Necesita compartir una biblioteca de documentos con revisores externos sin otorgarles derechos de edición. Un vínculo para compartir estándar permite a los usuarios ver o editar archivos, pero usted quiere que solo revisen y dejen comentarios. Este artículo explica cómo crear un vínculo de solo revisión para una biblioteca de documentos de SharePoint. Conocerá la configuración exacta para restringir el acceso a solo ver y comentar. Al final, podrá generar un vínculo seguro que impida la descarga, la impresión y la edición.
Puntos clave: vínculo de solo revisión para una biblioteca de documentos
- Biblioteca de SharePoint > Compartir > Configuración de vínculos: Elija “Personas específicas” y establezca el permiso en “Puede ver y comentar” para crear un vínculo de solo revisión.
- Centro de administración de SharePoint > Uso compartido > Vínculos: Deshabilite los vínculos “Cualquier persona” para exigir acceso de solo revisión a los usuarios externos.
- Configuración de la biblioteca > Permisos > Detener la herencia de permisos: Interrumpa la herencia para aplicar niveles de permiso únicos de solo revisión a carpetas específicas.
Qué hace un vínculo de solo revisión y qué necesita
Un vínculo de solo revisión en SharePoint permite a los destinatarios ver archivos y agregar comentarios, pero les impide editarlos, descargarlos, imprimirlos o compartirlos. Este nivel de permiso se denomina “Puede ver y comentar” en el cuadro de diálogo para compartir. La característica funciona en cualquier biblioteca de documentos de SharePoint Online, incluidas las bibliotecas de Microsoft Teams y de sitios de SharePoint.
Antes de crear un vínculo de solo revisión, verifique estos requisitos previos:
- Tiene al menos permisos de Edición en la biblioteca de documentos.
- Su administrador de SharePoint no ha deshabilitado la opción de permiso “Puede ver y comentar” en la directiva de uso compartido.
- Para revisores externos, su organización permite compartir con personas ajenas a la empresa.
El vínculo de solo revisión no requiere que los destinatarios inicien sesión, a menos que elija la opción “Personas específicas”. Si selecciona “Cualquier persona con el vínculo”, el vínculo funciona sin autenticación, pero sigue restringido a solo ver y comentar. Para documentos confidenciales, use siempre la opción “Personas específicas” para exigir el inicio de sesión.
Pasos para crear un vínculo de solo revisión para una biblioteca de documentos
Siga estos pasos para generar un vínculo que solo permita ver y comentar archivos en una biblioteca de documentos de SharePoint.
- Abra la biblioteca de documentos
Vaya a su sitio de SharePoint y abra la biblioteca de documentos que contiene los archivos que desea compartir. Puede usar cualquier biblioteca, como Documentos compartidos o una biblioteca personalizada. - Seleccione los archivos o las carpetas que desea compartir
Haga clic en el círculo situado junto a cada archivo o carpeta que desee incluir en el vínculo de revisión. Puede seleccionar varios archivos. Para compartir toda la biblioteca, seleccione la carpeta de la biblioteca en el panel de navegación. - Haga clic en el botón Compartir
En la barra de herramientas situada encima de la lista de archivos, haga clic en el botón Compartir. También puede hacer clic con el botón secundario en un archivo seleccionado y elegir Compartir. - Abra la configuración de vínculos
En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en el icono de engranaje etiquetado como “Configuración de vínculos” para expandir las opciones de permiso. El tipo de vínculo predeterminado suele ser “Cualquier persona con el vínculo” o “Personas de su organización”. - Establezca el permiso en “Puede ver y comentar”
En “Elija una opción”, seleccione “Personas específicas” para exigir el inicio de sesión. Luego, en “Otras configuraciones”, elija “Puede ver y comentar” en la lista desplegable de permisos. Esta configuración permite a los destinatarios ver archivos y agregar comentarios, pero bloquea la edición, la descarga y la impresión. - Aplique el vínculo
Haga clic en Aplicar para guardar la configuración del vínculo. El cuadro de diálogo Compartir vuelve a la vista principal. - Agregue destinatarios y envíe
En el cuadro de diálogo Compartir, escriba las direcciones de correo electrónico de los revisores. De manera opcional, agregue un mensaje. Haga clic en Enviar para enviar por correo electrónico el vínculo de solo revisión. También puede hacer clic en Copiar vínculo para copiarlo en el Portapapeles y compartirlo manualmente.
Después de enviar el vínculo, los destinatarios reciben un correo electrónico con el vínculo. Cuando lo abren, ven los archivos en una vista del explorador. Pueden hacer clic en un archivo para abrirlo en el visor de Office Online y agregar comentarios mediante el panel de comentarios situado a la derecha. No pueden editar el contenido del archivo, descargarlo ni imprimirlo.
Errores comunes y limitaciones de los vínculos de solo revisión
Los revisores aún pueden descargar archivos si la biblioteca permite la edición
El permiso “Puede ver y comentar” impide la descarga a los usuarios que abren el archivo directamente desde el vínculo. Sin embargo, si un revisor tiene permisos de Edición en la biblioteca por otro método, puede descargar archivos. Para evitarlo, asegúrese de que los revisores no tengan permisos de Edición directos en la biblioteca. Use el método de uso compartido mediante vínculo exclusivamente para esos usuarios.
El vínculo de solo revisión no funciona en archivos PDF ni en archivos de imagen
Las capacidades de comentarios de SharePoint se limitan a documentos de Office como Word, Excel y PowerPoint. Si comparte un archivo PDF, una imagen o un vídeo, el revisor puede ver el archivo, pero no puede agregar comentarios. Para estos tipos de archivo, considere convertirlos al formato Word o PowerPoint antes de compartirlos.
Los revisores no pueden dejar comentarios en archivos abiertos en la aplicación de escritorio
Si un revisor abre un archivo en la versión de escritorio de Word o Excel, es posible que la funcionalidad de comentarios no funcione porque la aplicación de escritorio requiere permisos de edición. Indique a los revisores que usen la versión del explorador de Office Online para comentar. La versión del explorador se abre automáticamente cuando hacen clic en el vínculo.
Es posible que los revisores externos deban autenticarse dos veces
Cuando usa la opción “Personas específicas”, los destinatarios externos deben iniciar sesión con una cuenta de Microsoft o una cuenta profesional. Si no tienen una, reciben un aviso para crear una cuenta de Microsoft gratuita. Este paso adicional puede confundir a algunos usuarios. Para simplificarlo, incluya instrucciones en su correo electrónico sobre cómo crear una cuenta de Microsoft.
Sitio de equipo frente a sitio de comunicación: diferencias en el vínculo de solo revisión
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Tipo de vínculo para compartir predeterminado | Personas de su organización | Cualquier persona con el vínculo |
| Uso compartido externo predeterminado | Invitados nuevos y existentes | Cualquier persona |
| Disponibilidad del permiso para comentar | Disponible en todas las bibliotecas | Disponible en todas las bibliotecas |
| Vínculo de solo revisión para usuarios externos | Funciona si el uso compartido externo está habilitado | Funciona si el uso compartido externo está habilitado |
La característica de vínculo de solo revisión funciona de forma idéntica en ambos tipos de sitio. La única diferencia son las configuraciones de uso compartido predeterminadas. En un sitio de equipo, el vínculo predeterminado está restringido a las personas de su organización, lo que es más seguro para las revisiones internas. En un sitio de comunicación, el vínculo predeterminado está abierto a cualquier persona, lo que requiere que cambie el tipo de vínculo a “Personas específicas” para crear un vínculo de solo revisión seguro.
Después de crear el vínculo de solo revisión, pruébelo abriéndolo en una ventana de exploración privada. Verifique que puede ver archivos y agregar comentarios, pero que no puede editar, descargar ni imprimir. Si el vínculo no funciona como se espera, compruebe los permisos de la biblioteca y la configuración de uso compartido en el centro de administración de SharePoint. Ahora puede compartir documentos de forma segura para su revisión sin arriesgar cambios no autorizados.