Encontrar archivos compartidos externamente antes de una revisión: lista de comprobación práctica para propietarios de SharePoint

Como propietario de un sitio de SharePoint, necesita saber qué archivos se han compartido con personas ajenas a su organización antes de una revisión de cumplimiento o una auditoría. Sin una visión clara del uso compartido externo, los datos confidenciales pueden permanecer expuestos más tiempo del permitido. SharePoint ofrece informes y configuraciones integrados que le ayudan a localizar rápidamente los archivos compartidos externamente. Este artículo explica los pasos y las herramientas exactos que puede usar para crear una lista de comprobación repetible para encontrar contenido compartido externamente.

Cómo realiza SharePoint el seguimiento del uso compartido externo de archivos

SharePoint registra cada acción de uso compartido en el registro de auditoría. Cuando un usuario comparte un archivo con alguien ajeno a su inquilino, SharePoint crea un registro de auditoría que incluye la dirección URL del archivo, el usuario que lo compartió, la dirección de correo electrónico de destino y el tipo de uso compartido. Los tipos de uso compartido son:

• Vínculos anónimos: cualquier persona que tenga el vínculo puede acceder al archivo, sin necesidad de iniciar sesión.
• Vínculos para invitados: el destinatario debe iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o un código de acceso de un solo uso.
• Invitaciones directas: el archivo se comparte directamente con un usuario externo específico mediante una invitación para compartir.

SharePoint conserva estos registros hasta 90 días en las suscripciones estándar de Microsoft 365 y hasta un año en las suscripciones con un complemento de retención de auditoría. El registro de auditoría es la única fuente de referencia para toda la actividad de uso compartido. Para crear una lista de comprobación fiable, debe consultar este registro con las herramientas que se describen a continuación.

Requisitos previos antes de comenzar la lista de comprobación

Antes de poder encontrar archivos compartidos externamente, confirme lo siguiente:

• Tiene el rol de administrador de SharePoint o el rol de administrador global.
• El registro de auditoría está habilitado en Microsoft 365. Está habilitado de forma predeterminada en la mayoría de las suscripciones.
• Tiene acceso al portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
• Conoce la dirección URL del sitio o la dirección URL de la colección de sitios de los sitios que desea comprobar.

Lista de comprobación: encontrar todos los archivos compartidos externamente en SharePoint

Use estos cinco pasos para localizar todos los archivos compartidos externamente en su entorno de SharePoint. Realícelos en orden para obtener una revisión completa.

1. Paso 1: ejecutar el informe de vínculos para compartir de SharePoint en el Centro de administración
   Vaya al Centro de administración de SharePoint y seleccione Informes en la navegación izquierda. Haga clic en Vínculos para compartir. Este informe muestra todos los vínculos para compartir creados en los últimos 30 días. Use el filtro para seleccionar Externo en Tipo de vínculo. El informe muestra el nombre del archivo, el creador del vínculo y la fecha de creación. Exporte los datos como archivo CSV para sus registros.
2. Paso 2: buscar eventos de uso compartido externo en el registro de auditoría
   Abra el portal de cumplimiento de Microsoft Purview y vaya a Auditoría. En Búsqueda, establezca el intervalo de fechas para abarcar el período de revisión. En el campo Actividades, seleccione Actividades de uso compartido y solicitudes de acceso y, a continuación, elija Vínculo para compartir creado y Archivo, carpeta o sitio compartido. Haga clic en Buscar. Los resultados enumeran cada evento de uso compartido. Filtre los resultados por Usuario o grupo de destino para ver solo los destinatarios externos.
3. Paso 3: usar la búsqueda de contenido en Microsoft Purview
   En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, vaya a Búsqueda de contenido. Cree una nueva búsqueda. En la pestaña Ubicaciones, seleccione Agregar sitios de SharePoint y elija los sitios que desea examinar. En el campo Palabras clave, escriba ExternalSharingAudit. Esta consulta devuelve todos los archivos que se han compartido externamente. Ejecute la búsqueda y exporte los resultados como archivo CSV o PST para una revisión detallada.
4. Paso 4: generar un informe de uso compartido a nivel de sitio desde la configuración del sitio
   Vaya al sitio de SharePoint que desea auditar. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Permisos del sitio. En Uso compartido, haga clic en Ver actividad de uso compartido. Se abre un informe que enumera todas las acciones de uso compartido de ese sitio, incluidos los usos compartidos externos. Haga clic en Exportar a CSV para descargar los datos. Este informe incluye la ruta de acceso del archivo, la persona que lo compartió y la dirección de correo electrónico del destinatario externo.
5. Paso 5: revisar y revocar vínculos externos con el informe de vínculos para compartir
   En el Centro de administración de SharePoint > Informes > Vínculos para compartir, seleccione cualquier vínculo externo que desee quitar. Haga clic en Eliminar para revocar el vínculo de inmediato. Para los usuarios invitados, vaya a Sitios activos, seleccione el sitio y haga clic en Uso compartido. En Uso compartido externo, revise la lista de usuarios invitados. Quite cualquier usuario invitado que ya no deba tener acceso.

Brechas comunes al buscar archivos compartidos externamente

Los vínculos para compartir expiran y desaparecen del informe de administración

El informe Vínculos para compartir del Centro de administración solo muestra los vínculos creados en los últimos 30 días. Si necesita encontrar vínculos con más de 30 días de antigüedad, debe usar la búsqueda del registro de auditoría en Microsoft Purview. El registro de auditoría conserva los registros durante 90 días de forma predeterminada. Para una retención más prolongada, necesita un complemento Auditoría (Premium).

Los archivos compartidos mediante invitación directa no aparecen en el informe Vínculos para compartir

Las invitaciones directas en las que el archivo se envía a una dirección de correo electrónico externa no se muestran como vínculos para compartir. Estos eventos solo aparecen en el registro de auditoría en Archivo, carpeta o sitio compartido. Ejecute siempre la búsqueda del registro de auditoría además del informe Vínculos para compartir para capturar todos los tipos de uso compartido externo.

Los vínculos anónimos no están asociados a un usuario específico

Cuando un usuario crea un vínculo anónimo, SharePoint registra al creador en el registro de auditoría. Sin embargo, cualquier persona que obtenga ese vínculo puede acceder al archivo sin autenticación. Para identificar quién usó realmente el vínculo, debe comprobar los registros de acceso a archivos en Microsoft Purview en las actividades Archivo y página vistos. Este es un paso avanzado que requiere un análisis adicional de los registros.

Centro de administración de SharePoint frente a Microsoft Purview: herramientas de uso compartido externo de archivos

Elemento	Centro de administración de SharePoint	Portal de cumplimiento de Microsoft Purview
Retención de datos	30 días para el informe de vínculos para compartir	90 días de forma predeterminada, hasta 1 año con Auditoría Premium
Tipos de uso compartido cubiertos	Solo vínculos anónimos y para invitados	Todos los tipos de uso compartido, incluidas las invitaciones directas
Formato de exportación	CSV desde la página del informe	CSV, PST o resultados en línea
Revocación masiva	Eliminar vínculos de uno en uno o de forma masiva	No hay revocación directa; use el Centro de administración para quitar vínculos

Use el Centro de administración de SharePoint para comprobaciones rápidas de vínculos externos recientes. Use Microsoft Purview para una auditoría histórica completa de toda la actividad de uso compartido. Juntos cubren todo el alcance del uso compartido externo de archivos.

Ahora puede realizar una revisión completa del uso compartido externo de archivos con la lista de comprobación de cinco pasos. Comience con el informe Vínculos para compartir para obtener una visión general rápida y, a continuación, pase al registro de auditoría y a la búsqueda de contenido para los usos compartidos más antiguos o por invitación directa. Para que este proceso sea repetible, guarde su búsqueda del registro de auditoría como plantilla en Microsoft Purview para poder ejecutarla mensualmente sin volver a introducir los parámetros de la consulta.