um traço ou valor vazio, a coluna Relation está ausente ou não foi vinculada corretamente. Abra o banco de dados Tarefas e verifique se cada tarefa tem um projeto selecionado na coluna Projeto. Confirme também que o campo Property do Rollup aponta para uma coluna existente no banco de dados relacionado. Renomear uma coluna após criar um Rollup pode quebrar o vínculo. Edite a propriedade Rollup e selecione novamente a coluna correta.
Contagem do Rollup Está Incorreta
O cálculo Contar todos conta cada linha no banco de dados relacionado que corresponde à Relation. Se você vinculou uma tarefa a dois projetos, a tarefa é contada em ambos os projetos. Para evitar contagem duplicada, defina a Relation como Permitir múltiplas relações apenas quando necessário. Para contagens precisas, mantenha cada tarefa vinculada a exatamente um projeto.
Visualização Vinculada Exibe Todas as Tarefas em Vez das Filtradas
Uma Visualização Vinculada de um banco de dados mostra todas as linhas por padrão. Você deve aplicar um filtro que corresponda ao nome do projeto atual. O Notion não passa automaticamente o contexto da página pai para a visualização vinculada. Adicione uma condição de filtro que compare a coluna Relation com o nome da página atual. Use o menu de filtro para selecionar a coluna Relation e o nome da página atual no menu suspenso.
Notion Free vs Plus vs Business: Limites para Bancos de Dados
| Item | Notion Free | Notion Plus | Notion Business |
|---|---|---|---|
| Limite de upload de arquivo | 5 MB por arquivo | Ilimitado | Ilimitado |
| Histórico de páginas | 7 dias | 30 dias | 90 dias |
| Acesso de convidados | Até 5 convidados | Até 100 convidados | Até 250 convidados |
| Limite de linhas por espaço de trabalho | Sem limite | Sem limite | Sem limite |
| Cálculos Rollup | Suportado | Suportado | Suportado |
| Visualizações vinculadas | Suportado | Suportado | Suportado |
Todos os planos suportam propriedades Relation e Rollup. As principais diferenças são limites de tamanho de arquivo, duração do histórico de páginas e número de convidados. Para um rastreador de projetos com muitos anexos, Plus ou Business é melhor.
Agora você pode construir um rastreador de projetos que mostra automaticamente contagens de tarefas, prazos mais próximos e resumos de status sem entrada manual de dados. Comece criando os bancos de dados Projetos e Tarefas, depois adicione as colunas Relation e Rollup conforme descrito. Para rastreamento avançado, adicione uma propriedade Formula para destacar tarefas atrasadas usando o Rollup de Prazo e a função now().