Tiene una hoja de cálculo de Excel con cientos o miles de filas. Desplazarse por cada celda para encontrar las cifras clave lleva demasiado tiempo. Copilot puede leer sus datos y escribir un resumen en lenguaje sencillo de los totales, promedios o tendencias que necesita. Este artículo le muestra exactamente qué comandos escribir y qué configuraciones revisar para que Copilot pueda procesar libros grandes de forma confiable.
Puntos clave: resumir datos de Excel con Copilot
- Panel de Copilot > Pregúntame lo que sea: escriba un prompt en lenguaje natural como “Resume esta tabla” para obtener un resumen de texto al instante.
- Formato de tabla de Excel (Ctrl+T): convierta un rango en una tabla antes de usar Copilot para asegurarse de que la herramienta lea todas las filas y columnas correctamente.
- Estructura del prompt: use verbos específicos como “mostrar total”, “calcular promedio” o “enumerar los 10 principales” para evitar resultados genéricos o truncados.
Cómo lee y resume Copilot los datos de Excel
Copilot en Excel usa Microsoft Graph y el motor de cálculo de Excel para analizar datos estructurados. No lee cada celda como texto sin formato. En su lugar, consulta las columnas de la tabla, sus encabezados y los valores numéricos para producir un resumen de texto. Esto significa que la hoja de cálculo debe tener el formato de una tabla de Excel adecuada, no solo un rango simple de celdas.
Cuando solicita un resumen, Copilot realiza estas acciones en orden:
- Identificar la tabla activa: Copilot observa la tabla en la que está el cursor. Si no existe ninguna tabla, es posible que no responda o que devuelva un mensaje de error.
- Escanear los encabezados de columna: lee la fila de encabezado para comprender las categorías de datos, como Fecha, Producto, Ingresos o Región.
- Calcular agregados: Copilot ejecuta funciones de Excel como SUM, AVERAGE, COUNT y MAX en las columnas numéricas. No muestra las fórmulas: muestra los resultados en lenguaje sencillo.
- Generar el texto del resumen: el resultado aparece en el panel de Copilot. Puede copiar el texto o hacer preguntas de seguimiento para refinar el resumen.
En hojas de cálculo grandes con más de 10 000 filas, Copilot puede tardar unos segundos en responder. La herramienta está diseñada para trabajar solo con la tabla actual. Si necesita resumir varias hojas, debe cambiar a cada hoja y repetir el prompt.
Cómo usar Copilot para resumir una hoja de cálculo grande de Excel
Siga estos pasos para obtener un resumen confiable de Copilot. Las instrucciones suponen que tiene una suscripción a Microsoft 365 que incluye Copilot para Excel.
- Abra su libro de Excel
inicie Excel y abra el archivo que contiene la hoja de cálculo grande. Asegúrese de que el libro esté guardado en OneDrive o SharePoint. Copilot no puede trabajar con archivos locales que no estén sincronizados con el almacenamiento en la nube de Microsoft 365. - Convierta el rango de datos en una tabla de Excel
seleccione cualquier celda dentro del rango de datos. Presione Ctrl+T en el teclado. En el cuadro de diálogo Crear tabla, confirme el rango y marque la casilla “La tabla tiene encabezados”. Haga clic en Aceptar. El rango ahora tiene flechas de filtro en cada encabezado de columna y Copilot lo reconoce como una tabla. - Abra el panel de Copilot
vaya a la pestaña Inicio de la cinta de opciones. En el grupo Copilot, haga clic en el botón Copilot. El panel de Copilot se abre en el lado derecho de la ventana de Excel. - Escriba un prompt de resumen
en el cuadro de texto del panel de Copilot, escriba un prompt claro y específico. Por ejemplo:“Resume esta tabla. Muestra los ingresos totales por región y el valor promedio del pedido.”
Presione Entrar o haga clic en el icono Enviar.
- Revise el resultado del resumen
Copilot muestra el resumen en el panel. El texto incluye los números calculados. Por ejemplo, podría decir: “La tabla contiene 12 450 filas. Los ingresos totales son 3 450 000 $. El valor promedio del pedido es 277 $. Ingresos por región: Norteamérica 1 200 000 $, Europa 980 000 $, Asia 870 000 $, Otros 400 000 $.” - Haga preguntas de seguimiento
para obtener más detalle, escriba otro prompt sin salir del panel. Por ejemplo: “Enumera los 5 productos principales por ingresos”. Copilot actualiza el resumen con la nueva información. - Copie o inserte el resumen
seleccione el texto en el panel de Copilot. Haga clic con el botón derecho y elija Copiar. Puede pegar el resumen en una celda nueva, un documento de Word o un correo electrónico. Como alternativa, haga clic en el botón Insertar en la parte inferior del panel de Copilot para colocar el resumen directamente en una hoja de cálculo nueva.
Si Copilot no devuelve resultados o muestra un error
Copilot dice “No puedo resumir estos datos”
Este error suele significar que los datos no tienen formato de tabla. Convierta el rango en una tabla con Ctrl+T. Si los datos ya son una tabla, compruebe que la tabla tenga al menos una columna numérica. Copilot no puede resumir tablas que contienen solo texto o fechas sin valores medibles.
Copilot muestra solo un resumen parcial
Cuando una hoja de cálculo tiene más de 100 000 filas, Copilot puede truncar el resultado. Para solucionarlo, solicite un resumen más acotado. Por ejemplo, en lugar de “Resume todo”, escriba “Muestra las ventas totales por trimestre para 2024”. Esto reduce la cantidad de datos que Copilot debe procesar.
Copilot no aparece en la cinta de opciones
El botón Copilot solo está disponible si tiene una licencia de Copilot para Microsoft 365. Compruebe su suscripción en el centro de administración de Microsoft 365. Si la licencia está activa pero falta el botón, reinicie Excel. Si el botón sigue sin aparecer, ejecute una reparación de Microsoft 365 desde Panel de control > Programas > Microsoft 365 > Cambiar > Reparación rápida.
Copilot devuelve resultados genéricos en lugar de datos específicos de la tabla
Esto ocurre cuando Copilot no puede identificar la tabla activa. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla antes de abrir el panel de Copilot. Si tiene varias tablas en la misma hoja, Copilot solo lee aquella en la que está el cursor. Mueva el cursor a la tabla correcta y vuelva a hacer la pregunta.
| Elemento | Prompt para un resumen rápido | Prompt para un desglose detallado |
|---|---|---|
| Propósito | Obtener una visión general de alto nivel de los totales y el recuento de filas | Obtener cálculos por categoría o por período |
| Prompt de ejemplo | “Resume esta tabla” | “Muestra los ingresos totales por región y mes para 2024” |
| Longitud del resultado | De 2 a 4 frases | De 5 a 8 frases |
| Tiempo de procesamiento para 50 000 filas | Menos de 3 segundos | De 5 a 10 segundos |
| Mejor uso cuando | Necesita una comprobación rápida de totales y promedios | Necesita presentar datos por categoría o período de tiempo |
La función de resumen de Copilot funciona con tablas de Excel que tienen al menos una columna numérica. Si sus datos contienen solo texto, Copilot contará las filas y enumerará los valores únicos de cada columna. No generará sumas ni promedios.
Conclusión
Ahora puede usar Copilot para producir un resumen de texto de una hoja de cálculo grande de Excel en segundos. Empiece por convertir su rango de datos en una tabla con Ctrl+T. Luego abra el panel de Copilot y escriba un prompt específico como “Muestra los ingresos totales por región”. Para obtener mejores resultados, solicite un cálculo a la vez cuando trabaje con tablas de más de 50 000 filas. Si Copilot devuelve un error, compruebe que se haya aplicado el formato de tabla y que el libro esté guardado en OneDrive o SharePoint. Practique con el botón Insertar para colocar resúmenes directamente en hojas de cálculo nuevas para informes rápidos.