Los propietarios de sitios de SharePoint a menudo necesitan mostrar las políticas de la empresa en PDF directamente en una página para que los empleados puedan leerlas sin descargarlas ni abrir una aplicación aparte. El elemento web Visor de archivos le permite insertar un PDF, un documento de Word o una imagen en una página moderna de SharePoint, manteniendo el contenido visible dentro del sitio. Este artículo explica exactamente cómo agregar el elemento web Visor de archivos, configurarlo para documentos de políticas y evitar errores comunes de configuración. Obtendrá una lista de verificación práctica para asegurarse de que sus políticas en PDF se muestren correctamente y sigan siendo accesibles para todos los usuarios.
Puntos clave: agregar el elemento web Visor de archivos para políticas en PDF
- Editar página > Agregar un elemento web > Visor de archivos: Inserte el elemento web y vincúlelo al archivo PDF almacenado en una biblioteca de documentos.
- Panel de propiedades del elemento web > Mostrar: Elija el modo de visualización que mejor se adapte a su documento de políticas, como Ajustar a la página o Ajustar al ancho.
- Permisos de la biblioteca de documentos: Asegúrese de que todos los lectores previstos tengan al menos acceso de Lectura a la carpeta o biblioteca que contiene el PDF.
Qué hace el elemento web Visor de archivos con las políticas en PDF
El elemento web Visor de archivos representa los tipos de archivo compatibles directamente dentro de una página moderna de SharePoint. Los formatos compatibles incluyen PDF, documentos de Word (.docx), libros de Excel (.xlsx), presentaciones de PowerPoint (.pptx) y varios tipos de imagen. Cuando agrega el elemento web a una página, lo apunta a un archivo almacenado en una biblioteca de documentos o a un vínculo de otro sitio. El elemento web muestra el contenido del archivo sin requerir que los usuarios abran una pestaña del navegador o una aplicación aparte.
Para las políticas de la empresa, el formato PDF es el más común porque conserva el diseño, las fuentes y el formato en todos los dispositivos. El elemento web Visor de archivos maneja bien los archivos PDF y ofrece una barra de herramientas con zoom, navegación por páginas y un botón de descarga. No necesita licencias adicionales ni complementos de terceros para usar este elemento web. La característica está disponible en SharePoint Online y en SharePoint Server Subscription Edition.
Requisitos previos antes de comenzar
Antes de agregar el elemento web, confirme que los siguientes elementos estén disponibles:
- Tiene permisos de Edición o Control total en el sitio de SharePoint donde se encuentra la página.
- El archivo PDF de la política está cargado en una biblioteca de documentos del mismo sitio o de un sitio del mismo inquilino.
- La biblioteca de documentos no está configurada para requerir la desprotección (checkout) para la visualización. Las restricciones de desprotección pueden impedir que el elemento web represente el archivo.
- Todos los usuarios que necesitan ver la política tienen al menos permisos de Lectura en la biblioteca de documentos o en la carpeta específica que contiene el PDF.
Pasos para agregar el elemento web Visor de archivos para una política en PDF
Siga estos pasos para insertar el elemento web, vincularlo a su PDF y ajustar la configuración de visualización. Realice cada paso en orden.
- Vaya a la página donde aparecerá la política
Vaya a su sitio de SharePoint y abra la página que desea editar. Haga clic en Editar en la esquina superior derecha de la página para entrar en el modo de edición. - Agregue el elemento web Visor de archivos
Haga clic en el signo más (+) en la página donde desea que aparezca el elemento web. En el selector de elementos web, escriba Visor de archivos en el cuadro de búsqueda. Seleccione Visor de archivos en la lista. El elemento web aparecerá en la página con un marcador de posición. - Seleccione el archivo PDF de la política
En el panel de propiedades del elemento web a la derecha, haga clic en Elegir un archivo. Se abre un cuadro de diálogo de selección de archivos. Vaya a la biblioteca de documentos que contiene el PDF de su política. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir. El elemento web ahora muestra el contenido del PDF. - Configure el modo de visualización
En el panel de propiedades, en Mostrar, elija una de las siguientes opciones:
– Ajustar a la página: escala el PDF para llenar el área del elemento web. Es la mejor opción para políticas de una sola página.
– Ajustar al ancho: escala el PDF para que coincida con el ancho del elemento web. Es adecuada para tablas anchas o documentos en orientación horizontal.
– Tamaño real: muestra el PDF con un zoom del 100 % y barras de desplazamiento. Úsela cuando desee que los usuarios vean las dimensiones exactas de la página.
Seleccione la opción que haga que su política sea más legible. - Establezca la altura y el ancho del elemento web (opcional)
En el panel de propiedades, expanda la sección Diseño. Puede establecer la altura del elemento web en un valor específico en píxeles. Para una política de varias páginas, establezca la altura en al menos 600 píxeles para que los usuarios puedan desplazarse por las páginas sin cambiar el tamaño excesivamente. - Vuelva a publicar la página
Haga clic en Publicar o Volver a publicar en la esquina superior derecha para guardar y hacer que la página sea visible para los visitantes del sitio. Si su sitio usa programación, establezca la fecha de publicación según sea necesario.
Lista de verificación para una visualización correcta de políticas en PDF
Después de agregar el elemento web, revise esta lista de verificación para confirmar que todo funciona como se espera. Cada elemento aborda un punto común de falla.
Los permisos de la biblioteca de documentos son correctos
Si los usuarios ven un marcador de posición o un mensaje de acceso denegado, los permisos del archivo PDF o de la biblioteca de documentos son demasiado restrictivos. Abra la configuración de la biblioteca de documentos y confirme que el grupo de destinatarios previsto tenga al menos acceso de Lectura. No confíe en los permisos de nivel de elemento a menos que los haya probado con el elemento web. El elemento web Visor de archivos usa los permisos del usuario que lo visualiza, no los permisos del autor de la página.
El PDF no está desprotegido (checked out) por otro usuario
Si el PDF está desprotegido por usted o por otra persona, el elemento web mostrará un área en blanco o un error. Vaya a la biblioteca de documentos, localice el PDF y compruebe si la columna Desprotegido por muestra un nombre. Si es así, vuelva a proteger el archivo. Asegúrese de que la configuración de la biblioteca Requerir desprotección esté desactivada si desea que el elemento web funcione sin pasos manuales de protección.
El PDF no está dañado ni protegido con contraseña
El elemento web Visor de archivos no puede representar PDF protegidos con contraseña. Quite cualquier protección con contraseña del PDF antes de cargarlo en SharePoint. También verifique que el archivo PDF se abra correctamente en un navegador o lector de PDF. Un archivo dañado se mostrará como un icono roto en el elemento web.
El diseño de la página no recorta el elemento web
Si su página usa una sección de varias columnas, el elemento web puede quedar demasiado estrecho para mostrar el PDF correctamente. Cambie a una sección de una sola columna para el elemento web o establezca el ancho del elemento web para que llene la columna. También puede agregar el elemento web a una sección separada debajo del contenido de la página.
Comparación de las opciones de visualización del elemento web Visor de archivos
| Configuración | Ajustar a la página | Ajustar al ancho | Tamaño real |
|---|---|---|---|
| Comportamiento de escala | Escala el PDF para llenar la altura y el ancho del elemento web | Escala el PDF para que coincida con el ancho del elemento web | Muestra el PDF con un zoom del 100 % |
| Ideal para | Políticas o formularios de una sola página | Tablas anchas, documentos en orientación horizontal o PDF de varias páginas | Documentos en los que importa el tamaño exacto de la página |
| Comportamiento de desplazamiento | Sin desplazamiento dentro del visor de PDF | Aparece desplazamiento vertical si el PDF es más alto que el elemento web | Aparecen desplazamientos horizontal y vertical |
| Navegación por páginas | La barra de herramientas muestra números de página y flechas | La barra de herramientas muestra números de página y flechas | La barra de herramientas muestra números de página y flechas |
Si el elemento web Visor de archivos no muestra el PDF
Incluso después de seguir los pasos, el elemento web podría mostrar un área en blanco, un icono de archivo roto o un mensaje de error. A continuación se presentan los patrones de falla más comunes y sus soluciones.
El elemento web muestra un cuadro gris con un icono de archivo
Esto generalmente significa que la ruta del archivo es incorrecta o que el archivo se ha movido. Abra el panel de propiedades del elemento web y haga clic en Cambiar archivo. Vaya a la ubicación correcta y seleccione el PDF. Si el archivo se eliminó, cárguelo de nuevo en la misma biblioteca y vuelva a vincular el elemento web.
El elemento web muestra un error sobre un tipo de archivo no compatible
El elemento web Visor de archivos solo admite los formatos de archivo enumerados anteriormente. Si vinculó un archivo que no es compatible, como un archivo .zip o .txt, el elemento web no lo representará. Convierta el archivo a un formato compatible, como PDF para las políticas, y vuelva a vincular el elemento web.
El elemento web está en blanco después de publicar la página
Si el elemento web funcionaba en el modo de edición pero quedó en blanco después de publicar, revise la característica de la colección de sitios que controla la representación insertada. Vaya a Configuración del sitio > Características de la colección de sitios y confirme que la característica Permitir la inserción de archivos en páginas esté establecida en Activa. Esta característica está activa de forma predeterminada, pero un administrador de la colección de sitios podría haberla desactivado.
Ahora puede agregar el elemento web Visor de archivos a cualquier página de SharePoint y mostrar sus políticas en PDF directamente a los usuarios. Comience cargando el archivo de la política en una biblioteca de documentos y luego siga los pasos anteriores para insertar y configurar el elemento web. Para un control avanzado, explore las opciones del panel de propiedades para establecer una altura personalizada o cambiar entre modos de visualización. Si administra varias políticas, considere almacenarlas en una biblioteca dedicada de Políticas para que la ruta del selector de archivos se mantenga coherente.