Cómo deshabilitar Copilot en Excel para hojas de cálculo confidenciales

Si su organización maneja modelos financieros, datos de clientes o secretos comerciales en Excel, es posible que deba evitar que Copilot acceda a esos archivos. Copilot en Excel se conecta a Microsoft Graph para generar fórmulas, gráficos e información basada en el contenido de la hoja de cálculo. Esta integración significa que los datos confidenciales podrían procesarse fuera de su control inmediato. Este artículo explica cómo deshabilitar Copilot en Excel para hojas de cálculo específicas o en todo el inquilino de Microsoft 365 mediante Directiva de grupo, PowerShell y el centro de administración de Microsoft 365.

Por qué Copilot en Excel representa un riesgo para hojas de cálculo confidenciales

Copilot en Excel utiliza Microsoft Graph para leer valores de celdas, rangos con nombre y tablas. Cuando solicita a Copilot que analice una hoja de cálculo, envía una representación de los datos seleccionados a la nube de Microsoft. Este procesamiento es necesario para que Copilot genere sugerencias de fórmulas, recomendaciones de gráficos o resúmenes en lenguaje natural. Para hojas de cálculo que contienen información de identificación personal (PII), previsiones financieras bajo embargo o propiedad intelectual, este flujo de datos puede violar las políticas de cumplimiento internas o los requisitos normativos como GDPR, HIPAA o SOX.

Microsoft proporciona varios controles para limitar o deshabilitar Copilot. El método que elija depende de su rol de administrador y del alcance de la restricción. Puede deshabilitar Copilot en todo el inquilino, para grupos de seguridad específicos o para una sola hoja de cálculo mediante etiquetas de confidencialidad. Cada método tiene efectos diferentes en la experiencia del usuario y el procesamiento de datos.

Cómo procesa Copilot los datos de la hoja de cálculo

Cuando un usuario activa Copilot en Excel, el cliente envía un mensaje junto con el contexto de la hoja de cálculo activa. Este contexto incluye valores de celdas, encabezados de columnas y datos de filas, pero no el libro completo. Microsoft afirma que Copilot no almacena ni entrena con datos del inquilino. Sin embargo, los datos pasan por los servidores de inferencia de IA de Microsoft. Si su política de cumplimiento prohíbe cualquier procesamiento externo de ciertos datos, debe deshabilitar Copilot por completo para esas hojas de cálculo.

Pasos para deshabilitar Copilot en Excel mediante el centro de administración de Microsoft 365

El método más directo es desactivar Copilot para usuarios o grupos específicos en el centro de administración de Microsoft 365. Este método deshabilita Copilot en todas las aplicaciones de Microsoft 365, incluidas Excel, Word y PowerPoint.

1. Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o administrador de Copilot.
2. Navegue a la configuración de Copilot
   En el panel de navegación izquierdo, seleccione Configuración y luego Configuración de la organización. En la pestaña Servicios, busque y seleccione Copilot.
3. Abra Controles de datos
   En la página de configuración de Copilot, haga clic en Controles de datos. Esta sección enumera las fuentes de datos a las que Copilot puede acceder.
4. Desactive Copilot para usuarios específicos
   En Copilot en Microsoft 365, seleccione Usuarios o grupos específicos. Introduzca las direcciones de correo electrónico o los nombres de grupo de los usuarios que no deben tener Copilot. Haga clic en Guardar.
5. Confirme el cambio
   Espere hasta 30 minutos para que la directiva se propague. Los usuarios del grupo restringido ya no verán el icono de Copilot en Excel.

Pasos para deshabilitar Copilot en Excel mediante Directiva de grupo

Para equipos unidos a un dominio local, puede usar Directiva de grupo para deshabilitar Copilot en todas las aplicaciones de escritorio de Office. Este método funciona para dispositivos Windows 10 y Windows 11.

1. Descargue las plantillas administrativas de Office más recientes
   Vaya al Centro de descargas de Microsoft y descargue las Plantillas administrativas de Office para la versión de Office que utilice, como Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas.
2. Instale las plantillas en un controlador de dominio
   Ejecute el archivo MSI descargado en una máquina que tenga la Consola de administración de directivas de grupo. Las plantillas se agregan al Almacén central o a la carpeta local PolicyDefinitions.
3. Abra el Editor de administración de directivas de grupo
   Haga clic con el botón derecho en el dominio o la unidad organizativa donde desea aplicar la directiva y seleccione Crear un GPO en este dominio y vincularlo aquí. Asigne un nombre al GPO, como Deshabilitar Copilot.
4. Navegue a la configuración de directiva de Copilot
   En el Editor de administración de directivas de grupo, vaya a Configuración del equipo > Directivas > Plantillas administrativas > Microsoft Office 2016 > Herramientas | Opciones | General. Busque la directiva denominada Desactivar Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365.
5. Habilite la directiva
   Haga doble clic en la directiva, seleccione Habilitada y haga clic en Aceptar. Esta configuración deshabilita Copilot en todas las aplicaciones de Office, incluido Excel.
6. Fuerce una actualización de Directiva de grupo
   En las máquinas cliente afectadas, ejecute gpupdate /force en un Símbolo del sistema con privilegios elevados. Reinicie Excel para que el cambio surta efecto.

Si Copilot sigue apareciendo después de deshabilitarlo

El icono de Copilot permanece visible pero devuelve un error

Esto ocurre cuando la directiva no se ha propagado por completo o cuando un usuario tiene credenciales en caché. Pida al usuario que cierre sesión en todas las aplicaciones de Microsoft 365 y vuelva a iniciarla. Si el problema persiste, verifique que el GPO se haya aplicado ejecutando gpresult /r en la máquina cliente.

Copilot funciona en Excel Online pero no en la aplicación de escritorio

Las directivas de la aplicación de escritorio no afectan a Excel Online. Para deshabilitar Copilot en Excel Online, utilice el método del centro de administración de Microsoft 365 descrito anteriormente. Debe deshabilitar el servicio directamente en lugar de confiar en Directiva de grupo.

Los usuarios del grupo restringido aún pueden usar Copilot

Compruebe si el usuario también es miembro de un grupo que tiene Copilot habilitado explícitamente. En el centro de administración, la configuración de Copilot utiliza una lista de permitidos. Si un usuario pertenece tanto a un grupo permitido como a uno denegado, la lista de permitidos tiene prioridad. Elimine al usuario del grupo permitido o cree un grupo de seguridad separado que contenga solo los usuarios que no deben tener Copilot.

Copilot en Excel vs Copilot para Microsoft 365: diferencias clave

Elemento	Copilot en Excel	Copilot para Microsoft 365
Alcance	Funciones exclusivas de Excel como generación de fórmulas y creación de gráficos	Todas las aplicaciones de Microsoft 365, incluidas Word, Excel, PowerPoint, Teams y Outlook
Acceso a datos	Lee los datos de la hoja de cálculo activa a través de Microsoft Graph	Lee correos electrónicos, documentos, elementos de calendario y mensajes de Teams
Método de deshabilitación	Directiva de grupo, restricción de usuarios del centro de administración o etiqueta de confidencialidad	Los mismos métodos pero afectan a todas las aplicaciones simultáneamente
Requisito de licencia	Microsoft 365 E3 o E5 con complemento Copilot, o Copilot Pro	Microsoft 365 E3 o E5 con licencia Copilot para Microsoft 365

Ahora puede deshabilitar Copilot en Excel para hojas de cálculo confidenciales mediante el centro de administración de Microsoft 365, Directiva de grupo o una combinación de ambos. Comience por identificar qué hojas de cálculo contienen datos confidenciales y qué usuarios necesitan acceso restringido. Después de aplicar la directiva, pruebe primero en un dispositivo que no sea de producción para confirmar que Copilot no aparece. Para obtener protección adicional, aplique etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview para marcar las hojas de cálculo como confidenciales y bloquear que Copilot las lea automáticamente.