Cuando una biblioteca de documentos de SharePoint deja de devolver los resultados de búsqueda esperados, el índice de la biblioteca puede estar desincronizado. SharePoint rastrea el contenido automáticamente según una programación, pero los cambios en los metadatos, los valores de las columnas o la estructura de carpetas pueden provocar que el índice se retrase. Este artículo explica el propósito de reindexar una biblioteca de documentos y proporciona una lista de verificación paso a paso para los propietarios de sitios de SharePoint. Aprenderá cuándo solicitar una reindexación, cómo realizarla y qué hacer si los resultados de búsqueda siguen siendo incompletos después de que finalice la reindexación.
Puntos clave: reindexar una biblioteca de documentos de SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada > Reindexar biblioteca de documentos: Activa un rastreo completo de la biblioteca durante el siguiente rastreo de búsqueda programado.
- Esquema de búsqueda > Propiedades rastreadas > Propiedades asignadas: Verifica que las columnas personalizadas estén asignadas a propiedades administradas que se puedan buscar, de modo que la reindexación rellene los campos correctos.
- Administrador de la colección de sitios > Búsqueda y disponibilidad sin conexión > Reindexar sitio: Fuerza una reindexación de toda la colección de sitios cuando la reindexación de una sola biblioteca no es suficiente.
Por qué es necesaria la reindexación de una biblioteca de documentos
La búsqueda de SharePoint se basa en un índice creado por el rastreador de búsqueda. El rastreador se ejecuta según una programación definida por el administrador del inquilino, normalmente cada pocos minutos o cada hora. Cuando agrega, actualiza o elimina documentos en una biblioteca, el rastreador detecta los cambios y actualiza el índice en su siguiente pasada. Sin embargo, ciertos eventos pueden provocar que el índice quede desactualizado o incompleto.
La causa más común son los cambios masivos de metadatos. Si cambia el nombre de una columna, cambia su tipo o actualiza cientos de documentos a la vez, es posible que el rastreador no reindexe todos los elementos a tiempo. Otra causa es mover o copiar carpetas dentro de la biblioteca. El rastreador ve la nueva ubicación, pero puede omitir la ruta anterior, dejando entradas duplicadas o faltantes. La reindexación fuerza un rastreo completo de la biblioteca y reconstruye el índice desde cero para esa ubicación.
Cuándo solicitar una reindexación
No es necesario reindexar para las cargas de documentos rutinarias ni para ediciones individuales. El rastreo automático se encarga de ello. Solicite una reindexación cuando:
- Los resultados de búsqueda de una biblioteca no incluyan documentos que sí existen en la biblioteca.
- La búsqueda devuelva versiones desactualizadas o nombres de archivo que ya no coincidan con el contenido actual de la biblioteca.
- Haya agregado una nueva propiedad administrada o actualizado una asignación de propiedad rastreada y quiera asegurarse de que la nueva asignación surta efecto de inmediato.
- Haya migrado contenido desde otro sistema y el índice no refleje la nueva estructura.
Lista de verificación: pasos para reindexar una biblioteca de documentos de SharePoint
Siga estos pasos en orden. Cada paso incluye una acción de verificación para confirmar que se aceptó la solicitud de reindexación.
- Verifique que tiene permisos de propietario del sitio
Solo los propietarios del sitio y los administradores de la colección de sitios pueden cambiar la configuración avanzada de la biblioteca. Vaya a la biblioteca, haga clic en el icono del engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. Si no ve el vínculo Configuración de la biblioteca, pida a su administrador de la colección de sitios que le conceda acceso de propietario. - Abra Configuración de la biblioteca
Vaya a la biblioteca de documentos que necesita reindexar. Haga clic en el icono del engranaje de la esquina superior derecha y, a continuación, haga clic en Configuración de la biblioteca. La página Configuración de la biblioteca muestra las columnas, los permisos y las opciones de versiones. - Haga clic en Configuración avanzada
En la sección Configuración general, haga clic en el vínculo Configuración avanzada. La página Configuración avanzada controla los tipos de contenido, las plantillas de archivo y la indexación de búsqueda. - Localice la sección Reindexar biblioteca de documentos
Desplácese hasta la parte inferior de la página Configuración avanzada. Verá una sección etiquetada Reindexar biblioteca de documentos con una casilla que dice “Reindexar biblioteca de documentos”. - Marque la casilla de reindexación y haga clic en Aceptar
Seleccione la casilla y haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. SharePoint no reindexa la biblioteca de inmediato. En su lugar, establece una marca que indica al rastreador de búsqueda que realice un rastreo completo de esta biblioteca durante su siguiente ejecución programada. - Confirme que la marca de reindexación está establecida
Vuelva a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada. La casilla aparecerá desmarcada porque SharePoint quitó la marca después de registrar la solicitud. Si la casilla sigue marcada, la solicitud no se guardó. Repita el paso 5. - Espere a que finalice el rastreo de búsqueda
El tiempo de rastreo depende del tamaño de la biblioteca y de la programación de rastreo del inquilino. Para una biblioteca con unos cientos de documentos, el rastreo suele finalizar en 15 minutos. Para bibliotecas con miles de elementos, puede tardar varias horas. Puede comprobar el estado del rastreo ejecutando una consulta de búsqueda que no devuelva resultados; si los documentos aparecen más tarde, el rastreo está avanzando. - Pruebe los resultados de búsqueda
Una vez finalizado el rastreo, busque los documentos que antes faltaban. Use una palabra clave que aparezca en el nombre o en el contenido del documento. Si los resultados siguen faltando, continúe con la sección siguiente.
Si los resultados de búsqueda siguen faltando después de la reindexación
La reindexación de una sola biblioteca puede no resolver todos los problemas de búsqueda. Los siguientes problemas pueden persistir incluso después de un rastreo correcto.
La búsqueda de SharePoint no devuelve resultados para una columna personalizada
Si agregó una columna personalizada y desea que aparezca en los resultados de búsqueda, la columna debe estar asignada a una propiedad administrada en el esquema de búsqueda. Reindexar la biblioteca no crea la asignación. Para solucionarlo, vaya al centro de administración de SharePoint > Búsqueda > Administrar esquema de búsqueda. Busque la propiedad rastreada que corresponde a la columna (normalmente denominada ows_ColumnName) y asígnela a una propiedad administrada como RefinableString00. Después de la asignación, solicite una nueva reindexación de la biblioteca.
La búsqueda de todo el sitio no funciona
Cuando no aparece ningún contenido del sitio en los resultados de búsqueda, es posible que sea necesario reindexar la propia colección de sitios. Vaya a Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión. En la sección Indexación del contenido del sitio, haga clic en Reindexar sitio. Esto activa un rastreo completo de todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios. Tenga en cuenta que esta acción afecta a todo el sitio, no solo a una biblioteca.
Los resultados de búsqueda muestran entradas obsoletas o duplicadas
Si movió o cambió el nombre de carpetas, es posible que el rastreador siga haciendo referencia a rutas antiguas. La reindexación de la biblioteca suele resolverlo. Si persisten los duplicados, compruebe si la biblioteca tiene permisos únicos o un tipo de contenido personalizado al que el rastreador no pueda acceder. Asegúrese de que la cuenta del rastreador tenga acceso de lectura a todos los elementos de la biblioteca.
La solicitud de reindexación no activa un rastreo
En raras ocasiones, el servicio de búsqueda puede no detectar la marca de reindexación. Póngase en contacto con el administrador del inquilino para verificar que la aplicación de servicio de búsqueda esté en buen estado. El administrador también puede ejecutar un rastreo completo del origen de contenido que contiene la colección de sitios.
Reindexación de biblioteca frente a reindexación de sitio frente a rastreo completo: diferencias clave
| Elemento | Reindexación de biblioteca | Reindexación de sitio | Rastreo completo (administrador) |
|---|---|---|---|
| Ámbito | Una sola biblioteca de documentos | Toda la colección de sitios | Todo el contenido de un origen de contenido |
| Quién puede activarla | Propietario del sitio | Administrador de la colección de sitios | Administrador de la aplicación de servicio de búsqueda |
| Efecto en el índice | Reconstruye el índice de esa biblioteca | Reconstruye el índice del sitio | Reconstruye el índice de todos los orígenes de contenido |
| Tiempo para completarse | De minutos a horas | De horas a días | De horas a días |
| Cuándo usarla | Documentos faltantes en una biblioteca | Contenido faltante en todo el sitio | Fallo general de búsqueda o cambios de esquema |
Use la tabla anterior para decidir qué método de reindexación se ajusta a su situación. Comience con la reindexación de la biblioteca porque es la menos disruptiva y la más rápida de completar. Solo escale a la reindexación de sitio o a un rastreo completo si la reindexación de la biblioteca no resuelve el problema.
Ahora ya sabe cómo reindexar una biblioteca de documentos de SharePoint mediante la casilla de Configuración avanzada. Use la lista de verificación para realizar la reindexación correctamente y verificar que se aceptó la marca. Si los resultados de búsqueda siguen siendo incompletos después del rastreo, compruebe las asignaciones del esquema de búsqueda o escale a una reindexación del sitio. Un consejo avanzado: documente siempre la fecha y la hora en que solicitó la reindexación para poder correlacionarla con los registros de rastreo si su administrador del inquilino necesita investigar más a fondo.