Tu buzón de Outlook está lleno y no puedes enviar ni recibir correos electrónicos nuevos. Esto sucede cuando tu buzón de Microsoft 365 alcanza su límite de almacenamiento de 50 GB. La causa principal es la acumulación de correos antiguos y archivos adjuntos grandes con el tiempo. Este artículo explica cómo usar la función Archivo para mover elementos antiguos fuera de tu buzón principal y liberar espacio.
Aprenderás los pasos para archivar elementos manualmente y cómo configurar el Archivado automático para una limpieza automática. También cubriremos dónde se almacenan los archivos archivados y cómo acceder a ellos más tarde.
Conclusiones clave: Cómo gestionar el límite de buzón de 50 GB
- Archivo > Información > Herramientas > Limpiar elementos antiguos: Ejecuta manualmente la herramienta Archivo para mover correos antiguos a un archivo local según su antigüedad.
- Archivo > Opciones > Avanzadas > Configuración de archivado automático: Configura Outlook para mover o eliminar automáticamente elementos antiguos según un programa que establezcas.
- Ctrl+Mayús+A: Abre el cuadro de diálogo Archivo para archivar rápidamente carpetas o elementos seleccionados sin usar la cinta de opciones.
Por qué tu buzón alcanza el límite de 50 GB y cómo ayuda el archivo
Los planes empresariales de Microsoft 365 suelen incluir un límite de 50 GB para tu buzón principal de Exchange Online. Este espacio es para tus correos activos, elementos de calendario, contactos y tareas. El límite no es para toda tu cuenta, sino específicamente para los datos en vivo sincronizados con el servidor.
Cuando alcanzas este límite, recibirás una advertencia y eventualmente se te bloqueará el envío de nuevos mensajes. La recepción de nuevos correos también puede fallar. La función Archivo en Outlook proporciona una solución al mover elementos más antiguos y menos utilizados fuera de este buzón en vivo.
El archivado crea un archivo local separado en tu computadora con extensión .pst. Los elementos en este archivo de archivo se eliminan del servidor, liberando tu cuota de 50 GB. Aún puedes abrir y buscar el archivo de archivo desde Outlook, pero los datos se almacenan en tu máquina local o en una unidad de red.
Entender la diferencia entre archivar, eliminar y el archivo en línea
Archivar es diferente de eliminar. Los elementos eliminados van a la carpeta Elementos eliminados y se eliminan permanentemente después de un período de retención. Los elementos archivados se conservan en un archivo de datos separado que tú controlas. Esto es ideal para cumplimiento normativo o para mantener un registro completo.
No confundas el archivo local (.pst) con el Archivo en línea de Microsoft 365 (un buzón adicional con su propio almacenamiento). Este artículo cubre la herramienta Archivo local, que está disponible en todas las versiones de Outlook y no requiere una licencia específica.
Pasos para archivar manualmente elementos antiguos del buzón
Usa este método para una limpieza inmediata y única de correos antiguos y otros elementos. Tú eliges qué carpetas archivar y qué antigüedad deben tener los elementos.
- Abrir el cuadro de diálogo Archivo
En Outlook, ve a la pestaña Archivo. Selecciona Información en el menú izquierdo. Haz clic en el botón Herramientas y luego elige Limpiar elementos antiguos. También puedes presionar Ctrl+Mayús+A desde la vista principal del buzón. - Establecer la fecha de archivo y la carpeta
Se abre el cuadro de diálogo Archivo. La opción superior archiva todas las carpetas según su configuración de archivado automático. Para archivar una carpeta específica, selecciona la segunda opción: Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas. Luego haz clic en la carpeta que deseas procesar, como Bandeja de entrada. - Elegir una fecha de archivo
En el campo Archivar elementos anteriores a, selecciona una fecha. Por ejemplo, elige una fecha de hace tres años. Outlook archivará todos los elementos en la carpeta seleccionada recibidos antes de esa fecha. - Seleccionar la ubicación del archivo de archivo
Haz clic en el botón Examinar para elegir dónde guardar el archivo de archivo. Es mejor guardarlo en una ubicación con suficiente espacio, como tu carpeta Documentos o una unidad de red. Puedes usar un archivo .pst existente o crear uno nuevo. Haz clic en Aceptar para iniciar el proceso de archivado. - Verificar que el archivado se completó
Outlook moverá los elementos. Verás una nueva carpeta en el panel de carpetas llamada Archivo o con el nombre de tu archivo .pst. Las carpetas de tu buzón principal ahora deberían contener menos elementos, liberando espacio en el servidor.
Cómo configurar el Archivado automático para una limpieza automática
Configura el Archivado automático para que Outlook mueva automáticamente los elementos antiguos según un programa, como cada 14 días. Esto evita que tu buzón se vuelva a llenar.
- Acceder a la configuración de Archivado automático
Ve a Archivo > Opciones. Selecciona la pestaña Avanzadas en la barra lateral izquierda. En la sección Archivado automático, haz clic en el botón Configuración de archivado automático. - Configurar reglas globales de Archivado automático
En el cuadro de diálogo Archivado automático, marca la casilla Ejecutar archivado automático cada [X] días. Establece el número de días, como 14. Elige si deseas que se te pregunte antes de ejecutar. Selecciona la acción predeterminada, como Mover elementos antiguos a archivo de archivo. Establece la antigüedad predeterminada para elementos antiguos, como 6 meses. Haz clic en Aplicar a estas carpetas para establecer estos valores como predeterminados para todas las carpetas. - Establecer políticas de carpeta individuales
En tu lista de carpetas, haz clic derecho en una carpeta específica como Elementos enviados y elige Propiedades. Ve a la pestaña Archivado automático. Aquí puedes anular la configuración global. Elige Archivar esta carpeta usando esta configuración y establece un límite de antigüedad o acción diferente. También puedes seleccionar No archivar elementos en esta carpeta para carpetas críticas. - Ejecutar el Archivado automático ahora para probar
Para ejecutar el proceso de Archivado automático inmediatamente con tu nueva configuración, vuelve a Archivo > Información > Herramientas > Limpiar elementos antiguos. En el cuadro de diálogo, selecciona la primera opción: Archivar todas las carpetas según su configuración de archivado automático. Haz clic en Aceptar. Verifica el archivo de archivo para confirmar que los elementos se movieron correctamente.
Errores comunes y limitaciones al archivar
Los elementos archivados no se pueden buscar desde Outlook en la web
Los elementos movidos a un archivo .pst local solo son accesibles en la computadora donde se almacena el archivo. No aparecerán en Outlook en la web ni en la aplicación móvil de Outlook. Si necesitas acceso desde múltiples dispositivos, considera usar la función Archivo en línea de Microsoft 365, si está disponible en tu plan.
El archivo de archivo se vuelve demasiado grande o se corrompe
El archivo .pst tiene su propio límite de tamaño, que es de 50 GB para formatos Unicode más nuevos. Almacenar un archivo de archivo muy grande en una unidad lenta puede hacer que Outlook se vuelva lento al acceder a él. Verifica regularmente el tamaño del archivo y considera crear múltiples archivos de archivo por año. Usa la herramienta Bandeja de entrada de reparación de Outlook (scanpst.exe) si el archivo de archivo no se abre.
Olvidar la ubicación o contraseña del archivo de archivo
Si cambias de computadora o reinstalas Outlook, debes volver a agregar manualmente el archivo .pst a través de Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > pestaña Archivos de datos. Si estableciste una contraseña en el archivo de archivo y la olvidas, Microsoft no puede recuperarla. Guarda un registro de la ubicación del archivo y cualquier contraseña en un lugar seguro.
Archivo local vs. Archivo en línea vs. Eliminación
| Elemento | Archivo local (archivo .pst) | Archivo en línea de Microsoft 365 | Eliminación permanente |
|---|---|---|---|
| Propósito principal | Liberar espacio del buzón principal moviendo elementos al almacenamiento local | Proporcionar almacenamiento de archivo en la nube adicional o ilimitado | Eliminar permanentemente elementos para cumplir con las políticas de datos |
| Ubicación de almacenamiento | Tu computadora o unidad de red | Servidores en la nube de Microsoft | Los elementos se eliminan de todas las ubicaciones |
| Accesibilidad | Solo desde Outlook en la PC con el archivo | Desde Outlook de escritorio, web y aplicaciones móviles | Los elementos no se pueden acceder |
| Impacto en el buzón de 50 GB | Reduce inmediatamente el tamaño del buzón | Reduce inmediatamente el tamaño del buzón | Reduce inmediatamente el tamaño del buzón |
| Requisito de licencia | Ninguno, disponible en todas las versiones de Outlook | Requiere un plan específico de Microsoft 365 con Archivo en línea | Ninguno |
| Automatización | Mediante la configuración de Archivado automático | Mediante políticas de retención establecidas por el administrador | Mediante la política de retención de Elementos eliminados |
Ahora puedes gestionar el límite de tu buzón de 50 GB moviendo correos antiguos a un archivo de archivo. Usa el archivo manual para una limpieza inmediata o configura el Archivado automático para prevenir problemas futuros. Recuerda que los elementos archivados se almacenan localmente, así que haz una copia de seguridad de tu archivo .pst. Para una configuración más avanzada, explora la creación de múltiples archivos de archivo organizados por año o proyecto. Usa la función Carpetas de búsqueda en Outlook para encontrar rápidamente elementos tanto en tu buzón principal como en los archivos de archivo abiertos.