Cuando su organización aplica una retención legal a un usuario, los datos retenidos en OneDrive deben permanecer preservados y accesibles para revisores autorizados, como asesores legales o responsables de cumplimiento. De forma predeterminada, los archivos de OneDrive son privados para el propietario de la cuenta, por lo que los revisores no pueden verlos sin permiso explícito. Este artículo explica cómo conceder acceso a los archivos de OneDrive bajo retención legal mediante el centro de administración de Microsoft 365, Microsoft Purview eDiscovery y métodos de uso compartido directo. Aprenderá los pasos exactos para asignar permisos, crear un caso de eDiscovery y evitar problemas comunes de acceso.
Puntos clave: Cómo dar acceso a los revisores de retención legal a OneDrive
- Portal de cumplimiento de Microsoft Purview > eDiscovery > Casos: Cree un caso y agregue custodios para retener y revisar el contenido de OneDrive sin cambiar los permisos de origen.
- Centro de administración de OneDrive > Usuario > Acceso: Asigne directamente a un revisor como administrador de la colección de sitios para el OneDrive de un usuario específico.
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > URL de OneDrive > Permisos: Agregue revisores al grupo de miembros del sitio para obtener acceso completo de lectura o escritura a los archivos retenidos.
Comprender el acceso de retención legal a los archivos de OneDrive
La retención legal, también llamada retención por litigio, preserva todo el contenido del OneDrive de un usuario cuando la organización tiene una obligación legal o normativa de conservar datos. Una vez aplicada la retención, el usuario original aún puede acceder a sus archivos, pero las directivas automatizadas no pueden eliminar ni modificar los datos. Los revisores, como abogados o auditores de cumplimiento, necesitan ver esos archivos sin interferir con la retención ni con el trabajo normal del usuario.
Existen dos formas principales de dar acceso a los revisores. El primer método usa Microsoft Purview eDiscovery, que crea un entorno de revisión independiente donde los archivos se copian y se hacen buscables. El segundo método implica asignar permisos directamente al revisor en el sitio de OneDrive de destino. Cada enfoque tiene implicaciones diferentes en cuanto a seguridad, auditabilidad y facilidad de uso.
Antes de conceder acceso, confirme que el OneDrive del usuario de destino está bajo retención legal. Puede verificarlo en el centro de administración de Microsoft 365 o a través del portal de cumplimiento de Purview. Asegúrese también de que el revisor tenga una licencia de Microsoft 365 que incluya los servicios necesarios. Los revisores asignados mediante eDiscovery requieren un rol de permisos de eDiscovery adecuado, mientras que el acceso directo al sitio requiere que el revisor tenga una licencia de SharePoint Online.
Método 1: Conceder acceso mediante Microsoft Purview eDiscovery
Este método es el enfoque recomendado para situaciones de retención legal porque preserva los datos originales, proporciona un registro de auditoría completo y permite a los revisores buscar, etiquetar y exportar archivos sin afectar el origen. Debe tener permisos de Administrador de eDiscovery o Administrador de eDiscovery para crear y administrar casos.
- Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
Vaya a compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol Administrador de eDiscovery o Administrador. En la navegación izquierda, seleccione eDiscovery y luego Estándar o Premium según su licencia. - Cree un nuevo caso
Haga clic en Crear un caso. Escriba un nombre para el caso, como “Revisión de retención legal – Nombre del usuario”, y proporcione una descripción y un número opcionales. Haga clic en Guardar. - Agregue el usuario como custodio
Dentro del caso, vaya a la pestaña Custodios. Haga clic en Agregar custodio, busque el usuario cuyo OneDrive está en retención y selecciónelo. El sistema identificará automáticamente el sitio de OneDrive y el buzón de Exchange del usuario. Haga clic en Siguiente y luego en Enviar. - Ponga al custodio en retención
Después de agregar el custodio, seleccione su nombre y haga clic en Poner en retención. Confirme la configuración de retención. Esto garantiza que el contenido de OneDrive se conserve y sea accesible para su revisión. - Agregue revisores al caso
Vaya a la pestaña Permisos del caso. Haga clic en Agregar miembro. Busque la dirección de correo electrónico del revisor y seleccione el nivel de permiso adecuado. Para acceso de solo lectura, elija Revisor. Para control total, incluida la exportación, elija Administrador. Haga clic en Agregar. - Revise los archivos de OneDrive
Ahora los revisores pueden iniciar sesión en el portal de Purview, abrir el caso y ir a la pestaña Conjunto de revisión o Búsqueda. Pueden buscar en el OneDrive del custodio, obtener una vista previa de los archivos y exportarlos según sea necesario. No se requiere acceso directo al sitio de OneDrive del usuario.
Método 2: Conceder acceso directo al sitio de OneDrive
Si necesita dar a un revisor acceso directo al sitio de OneDrive del usuario sin usar eDiscovery, puede asignarlo como administrador de la colección de sitios o agregarlo al grupo de miembros del sitio. Este método es más sencillo, pero no ofrece el mismo nivel de auditoría ni de capacidades de búsqueda. Úselo solo cuando el revisor necesite explorar el sitio de OneDrive activo.
Opción A: Asignar como administrador de la colección de sitios
- Abra el centro de administración de Microsoft 365
Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión como administrador global o de SharePoint. - Navegue al OneDrive del usuario
En la navegación izquierda, seleccione Usuarios > Usuarios activos. Busque el usuario cuyo OneDrive está en retención. Haga clic en su nombre para abrir el panel de detalles y luego seleccione la pestaña OneDrive. Haga clic en Crear vínculo a archivos o anote la URL de OneDrive que se muestra. - Abra el sitio de OneDrive en el centro de administración de SharePoint
Vaya a SharePoint en el centro de administración y luego seleccione Sitios activos. Busque la URL de OneDrive del usuario. Haga clic en el nombre del sitio para abrir su configuración. - Agregue el revisor como administrador de la colección de sitios
En la configuración del sitio, vaya a Permisos > Administradores de la colección de sitios. Haga clic en Agregar, escriba la dirección de correo electrónico del revisor y haga clic en Aceptar. Ahora el revisor tiene acceso administrativo completo al sitio de OneDrive.
Opción B: Agregar al grupo de miembros del sitio
- Acceda directamente al sitio de OneDrive
Abra la URL de OneDrive del usuario en un explorador. Ya debe tener al menos acceso de lectura al sitio para cambiar los permisos. - Abra los permisos del sitio
Haga clic en el icono de engranaje (Configuración) y seleccione Permisos del sitio. Luego haga clic en Agregar miembros. - Agregue el revisor
En el panel, escriba la dirección de correo electrónico del revisor. De forma predeterminada, se agregará como Miembros, lo que otorga acceso de lectura y escritura. Para acceso de solo lectura, cambie el nivel de permiso a Visitantes. Haga clic en Agregar.
Problemas comunes al conceder acceso de retención legal
El revisor no puede ver el sitio de OneDrive en eDiscovery
Si el revisor no ve el caso ni los datos del custodio, verifique que se lo haya agregado como miembro del caso de eDiscovery con el rol correcto. Confirme también que el custodio se haya puesto en retención. Si no se aplicó la retención, el revisor solo verá el estado actual de los archivos, no la versión preservada.
El revisor recibe un error de “permiso denegado” al acceder directamente al sitio
El revisor debe tener asignada una licencia de SharePoint Online. Aunque se lo agregue como administrador de la colección de sitios, la licencia es necesaria para acceder al sitio. Asegúrese también de que la URL del sitio de OneDrive sea correcta. Si el OneDrive del usuario se eliminó y se volvió a crear, la URL puede haber cambiado.
Faltan archivos de retención legal o están incompletos
Si la retención legal no se aplicó antes de que el usuario intentara eliminar archivos, esos archivos pueden haberse perdido de forma permanente. La retención solo preserva el contenido que existe en el momento en que se aplica. Aplique siempre la retención lo antes posible. Para eDiscovery, use el paso Poner en retención antes de que el usuario realice cambios.
Acceso a casos de eDiscovery frente a acceso directo al sitio: diferencias clave
| Elemento | Acceso a casos de eDiscovery | Acceso directo al sitio |
|---|---|---|
| Ubicación de configuración | Portal de cumplimiento de Microsoft Purview | Centro de administración de Microsoft 365 o sitio de OneDrive |
| Permisos necesarios | Administrador de eDiscovery o Administrador | Administrador global o administrador de SharePoint |
| Registro de auditoría | Auditoría completa de todas las acciones del revisor | Limitado a los registros de auditoría de SharePoint |
| Capacidades de búsqueda | Filtros por palabra clave, intervalo de fechas y tipo de archivo | Solo navegación básica por carpetas |
| Impacto en los datos de origen | Copia de solo lectura en el conjunto de revisión | Cambios directos posibles si hay permiso de miembro |
Conceder a los revisores de retención legal acceso a los archivos de OneDrive es un proceso controlado que depende de los requisitos de cumplimiento de su organización. El método de eDiscovery ofrece las mayores garantías para la preservación legal, mientras que el acceso directo al sitio ofrece una configuración más rápida para tareas de revisión sencillas. Antes de asignar cualquier acceso, verifique que la retención legal esté activa y que todos los revisores tengan las licencias y los roles necesarios. Si necesita revocar el acceso más adelante, quite al revisor del caso de eDiscovery o elimine su entrada de permiso del sitio en el centro de administración de SharePoint.