Cómo comprobar si un archivo es local, en línea o siempre disponible en OneDrive para la empresa

Cuando usa OneDrive para la Empresa en Windows, los archivos pueden existir en tres estados distintos: local, solo en línea o siempre disponible. Saber en qué estado se encuentra un archivo le ayuda a administrar el espacio en disco y el acceso sin conexión. Este artículo explica qué significa cada estado y cómo comprobar la disponibilidad de un archivo de un vistazo. Aprenderá a leer los iconos de estado de sincronización y a ajustar la configuración de disponibilidad de archivos directamente desde el Explorador de archivos.

Estados de archivo de OneDrive: Local, Solo en línea y Siempre disponible

OneDrive para la Empresa usa Archivos a petición para permitirle acceder a todos sus archivos en la nube sin descargarlos todos a su disco duro. Esta característica ahorra almacenamiento local mientras mantiene todos los archivos visibles en el Explorador de archivos. Cada archivo muestra un icono de estado en la columna Superposición que le indica si el archivo está almacenado físicamente en su dispositivo o solo en la nube.

Los tres estados funcionan de la siguiente manera:

Archivos solo en línea muestran un icono de nube. El archivo existe solo en la nube de OneDrive. No ocupa casi nada de espacio en su unidad local. Solo puede abrirlo cuando tiene conexión a Internet. Cuando abre un archivo solo en línea, OneDrive lo descarga a petición y luego lo marca como disponible localmente.

Archivos disponibles localmente muestran una marca de verificación verde sólida. El archivo está completamente descargado en su dispositivo y ocupa espacio en disco. Puede abrirlo sin conexión sin demora. OneDrive mantiene la copia local sincronizada con la versión en la nube.

Archivos siempre disponibles muestran un círculo verde con una marca de verificación blanca. Este es un estado local especial que se establece manualmente. El archivo permanece en su disco duro incluso si no lo ha abierto recientemente. OneDrive nunca libera espacio de un archivo “siempre disponible” a menos que cambie su estado de nuevo.

Cómo comprobar el estado de un archivo en el Explorador de archivos

La forma más rápida de ver el estado de un archivo es observar el icono de superposición junto al nombre del archivo. Si los iconos faltan o no son claros, puede agregar la columna Estado a la vista del Explorador de archivos.

1. Abra el Explorador de archivos y navegue a su carpeta de OneDrive
   Presione Win + E en su teclado, luego haga clic en OneDrive en el panel de navegación izquierdo. Se abre su carpeta de OneDrive.
2. Agregue la columna Estado
   Haga clic con el botón secundario en cualquier encabezado de columna, como Nombre o Fecha de modificación. En el menú que aparece, haga clic en Estado. Aparece una nueva columna etiquetada Estado a la derecha.
3. Lea el estado del archivo
   Cada archivo ahora muestra uno de estos valores en la columna Estado: Solo en línea, Disponible localmente o Siempre disponible. El texto coincide con el icono de superposición que se muestra a la izquierda del nombre del archivo.
4. Ordene o agrupe por estado
   Haga clic en el encabezado de la columna Estado para ordenar los archivos por su estado de disponibilidad. Esto le ayuda a encontrar rápidamente todos los archivos solo en línea que quizás desee que estén siempre disponibles.

Si la columna Estado no aparece, asegúrese de que Archivos a petición esté habilitado. Vaya a la configuración de OneDrive haciendo clic con el botón secundario en el icono de nube de OneDrive en la bandeja del sistema, seleccione Configuración y luego haga clic en la pestaña Sincronización y copia de seguridad. En Archivos a petición, asegúrese de que el interruptor esté en Activado.

Cómo cambiar el estado de disponibilidad de un archivo

Puede cambiar el estado de un archivo manualmente sin afectar a otros archivos en la misma carpeta. Hay dos opciones disponibles directamente desde el menú contextual del clic con el botón secundario.

Hacer que un archivo solo en línea esté siempre disponible

1. Haga clic con el botón secundario en el archivo o carpeta en el Explorador de archivos
   Navegue hasta el archivo que muestra un icono de nube o que dice Solo en línea en la columna Estado.
2. Seleccione Mantener siempre en este dispositivo
   En el menú contextual, haga clic en Mantener siempre en este dispositivo. OneDrive descarga inmediatamente el archivo a su unidad local. El icono cambia a un círculo verde con una marca de verificación blanca, y la columna Estado se actualiza a Siempre disponible.

Liberar espacio de un archivo disponible localmente

1. Haga clic con el botón secundario en un archivo que muestre una marca de verificación verde sólida
   Este archivo está actualmente almacenado localmente y consume espacio en disco.
2. Seleccione Liberar espacio
   En el menú contextual, haga clic en Liberar espacio. OneDrive elimina la copia local pero mantiene el archivo visible en el Explorador de archivos. El icono cambia a una nube y la columna Estado cambia a Solo en línea.

Puede aplicar estas mismas acciones a carpetas enteras. Haga clic con el botón secundario en una carpeta y elija Mantener siempre en este dispositivo para que todos los archivos dentro de ella estén siempre disponibles. Elija Liberar espacio para revertir todos los archivos de la carpeta a solo en línea.

Errores comunes al comprobar el estado de los archivos

Faltan los iconos de superposición o muestran símbolos incorrectos

Si no ve iconos de superposición o los iconos aparecen incorrectos, es posible que OneDrive esté en pausa o que Archivos a petición esté deshabilitado. Verifique el estado de sincronización de OneDrive en la bandeja del sistema. Si el icono de nube muestra un símbolo de pausa, haga clic en él y seleccione Reanudar sincronización. Si Archivos a petición está desactivado, todos los archivos mostrarán una marca de verificación verde sólida incluso si no están completamente descargados. Vuelva a habilitar Archivos a petición en la configuración de OneDrive para restaurar los iconos de estado precisos.

La columna Estado muestra valores en blanco para algunos archivos

Esto sucede cuando el Explorador de archivos todavía está indexando la carpeta o cuando el motor de sincronización de OneDrive está procesando cambios. Espere unos segundos y actualice la vista presionando F5. Si los valores en blanco persisten, reinicie el Explorador de archivos haciendo clic con el botón secundario en el botón Inicio, seleccionando Administrador de tareas, buscando Windows Explorer en la lista, haciendo clic en Reiniciar y luego navegando de nuevo a su carpeta de OneDrive.

La opción Mantener siempre en este dispositivo está atenuada

Esto ocurre cuando el archivo ya está configurado como Siempre disponible. También puede suceder si el archivo se está sincronizando actualmente. Espere a que finalice la sincronización. Si la opción permanece atenuada, verifique que tiene suficiente espacio libre en disco y que el archivo no está abierto en otro programa.

Solo en línea vs Siempre disponible: Diferencias clave

Elemento	Solo en línea	Siempre disponible
Icono de superposición	Nube	Círculo verde con marca de verificación blanca
Uso de disco local	Cero bytes	Tamaño completo del archivo
Acceso sin conexión	Requiere Internet para abrir	Disponible sin Internet
Cómo configurar	Clic con el botón secundario > Liberar espacio	Clic con el botón secundario > Mantener siempre en este dispositivo
Administración automática de OneDrive	Se puede liberar automáticamente si el almacenamiento es bajo	Nunca se libera automáticamente

Use solo en línea para archivos que rara vez necesita sin conexión. Use siempre disponible para archivos críticos a los que accede a diario o cuando viaja sin Internet confiable.

Ahora puede identificar si cualquier archivo en OneDrive para la Empresa está almacenado localmente, solo en línea o configurado como siempre disponible leyendo los iconos de superposición o la columna Estado en el Explorador de archivos. Para administrar el espacio en disco de manera eficiente, use el comando Liberar espacio en los archivos que ya no necesita sin conexión y el comando Mantener siempre en este dispositivo en los archivos esenciales. Para obtener una descripción general rápida de todos los archivos, ordene la columna Estado para agrupar los archivos por estado de disponibilidad. Si trabaja con frecuencia sin conexión, considere configurar toda su carpeta de proyecto como Mantener siempre en este dispositivo antes de desconectarse de Internet.