Cuando su organización migra a un nuevo inquilino de Microsoft 365, es posible que tenga archivos personales almacenados en su cuenta actual de OneDrive del trabajo. Estos archivos no se transfieren automáticamente durante una migración empresarial porque los límites del inquilino separan los datos personales de OneDrive de los datos corporativos. Debe mover manualmente los archivos personales antes de que se desaprovisione el inquilino antiguo para evitar la pérdida permanente de datos. Este artículo explica cómo identificar datos personales, moverlos de forma segura mediante las herramientas de sincronización y exportación de OneDrive, y verificar que la transferencia se haya completado.
Puntos clave: Migración de archivos personales de OneDrive entre inquilinos
- Aplicación de sincronización de OneDrive > Configuración > Cuenta > Desvincular este equipo: Desconecta su cuenta de trabajo actual antes de vincular la cuenta del nuevo inquilino para evitar conflictos de archivos.
- OneDrive > Mis archivos > Seleccionar elementos > Descargar: Descarga un archivo .zip de los archivos personales seleccionados como copia de seguridad antes de la migración.
- OneDrive > Papelera de reciclaje > Papelera de reciclaje de segunda etapa: Contiene archivos eliminados hace más de 30 días; revise esta ubicación antes de que se elimine el inquilino.
Por qué los datos personales de OneDrive no se transfieren durante una migración empresarial
Las migraciones de inquilinos de Microsoft 365 mueven cuentas de usuario, buzones y sitios de SharePoint a un nuevo dominio. OneDrive para la Empresa está vinculado a la cuenta del usuario en el inquilino de origen. Cuando la cuenta se elimina del inquilino de origen, el sitio de OneDrive y todos sus archivos también se eliminan después de un período de retención. El nuevo inquilino crea un sitio de OneDrive nuevo para el usuario sin datos del sitio antiguo.
Las herramientas de migración de terceros pueden mover archivos de OneDrive entre inquilinos, pero requieren configuración del administrador y es posible que no estén incluidas en el plan de migración de su organización. Los archivos personales, como currículos, fotos familiares o documentos personales, no se consideran datos corporativos y pueden quedar excluidos del alcance de la migración. La única forma de garantizar que estos archivos sobrevivan es copiarlos manualmente a una ubicación fuera del inquilino de origen antes de que finalice la migración.
Período de retención de OneDrive después de la eliminación de la cuenta
Cuando su cuenta de usuario se elimina del inquilino de origen, los archivos de OneDrive se conservan durante 30 días de forma predeterminada. Durante este período, un administrador puede restaurar el sitio. Después de 30 días, el sitio pasa a una papelera de reciclaje de segunda etapa durante otros 30 días antes de la eliminación permanente. Si no recupera los archivos personales en un plazo de 60 días, los datos se pierden. Consulte con su equipo de TI la política de retención exacta de su organización.
Pasos para mover archivos personales de OneDrive antes de la migración
- Identifique los archivos personales en su OneDrive actual
Abra OneDrive en un navegador web e inicie sesión con su cuenta de trabajo actual. Vaya a Mis archivos. Revise las carpetas y archivos que no estén relacionados con su trabajo. Los elementos personales comunes incluyen currículos, certificados de capacitación, fotos personales y documentos fiscales. No mueva archivos corporativos que pertenezcan a la organización. - Descargue los archivos personales como copia de seguridad
Seleccione los archivos o carpetas personales marcando la casilla junto a cada elemento. Haga clic en Descargar en la parte superior de la página. OneDrive crea un archivo .zip que contiene todos los elementos seleccionados. Guarde este archivo .zip en una carpeta local de su equipo. Esta copia de seguridad es su red de seguridad si algo sale mal más adelante. - Copie los archivos a una cuenta de almacenamiento en la nube personal
Inicie sesión en su cuenta personal de Microsoft OneDrive u otro servicio en la nube, como Google Drive o Dropbox. Cargue el archivo .zip o los archivos individuales desde su carpeta de descargas local. Esto mantiene sus datos personales accesibles después de que se desactive la cuenta de trabajo. - Desvincule la sincronización de OneDrive de la cuenta de trabajo actual
En su equipo Windows, haga clic con el botón secundario en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema y seleccione Configuración. Vaya a la pestaña Cuenta y haga clic en Desvincular este equipo. Confirme la acción. Esto evita conflictos de sincronización cuando posteriormente se conecte al nuevo inquilino. - Borre los archivos en caché de OneDrive en el equipo local
Después de desvincular, abra el Explorador de archivos y vaya a la ruta de la carpeta de OneDrive, normalmente en C:\Users\YourName\OneDrive – CompanyName. Elimine los archivos restantes en esta carpeta. Estos archivos siguen seguros en el inquilino de origen hasta que se elimine la cuenta. Borrar la caché evita confusiones cuando sincronice con el nuevo inquilino. - Verifique los archivos en la papelera de reciclaje del inquilino de origen
Vaya a OneDrive en el navegador y haga clic en Papelera de reciclaje en la navegación izquierda. Revise tanto la papelera de reciclaje de primera etapa como la de segunda etapa. Si encuentra archivos personales allí, selecciónelos y haga clic en Restaurar. Luego, descárguelos nuevamente siguiendo los pasos anteriores. - Conecte la sincronización de OneDrive a la cuenta del nuevo inquilino
Después de que su equipo de TI cree su nueva cuenta de usuario, inicie sesión en OneDrive con las nuevas credenciales. Haga clic en el icono de la nube de OneDrive, seleccione Configuración > Cuenta > Agregar una cuenta y siga las indicaciones para sincronizar la nueva carpeta de OneDrive. Sus archivos personales aún no están en esta nueva carpeta. - Cargue los archivos personales al nuevo OneDrive
Abra la nueva carpeta de OneDrive en el Explorador de archivos. Copie los archivos personales desde su carpeta de copia de seguridad local o desde su cuenta de nube personal a la nueva carpeta de OneDrive. Espere a que el icono de sincronización cambie a una marca de verificación verde, lo que indica que los archivos se cargaron al nuevo inquilino.
Si los archivos personales siguen faltando después de la migración
Los archivos no están en la papelera de reciclaje
Si no puede encontrar archivos personales en la papelera de reciclaje, comuníquese con su administrador de TI. Puede revisar el centro de administración de SharePoint para la colección de sitios de OneDrive del inquilino de origen. Un administrador puede restaurar el sitio de OneDrive desde la lista de sitios eliminados hasta 93 días después de la eliminación. Después de eso, los archivos no se pueden recuperar.
La carpeta de sincronización contiene archivos personales y corporativos
Si ya sincronizó el nuevo inquilino y sus archivos personales están mezclados con archivos corporativos, use la interfaz web de OneDrive para ordenar los archivos por fecha o tipo. Cree una carpeta llamada Personal y mueva sus elementos personales allí. No elimine archivos corporativos que su equipo pueda necesitar.
Conflictos de nombres de archivo durante la carga
Al cargar archivos personales al nuevo OneDrive, es posible que vea un mensaje de conflicto si ya existe un archivo con el mismo nombre. Elija Conservar ambos para preservar su versión personal. Cambie el nombre del archivo personal con un sufijo como personal_resume.docx para distinguirlo de un archivo corporativo.
Copia de seguridad manual vs. herramienta de migración: diferencias clave
| Elemento | Copia de seguridad manual | Herramienta de migración |
|---|---|---|
| Acceso requerido | El usuario debe tener acceso de lectura al OneDrive de origen | El administrador debe configurar la herramienta en ambos inquilinos |
| Velocidad | Depende del tamaño del archivo y la velocidad de Internet | Más rápida para grandes conjuntos de datos con transferencias paralelas |
| Metadatos de archivo conservados | Se pierden las fechas de modificación, los permisos y los vínculos para compartir | Se conservan la mayoría de los metadatos, incluidos los vínculos para compartir y el historial de versiones |
| Costo | Gratis | Puede requerir la compra de una licencia por usuario |
| Ideal para | Pequeña cantidad de archivos personales de menos de 10 GB | Migraciones corporativas grandes con miles de archivos |
La copia de seguridad manual es suficiente para la mayoría de los usuarios que solo necesitan mover documentos personales, fotos y archivos no críticos. Si administra un departamento con carpetas compartidas o necesita conservar el historial de versiones, pregunte a su equipo de TI sobre el uso de una herramienta de migración como ShareGate, BitTitan MigrationWiz o la migración entre inquilinos nativa de Microsoft.
Conclusión
Ahora puede identificar, respaldar y transferir archivos personales de OneDrive antes de que finalice la migración del inquilino de su organización. Los pasos clave son descargar los archivos personales a una carpeta local, cargarlos a una cuenta de nube personal y luego moverlos a su nuevo OneDrive después de la migración. Siempre revise la papelera de reciclaje en el inquilino de origen antes de que se desactive su cuenta. Para migraciones grandes o complejas, pregunte a su equipo de TI sobre el uso de una herramienta de migración dedicada para conservar los metadatos de los archivos y los permisos para compartir.