As visualizações de Quadro no Notion são populares para gerenciar projetos, tarefas e fluxos de trabalho agrupando itens em colunas. No entanto, quando seu quadro contém dezenas ou centenas de itens, um único nível de agrupamento pode não ser suficiente para manter a organização. O recurso Subgrupo no Notion permite adicionar uma segunda camada de agrupamento a uma visualização de Quadro, possibilitando visualizar seus dados por duas propriedades ao mesmo tempo. Este artigo explica como ativar e configurar Subgrupos em uma visualização de Quadro no Notion, quais pré-requisitos são necessários e armadilhas comuns a evitar ao usar esse recurso.
Principais Conclusões: Subgrupo em uma Visualização de Quadro no Notion
- Visualização de Quadro > Layout > Agrupar por > adicionar Subgrupo: Adiciona um segundo nível de agrupamento para organizar cartões por duas propriedades simultaneamente.
- Subgrupo suporta propriedades do tipo Seleção, Seleção Múltipla, Status e Pessoa: Apenas esses tipos de propriedade podem ser usados para o agrupamento secundário.
- As colunas de Subgrupo aparecem como seções aninhadas dentro de cada coluna do grupo principal: Cada coluna de subgrupo tem seu próprio cabeçalho e pode ser recolhida ou expandida de forma independente.
O que o Recurso Subgrupo Faz em uma Visualização de Quadro no Notion
O recurso Subgrupo em uma visualização de Quadro no Notion adiciona uma segunda camada de agrupamento às colunas do seu quadro. Normalmente, uma visualização de Quadro agrupa itens por uma única propriedade, como Status, Prioridade ou Responsável. Com o Subgrupo ativado, cada coluna principal é dividida em subcolunas com base em uma segunda propriedade. Por exemplo, você pode agrupar seu quadro por Status (A Fazer, Em Andamento, Concluído) e depois subagrupar por Prioridade (Alta, Média, Baixa). Isso cria uma estrutura semelhante a uma grade onde cada célula contém cartões que compartilham ambos os valores de propriedade.
O Subgrupo está disponível nos planos Plus, Business e Enterprise do Notion. Espaços de trabalho do plano Gratuito não podem usar Subgrupo em visualizações de Quadro. O recurso funciona no aplicativo web, desktop e mobile do Notion, embora a interface mobile recolha os subgrupos por padrão para economizar espaço na tela.
Para usar o Subgrupo, seu banco de dados deve ter pelo menos duas propriedades dos seguintes tipos: Seleção, Seleção Múltipla, Status ou Pessoa. A propriedade do grupo principal e a propriedade do subgrupo podem ser qualquer combinação desses tipos. Propriedades como Texto, Número, Data, Email, Telefone, URL, Fórmula, Rolagem e Relação não podem ser usadas como critério de subgrupo.
Passos para Ativar e Configurar Subgrupo em uma Visualização de Quadro
- Abra o banco de dados na visualização de Quadro
Navegue até o banco de dados do Notion que contém os itens que deseja organizar. Se a visualização atual não for de Quadro, clique no nome da visualização no canto superior esquerdo do banco de dados e selecione “Quadro” nas opções de tipo de visualização. Se não existir uma visualização de Quadro, clique em “Adicionar uma visualização” e escolha Quadro. - Defina a propriedade do grupo principal
Clique no botão “Agrupar por” no canto superior direito da visualização de Quadro. Um menu suspenso aparece mostrando todas as propriedades do seu banco de dados. Selecione a propriedade que deseja usar como agrupamento principal. As colunas do quadro serão reorganizadas imediatamente para refletir essa propriedade. Por exemplo, escolha “Status” para criar colunas para cada valor de status. - Ative a opção Subgrupo
Após selecionar a propriedade do grupo principal, clique no botão “Adicionar subgrupo” que aparece logo abaixo do menu suspenso Agrupar por. Se você não vir este botão, verifique se seu espaço de trabalho está em um plano pago e se o banco de dados tem pelo menos uma propriedade elegível (Seleção, Seleção Múltipla, Status ou Pessoa) além da usada para Agrupar por. - Escolha a propriedade do subgrupo
Na lista de propriedades elegíveis, selecione aquela que deseja usar para o agrupamento secundário. O quadro agora exibirá subcolunas dentro de cada coluna principal. Cada subcoluna é rotulada com o valor da propriedade do subgrupo. Por exemplo, se você subagrupar por “Prioridade”, cada coluna de Status conterá três subcolunas: Alta, Média e Baixa. - Ajuste as larguras das colunas e recolha subgrupos
Passe o mouse sobre a borda de qualquer cabeçalho de subcoluna e arraste para redimensionar a largura. Para recolher todas as subcolunas dentro de um grupo principal, clique no ícone de seta ao lado do cabeçalho da coluna do grupo principal. Para expandir um subgrupo recolhido, clique na seta novamente. Cada coluna do grupo principal pode ser recolhida ou expandida de forma independente.
Método 2: Usando uma Visualização de Quadro Salva com Subgrupo
Se você quiser reutilizar uma configuração de Subgrupo em vários quadros ou compartilhá-la com sua equipe, pode salvar a visualização. Após concluir os passos 1 a 4 acima, clique no nome da visualização no canto superior esquerdo do banco de dados. Selecione “Duplicar visualização” para criar uma cópia. Dê à nova visualização um nome descritivo, como “Quadro com Subgrupo de Prioridade”. A configuração do subgrupo é preservada na visualização duplicada. Você também pode renomear a visualização original ou alterar seu layout sem afetar a versão salva.
Erros Comuns e Limitações ao Usar Subgrupo
Botão de subgrupo esmaecido ou ausente
O botão “Adicionar subgrupo” aparece apenas quando o banco de dados está em uma visualização de Quadro e a propriedade principal de Agrupar por está definida. Se o botão estiver esmaecido, verifique se seu espaço de trabalho está em um plano Plus, Business ou Enterprise. Espaços de trabalho do plano Gratuito não podem usar Subgrupo. Verifique também se o banco de dados contém pelo menos uma propriedade do tipo Seleção, Seleção Múltipla, Status ou Pessoa que não esteja já sendo usada como propriedade do grupo principal. Se todas as propriedades elegíveis já estiverem sendo usadas para agrupamento, você não pode adicionar um subgrupo.
Colunas de subgrupo mostram “Sem valor” para alguns itens
Se um cartão não tiver um valor para a propriedade do subgrupo, ele aparece em uma subcoluna rotulada como “Sem valor”. Para corrigir isso, edite cada cartão e atribua um valor à propriedade do subgrupo. Alternativamente, você pode alterar a propriedade do subgrupo para uma que todos os cartões tenham preenchida. Cartões com valores vazios de subgrupo não podem ser movidos diretamente para uma subcoluna diferente; você deve editar o valor da propriedade no cartão.
Arrastar cartões entre subgrupos não atualiza a propriedade
Quando você arrasta um cartão de uma coluna de subgrupo para outra, o Notion atualiza automaticamente o valor da propriedade do subgrupo para corresponder à coluna de destino. No entanto, se a subcoluna de destino estiver rotulada como “Sem valor”, a propriedade é limpa em vez de definida para um valor específico. Para evitar perda de dados, sempre arraste cartões para uma subcoluna nomeada, não para a seção “Sem valor”.
Subgrupo não fica visível em dispositivos móveis
No aplicativo móvel do Notion, as colunas de Subgrupo são recolhidas por padrão para caber na tela menor. Você pode tocar no ícone de seta ao lado do cabeçalho de uma coluna do grupo principal para expandir seus subgrupos. No entanto, o layout aninhado de subcolunas pode ser difícil de navegar em telas estreitas. Para uso em dispositivos móveis, considere mudar para uma visualização de Tabela ou Galeria.
Visualização de Quadro com Subgrupo vs Visualização de Quadro sem Subgrupo
| Item | Visualização de Quadro com Subgrupo | Visualização de Quadro sem Subgrupo |
|---|---|---|
| Níveis de agrupamento | Dois níveis (grupo principal + subgrupo) | Um nível (apenas grupo principal) |
| Estrutura de colunas | Cada coluna principal contém subcolunas aninhadas | Cada coluna principal é uma lista plana de cartões |
| Filtragem de cartões | Cartões filtrados pelos valores do grupo e do subgrupo | Cartões filtrados apenas pelo valor do grupo principal |
| Requisito de plano do espaço de trabalho | Plus, Business ou Enterprise | Gratuito, Plus, Business ou Enterprise |
| Tipos de propriedade suportados | Seleção, Seleção Múltipla, Status, Pessoa para ambos os níveis | Qualquer tipo de propriedade para o grupo principal |
| Suporte mobile | Subgrupos recolhidos por padrão | Layout completo das colunas visível |
| Comportamento ao arrastar | Atualiza as propriedades do grupo e do subgrupo | Atualiza apenas a propriedade do grupo principal |
Usar Subgrupo em uma visualização de Quadro oferece uma maneira mais detalhada de organizar seus dados sem criar vários bancos de dados vinculados. Agora você pode aplicar uma segunda camada de agrupamento à sua visualização de Quadro usando propriedades do tipo Seleção, Seleção Múltipla, Status ou Pessoa. Para aproveitar ao máximo esse recurso, experimente diferentes combinações de propriedades que se adequem ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, subagrupe por Responsável dentro de um quadro de Status para ver quem está trabalhando em quais tarefas. Lembre-se de que o Subgrupo é um recurso de plano pago, portanto, confirme a assinatura do seu espaço de trabalho antes de depender dele para o gerenciamento diário de projetos.