Necesita copiar archivos de una biblioteca de documentos de SharePoint a otra de forma periódica. Hacerlo manualmente lleva tiempo y conlleva riesgos de errores. Power Automate puede realizar esta tarea automáticamente mediante un flujo en la nube. Este artículo explica cómo crear un flujo de trabajo confiable que copie archivos según una programación o un desencadenador.
El conector de SharePoint integrado en Power Automate incluye acciones para copiar, mover y eliminar archivos. El desafío principal es manejar los metadatos de los archivos y las estructuras de carpetas durante el proceso de copia. Este flujo de trabajo usa la acción Copy file combinada con un bucle simple para procesar cada archivo.
Esta guía cubre la configuración completa, desde la selección del desencadenador hasta la prueba del flujo. Aprenderá a manejar problemas comunes como nombres de archivo duplicados y tamaños de archivo grandes. Al final, podrá ejecutar el flujo a diario o semanalmente sin intervención manual.
Puntos clave: automatizar copias de archivos entre bibliotecas de SharePoint
- Power Automate > Instant cloud flow > Desencadenador de SharePoint: Inicie el flujo manualmente o según una programación usando el desencadenador Recurrence.
- Conector de SharePoint > Get files (properties only): Recupera una lista de archivos de la biblioteca de origen sin descargar el contenido.
- Apply to each > acción Copy file: Recorre cada archivo y lo copia a la biblioteca de destino, conservando la estructura de carpetas si es necesario.
Cómo funciona el flujo de trabajo de copia de archivos de Power Automate
Power Automate usa conectores para interactuar con SharePoint. La acción Copy file forma parte del conector de SharePoint. Copia un archivo de una ubicación a otra dentro del mismo sitio o entre sitios. La acción requiere tres entradas: el identificador del archivo de origen, el nombre de la biblioteca de destino y la ruta de la carpeta de destino.
El flujo usa un desencadenador para iniciarse. Tiene dos opciones principales: un desencadenador manual o una periodicidad programada. Para una copia programada, use el desencadenador Recurrence con una frecuencia de días, horas o minutos. Para un desencadenador manual, use la opción Instant cloud flow y seleccione Manually trigger a flow.
Requisitos previos
Antes de crear el flujo, confirme que dispone de lo siguiente:
- Licencia de Power Automate (incluida con Microsoft 365 Business Basic o superior)
- Acceso a los sitios de SharePoint de origen y de destino
- Al menos permiso de Colaborar (Contribute) en ambas bibliotecas
- Biblioteca de destino ya creada
Crear el flujo para copiar archivos entre bibliotecas
Este flujo copia todos los archivos de una biblioteca a otra. Se ejecuta según una programación que usted define. Siga estos pasos exactamente para evitar errores.
- Crear un nuevo flujo en la nube programado
Vaya a Power Automate > Create > Scheduled cloud flow. Asigne un nombre al flujo, establezca la frecuencia de periodicidad (por ejemplo, cada 1 día) y establezca la fecha y hora de inicio. Haga clic en Create. - Agregar la acción Get files de SharePoint
Haga clic en + New step. Busque SharePoint y seleccione la acción Get files (properties only). Esta acción recupera los metadatos de los archivos sin descargar el contenido. Establezca Site Address en la URL del sitio de origen. Establezca Library Name en el nombre de la biblioteca de origen. - Agregar un bucle Apply to each
Haga clic en + New step. Busque Apply to each. En el campo Select an output from previous steps, elija el contenido dinámico value de la acción Get files. Esto indica al bucle que procese cada archivo uno por uno. - Agregar la acción Copy file dentro del bucle
Dentro del bloque Apply to each, haga clic en Add an action. Busque SharePoint y seleccione la acción Copy file. Configure los siguientes campos:
Source file: Seleccione el contenido dinámico Id de la acción Get files.
Destination Site Address: Escriba la URL del sitio de destino.
Destination Library Name: Escriba el nombre de la biblioteca de destino.
Destination Folder: Déjelo en blanco para copiar a la raíz. Para copiar a una carpeta específica, escriba la ruta de la carpeta relativa a la biblioteca (por ejemplo, /Archive).
Overwrite: Seleccione Yes si desea reemplazar los archivos existentes con el mismo nombre. Seleccione No para omitir los duplicados. - Guardar y probar el flujo
Haga clic en Save en la parte superior. Haga clic en Test y elija Manually o Automatically. Ejecute la prueba con algunos archivos en la biblioteca de origen. Compruebe la biblioteca de destino para confirmar que aparecen los archivos.
Resolver problemas comunes durante la copia de archivos
Incluso con un flujo correcto, puede encontrar problemas. Estos son los problemas más frecuentes y cómo resolverlos.
El archivo ya existe en el destino
Si la biblioteca de destino ya contiene un archivo con el mismo nombre, el flujo puede fallar. En la acción Copy file, establezca Overwrite en Yes para reemplazar el archivo. Si desea conservar ambas versiones, cambie el nombre del archivo de origen antes de copiarlo. Puede usar la acción Rename file en el bucle.
Los archivos grandes provocan un tiempo de espera agotado
Power Automate tiene un tiempo de espera de 30 minutos para las acciones. Los archivos de más de 250 MB pueden hacer que el flujo falle. Para archivos grandes, use la acción Move file en su lugar, que funciona mejor con contenido grande. Como alternativa, divida la copia en varias ejecuciones filtrando los archivos por tamaño con la acción Filter array.
No se copian los archivos de las subcarpetas
De forma predeterminada, la acción Get files recupera solo los archivos del nivel raíz. Para incluir subcarpetas, use la acción Get files (properties only) con la opción Include subfolders establecida en Yes. Luego, en la acción Copy file, establezca Destination Folder en el contenido dinámico Path de la acción Get files. Esto conserva la estructura de carpetas.
| Elemento | Flujo en la nube programado | Flujo en la nube instantáneo |
|---|---|---|
| Tipo de desencadenador | Temporizador de periodicidad | Botón manual |
| Caso de uso recomendado | Copias de seguridad diarias o semanales | Copia a petición después de una reunión |
| Límite de tamaño de archivo | 250 MB por archivo | 250 MB por archivo |
| Control de sobrescritura | Sí o No por acción | Sí o No por acción |
| Compatibilidad con subcarpetas | Sí, con Include subfolders | Sí, con Include subfolders |
Este flujo funciona tanto con desencadenadores programados como manuales. Elija el desencadenador que se adapte a su proceso de negocio. Por ejemplo, ejecute el flujo cada noche para copiar informes a una biblioteca de archivo.
Ahora puede crear un flujo de Power Automate que copie archivos entre bibliotecas de SharePoint automáticamente. Empiece probando el flujo con un conjunto pequeño de archivos para verificar la estructura de carpetas y el comportamiento de sobrescritura. Para escenarios avanzados, agregue una condición para copiar solo los archivos modificados en las últimas 24 horas usando la columna Modified y la acción Filter array.