Cómo eliminar el acceso directo externo de los archivos de OneDrive

Cuando comparte un archivo de OneDrive con alguien fuera de su organización, esa persona recibe un vínculo directo que funciona de inmediato. Pero es posible que más adelante necesite revocar ese acceso por completo, no solo dejar de compartir, sino eliminar la capacidad del usuario externo de llegar al archivo a través de cualquier vínculo guardado. Este artículo explica cómo eliminar los recursos compartidos externos, bloquear los vínculos de acceso directo y verificar que ningún usuario externo pueda abrir su archivo.

La causa principal del acceso externo persistente es que OneDrive almacena los vínculos para compartir y los permisos incluso después de que usted cree que se ha detenido el uso compartido. Simplemente eliminar el vínculo de un chat o correo electrónico no elimina el permiso del archivo. Debe eliminar explícitamente el usuario externo o el vínculo de la configuración de uso compartido de OneDrive.

A continuación encontrará los pasos exactos para eliminar el acceso directo externo mediante la interfaz web de OneDrive, el cliente de escritorio y las herramientas de administración de Microsoft 365. También aprenderá a evitar el uso compartido externo accidental en el futuro.

Cómo funciona el acceso directo externo en OneDrive

Cuando comparte un archivo de OneDrive con alguien fuera de su organización, OneDrive crea un vínculo único que contiene un token de permiso codificado. Ese token se almacena en los servidores de Microsoft. Incluso si elimina el correo electrónico o el mensaje que contiene el vínculo, el token permanece activo. El usuario externo aún puede abrir el archivo si guardó el vínculo en marcadores o si el vínculo se reenvió.

OneDrive ofrece tres tipos de vínculos para compartir externamente:

• Vínculos para cualquier persona: No se requiere inicio de sesión. Cualquiera que tenga el vínculo puede abrir el archivo. Estos son los más riesgosos para el acceso directo externo.
• Vínculos para personas específicas: El usuario externo debe iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional para acceder al archivo. El vínculo está vinculado a la identidad de esa persona.
• Vínculos internos: Solo los usuarios dentro de su organización pueden abrir el archivo. Estos no otorgan acceso externo.

Para eliminar el acceso directo externo, debe eliminar el vínculo específico o quitar el usuario externo de la lista de permisos del archivo. Simplemente cambiar el tipo de vínculo de “Cualquier persona” a “Personas específicas” sin eliminar el usuario externo existente no revoca el acceso para esa persona.

Pasos para eliminar el acceso externo de un archivo de OneDrive

Siga estos pasos para eliminar el acceso directo externo de un archivo mediante la interfaz web de OneDrive. Este es el método más confiable porque muestra todos los vínculos activos y usuarios externos.

1. Abra el archivo en OneDrive en la web
   Vaya a onedrive.live.com e inicie sesión con su cuenta profesional o educativa. Navegue hasta el archivo que desea proteger.
2. Abra el panel de uso compartido
   Haga clic en el archivo para seleccionarlo, luego haga clic en el botón Compartir en la barra de herramientas sobre la lista de archivos. Como alternativa, haga clic derecho en el archivo y seleccione Compartir.
3. Haga clic en Administrar acceso
   En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en el vínculo Administrar acceso en la parte inferior. Esto abre un panel que muestra todos los usuarios y vínculos que tienen acceso al archivo.
4. Elimine los usuarios externos
   Desplácese por la lista. Cualquier usuario cuyo dominio de correo electrónico sea diferente al de su organización es un usuario externo. Haga clic en el icono X junto al nombre de ese usuario. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en Quitar para confirmar.
5. Elimine los vínculos externos
   En el mismo panel, busque la sección Vínculos. Si ve un vínculo con el tipo “Cualquier persona” o “Personas de [your org] con el vínculo”, haga clic en los tres puntos (Más opciones) junto a ese vínculo y seleccione Eliminar vínculo. Esto elimina el vínculo por completo.
6. Verifique que se haya eliminado el acceso
   Después de eliminar los usuarios externos y los vínculos, actualice el panel Administrar acceso. El archivo ahora debería mostrar solo a usted o a usuarios internos. Para verificarlo, copie la URL del archivo y ábrala en una ventana de navegador privada. Debería ver un mensaje de inicio de sesión o un mensaje de acceso denegado.

Eliminar el acceso externo desde el cliente de escritorio de OneDrive

Si prefiere trabajar desde el Explorador de archivos, puede administrar los permisos desde el cliente de escritorio.

1. Haga clic derecho en el archivo en el Explorador de archivos
   Localice el archivo en su carpeta de OneDrive. Haga clic derecho en él y seleccione Compartir en el menú contextual.
2. Haga clic en Administrar acceso
   En el cuadro de diálogo Compartir que se abre, haga clic en Administrar acceso en la parte inferior.
3. Elimine los usuarios externos y los vínculos
   Aparece el mismo panel de permisos que en la versión web. Siga los pasos 4 a 6 de la sección anterior para eliminar los usuarios externos y los vínculos externos.

Eliminar el acceso externo de varios archivos a la vez

OneDrive no tiene una herramienta de eliminación masiva de permisos en la interfaz estándar. Para eliminar el acceso externo de muchos archivos simultáneamente, use el centro de administración de Microsoft 365 o PowerShell.

1. Vaya al centro de administración de Microsoft 365
   Inicie sesión en admin.microsoft.com con una cuenta de administrador global o administrador de SharePoint.
2. Abra el centro de administración de SharePoint
   En la navegación izquierda, haga clic en Mostrar todo y luego en SharePoint.
3. Acceda a la página Uso compartido
   En Directivas, haga clic en Uso compartido. Aquí puede establecer límites de uso compartido externo para toda la organización. Para bloquear todos los nuevos recursos compartidos externos, seleccione Solo personas de su organización en Uso compartido externo para OneDrive.
4. Use PowerShell para eliminar los recursos compartidos existentes
   Ejecute el cmdlet Remove-SPOSiteExternalUser o Set-SPOSite -SharingCapability Disabled para revocar el acceso externo de todo un sitio de OneDrive. Esto requiere el módulo SharePoint Online Management Shell.

Si los usuarios externos aún tienen acceso después de eliminarlos

El usuario externo vuelve a aparecer en Administrar acceso después de eliminarlo

Esto puede ocurrir si el usuario se agregó a través de un grupo o de los permisos de una carpeta principal. Abra el panel Administrar acceso del archivo y revise la sección Permisos heredados. Si el archivo hereda permisos de una carpeta principal, debe romper la herencia. Haga clic en Configuración avanzada y luego en Dejar de heredar permisos. Después de eso, elimine el usuario externo nuevamente.

El vínculo para cualquier persona sigue funcionando después de eliminarlo

Si eliminó un vínculo para cualquier persona pero el archivo sigue siendo accesible, es posible que el vínculo se haya almacenado en caché por un navegador o se haya compartido a través de otro método. Cree un nuevo vínculo para cualquier persona con expiración y contraseña, y luego elimínelo inmediatamente. Esto obliga a OneDrive a invalidar todos los tokens anteriores para ese archivo.

El usuario externo recibió el archivo como datos adjuntos

Si compartió el archivo como datos adjuntos por correo electrónico, el usuario externo ya tiene una copia. Eliminar el vínculo de OneDrive no elimina la copia en su dispositivo. Use las directivas de Prevención de pérdida de datos de Microsoft 365 o Azure Information Protection para proteger el contenido del archivo antes de compartirlo.

Opciones de uso compartido de OneDrive: acceso externo frente a acceso interno

Elemento	Acceso externo (Cualquier persona)	Acceso interno (Personas de su organización)
Se requiere inicio de sesión	No	Sí, con cuenta profesional o educativa
El vínculo se puede reenviar	Sí, a cualquier persona	Sí, pero solo los usuarios internos pueden abrirlo
Método para eliminar el acceso	Eliminar el vínculo en Administrar acceso	Eliminar el usuario o eliminar el vínculo
Riesgo de fuga de datos	Alto si el vínculo se comparte públicamente	Bajo, limitado a usuarios autenticados

Después de eliminar el acceso directo externo de sus archivos de OneDrive, verifique que no queden vínculos externos revisando el panel Administrar acceso de cada archivo sensible. Para evitar el uso compartido externo accidental en el futuro, establezca el tipo de vínculo para compartir predeterminado en “Personas de su organización” en la configuración de OneDrive. También puede configurar una directiva de uso compartido que requiera que los usuarios externos inicien sesión y establezca fechas de expiración de vínculos automáticamente.