Ejecutar una migración piloto para un departamento: mejores configuraciones para Microsoft 365

Desea probar una migración a Microsoft 365 trasladando primero un departamento. Una migración piloto le ayuda a detectar problemas antes de mover toda la empresa. Este artículo explica las mejores configuraciones para una migración piloto pequeña. Aprenderá a configurar SharePoint, OneDrive y Teams para un solo departamento. El objetivo es reducir el riesgo y validar su plan de migración.

Qué abarca una migración piloto y qué necesita primero

Una migración piloto traslada a un grupo pequeño de usuarios y sus datos desde un sistema local u otro servicio en la nube a Microsoft 365. El propósito es probar el proceso de migración, validar la integridad de los datos y capacitar a los usuarios antes de una implementación a gran escala. Para un piloto de departamento, normalmente se trasladan archivos desde un servidor de archivos o un entorno de SharePoint heredado a SharePoint Online o OneDrive para la Empresa.

Antes de comenzar, asegúrese de contar con los siguientes requisitos previos:

• Inquilino de Microsoft 365 con las licencias adecuadas para los usuarios piloto. Como mínimo, cada usuario necesita una licencia de Exchange Online y una licencia de SharePoint Online. Para el chat y las reuniones de Teams, asigne una licencia Microsoft 365 Business Basic o superior.
• Acceso de administrador global o administrador de SharePoint para configurar los ajustes y conceder permisos.
• Inventario de datos de origen: conozca el tamaño total, la cantidad de archivos y la estructura de carpetas del departamento que va a migrar.
• Ancho de banda de red: asegúrese de tener al menos 10 Mbps de velocidad de carga para el piloto a fin de evitar tiempos de espera durante la carga de archivos.
• Herramienta de migración: Microsoft ofrece la Herramienta de migración de SharePoint (SPMT) de forma gratuita. También hay disponibles herramientas de terceros como ShareGate, Mover.io o AvePoint.

El piloto no debe incluir más de 20 usuarios ni 500 GB de datos. Esto mantiene la migración manejable y le permite identificar problemas rápidamente.

Pasos para configurar y ejecutar una migración piloto para un departamento

Siga estos pasos para configurar una migración piloto para un solo departamento. Cada paso incluye la configuración exacta que debe usar.

Paso 1: Preparar el entorno de origen

1. Limpie los datos de origen
   Elimine archivos duplicados, carpetas vacías y documentos obsoletos. Use una herramienta como TreeSize o WinDirStat para encontrar archivos grandes de más de 250 MB. Muévalos a una carpeta separada para revisarlos manualmente. Esto reduce el tiempo de migración y evita transferir datos innecesarios.
2. Asigne las rutas de origen a las ubicaciones de destino
   Decida a dónde irá cada carpeta en SharePoint o OneDrive. Para los datos del departamento, cree un único sitio de equipo de SharePoint llamado “Department Pilot” (por ejemplo, “Finance Pilot”). Para los archivos personales, asigne la carpeta principal de cada usuario a su OneDrive para la Empresa.
3. Cree un informe de migración
   Enumere todos los archivos con sus rutas, tamaños y fechas de última modificación. Use este informe para verificar después de la migración que todos los archivos llegaron.

Paso 2: Configurar el entorno de destino en Microsoft 365

1. Cree el sitio piloto de SharePoint
   Vaya al Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Crear > Sitio de equipo. Asigne al sitio el nombre “[Department Name] Pilot” (por ejemplo, “Sales Pilot”). Configure la privacidad como Privado para que solo los miembros invitados puedan acceder. No habilite el uso compartido externo para el sitio piloto.
2. Cree un grupo de Microsoft 365 para el departamento
   Vaya al Centro de administración de Microsoft 365 > Grupos > Grupos activos > Agregar un grupo. Elija Grupo de Microsoft 365. Asígnele el nombre “[Department Name] Pilot Group”. Agregue a los usuarios piloto como miembros. Este grupo se conectará automáticamente al sitio de SharePoint y dará acceso a los miembros.
3. Configure OneDrive para cada usuario piloto
   Vaya al Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos. Seleccione un usuario piloto > pestaña OneDrive. Asegúrese de que OneDrive esté habilitado. Si no lo está, haga clic en Crear archivos. Repita el proceso para cada usuario. OneDrive se aprovisiona automáticamente cuando el usuario inicia sesión por primera vez, pero puede aprovisionarlo previamente mediante PowerShell si es necesario.
4. Configure los límites de almacenamiento de SharePoint
   Vaya al Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > seleccione su sitio piloto > Configuración > Límite de almacenamiento. Establezca el límite en 1 TB para el sitio piloto. Esto es más que suficiente para un departamento. Ajústelo más adelante si es necesario.

Paso 3: Ejecutar la migración piloto con la Herramienta de migración de SharePoint

1. Descargue e instale la Herramienta de migración de SharePoint
   Vaya al Centro de administración de Microsoft 365 > Centro de migración > Descargar SPMT. Instale SPMT en una máquina que tenga acceso de red a los datos de origen y acceso a Internet a Microsoft 365.
2. Cree una tarea de migración
   Abra SPMT. Seleccione Inicio > Migrar archivos y carpetas. Haga clic en Agregar origen. Vaya a la carpeta de origen del departamento. Haga clic en Agregar destino. Elija Sitio de SharePoint e introduzca la URL de su sitio piloto. Para los archivos personales, elija OneDrive y asigne la carpeta de cada usuario a su OneDrive.
3. Configure los ajustes de migración
   En SPMT, haga clic en Configuración. Habilite “Conservar permisos de recursos compartidos de archivos” si desea mantener los permisos NTFS. Deshabilite “Migrar versiones de archivos” para reducir el volumen de datos; el piloto debe probar solo los datos actuales. Establezca “Número de cargas de archivos en paralelo” en 5 para un piloto pequeño. Esto evita la saturación de la red.
4. Inicie la migración
   Haga clic en Migrar. SPMT analizará los archivos, los cargará y mostrará el progreso. Supervise el estado en el panel de SPMT. Cuando finalice, revise el informe de migración para detectar errores.

Paso 4: Verificar el éxito de la migración

1. Compruebe los recuentos y tamaños de archivos
   Compare el inventario de origen con los archivos del sitio de SharePoint. Use las métricas de almacenamiento del sitio de SharePoint: vaya al Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > seleccione el sitio piloto > Almacenamiento. Compruebe que el tamaño total coincida con el de origen.
2. Pruebe el acceso a los archivos
   Haga que dos usuarios piloto inicien sesión en Microsoft 365 y abran el sitio de SharePoint. Confirme que pueden ver, editar y cargar archivos. Pruebe los permisos haciendo que un usuario que no sea miembro intente acceder al sitio; debería ver un mensaje de acceso denegado.
3. Valide los metadatos
   Abra algunos archivos en SharePoint y compruebe que la fecha de modificación, el autor y el historial de versiones (si se conservó) sean correctos.

Problemas comunes y cómo evitarlos en una migración piloto

Faltan archivos después de la migración

Esto suele ocurrir cuando la asignación de rutas de origen era incorrecta. Antes de ejecutar la migración, verifique que la carpeta de origen contenga los archivos esperados. En SPMT, use primero la opción “Solo analizar” para ver qué se migrará. Si aún faltan archivos, revise el informe de migración para detectar códigos de error como “FileNotFound” o “AccessDenied”. Vuelva a ejecutar la migración solo para los elementos que faltan.

No se conservan los permisos

De forma predeterminada, SPMT no copia los permisos NTFS a menos que habilite el ajuste. En la configuración de SPMT, marque “Conservar permisos de recursos compartidos de archivos”. En SharePoint, los permisos se administran mediante la pertenencia al grupo de Microsoft 365, no mediante permisos individuales de archivos. Si necesita permisos granulares, cree grupos de SharePoint y asígnelos a las carpetas después de la migración.

La migración es demasiado lenta

Una migración lenta suele deberse a un ancho de banda de red limitado o a demasiadas cargas en paralelo. Reduzca el “Número de cargas de archivos en paralelo” a 3 en la configuración de SPMT. Programe la migración fuera del horario de mayor actividad. Si el origen está en una red local, asegúrese de que la máquina que ejecuta SPMT tenga una conexión por cable, no Wi-Fi.

Los usuarios no pueden acceder a su OneDrive después de la migración

OneDrive se aprovisiona cuando el usuario inicia sesión por primera vez. Si migró archivos a OneDrive antes de que el usuario iniciara sesión, los archivos pueden aparecer en una carpeta temporal. Pida al usuario que inicie sesión en portal.office.com, abra OneDrive y luego vuelva a ejecutar la migración. Como alternativa, use PowerShell para aprovisionar previamente OneDrive para todos los usuarios piloto antes de la migración.

Configuraciones de migración piloto: recomendadas frente a migración completa

Configuración	Recomendación para migración piloto	Recomendación para migración completa
Número de usuarios	5 a 20	Todos los usuarios
Volumen de datos por usuario	Hasta 10 GB	Hasta 1 TB por usuario
Cargas en paralelo	3 a 5	10 a 15
Conservar versiones de archivos	Deshabilitado	Habilitado para cumplimiento
Uso compartido externo	Deshabilitado	Habilitado con directiva
Ventana de migración	Fin de semana o fuera del horario laboral	Por fases durante semanas

Los ajustes del piloto son conservadores para reducir el riesgo. Para la migración completa, puede aumentar el paralelismo y habilitar el historial de versiones para conservar todos los datos.

Después del piloto, ya puede verificar que su proceso de migración funciona para un departamento. Revise los resultados del piloto con las partes interesadas y ajuste la configuración antes de escalar. Un siguiente paso útil es probar la integración con Teams creando un equipo conectado al sitio piloto de SharePoint. Para un control avanzado, use PowerShell para automatizar la creación de varios sitios piloto con configuraciones idénticas.