Cuando varios revisores editan un documento, el control de cambios puede saturarse rápidamente con revisiones de distintas personas. Es posible que necesite revisar solo cambios específicos, como los de un gerente o un colaborador en particular, sin ver las ediciones de los demás. Word ofrece un filtro integrado que permite mostrar los cambios de un revisor a la vez. Este artículo explica cómo usar el Panel de revisiones y el menú Mostrar marcas para filtrar el control de cambios por revisor en Word para Windows y Mac.
Puntos clave: filtrar el control de cambios por revisor
- Revisar > Mostrar marcas > Personas específicas: muestra una lista de verificación de todos los revisores para mostrar u ocultar sus cambios.
- Panel de revisiones vertical u horizontal: muestra un resumen de todos los cambios registrados, incluidos los recuentos por revisor, para facilitar la navegación.
- Revisar > flecha desplegable del Panel de revisiones: abre el panel donde puede ordenar o filtrar los cambios por nombre de revisor.
Comprender la función de filtro del control de cambios
Word almacena el nombre de cada revisor que realiza un cambio registrado. El menú Mostrar marcas de la pestaña Revisar contiene un submenú llamado Personas específicas. Este submenú enumera a todos los revisores que han realizado cambios en el documento. Al desmarcar a un revisor se ocultan todas sus inserciones, eliminaciones, cambios de formato y comentarios. El filtro no elimina ningún dato: solo controla lo que se ve en pantalla. También puede usar el Panel de revisiones para ver una lista de todos los cambios agrupados por revisor, lo que le ayuda a saltar rápidamente a ediciones específicas. No se requieren permisos especiales ni complementos; esta función está disponible en Word 2016, 2019, 2021 y Microsoft 365 tanto en Windows como en Mac.
Pasos para filtrar el control de cambios por revisor
- Abra el documento con cambios registrados
Asegúrese de que el control de cambios esté activo. Vaya a la pestaña Revisar y confirme que el botón Control de cambios esté resaltado. Si no lo está, haga clic en él para habilitar el seguimiento antes de filtrar. - Haga clic en Mostrar marcas en la pestaña Revisar
En el grupo Seguimiento, haga clic en el botón Mostrar marcas. Aparece un menú desplegable con opciones como Comentarios, Inserciones y eliminaciones, Formato y Personas específicas. - Seleccione Personas específicas
Pase el cursor sobre Personas específicas en el menú desplegable. Se abre un submenú que enumera a todos los revisores que han realizado cambios. Cada revisor tiene una casilla de verificación junto a su nombre. De forma predeterminada, todos los revisores están marcados. - Desmarque los revisores que desea ocultar
Haga clic en la casilla de verificación junto a cada revisor cuyos cambios desea ocultar. Solo aparecerán en el documento los revisores marcados. Por ejemplo, desmarque a todos excepto a la revisora llamada Jane Smith para ver solo sus cambios. - Use la opción Todos los revisores para restablecer
En el mismo submenú, haga clic en Todos los revisores para mostrar de nuevo los cambios de todos. Esto borra el filtro y restaura la vista predeterminada.
Usar el Panel de revisiones para filtrar por revisor
- Abra el Panel de revisiones
En la pestaña Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en el botón Panel de revisiones. Elija Panel de revisiones vertical o Panel de revisiones horizontal. El panel se abre en el lado izquierdo o en la parte inferior de la ventana. - Vea el resumen de cambios
El Panel de revisiones muestra un resumen en la parte superior, incluido el número total de cambios registrados y comentarios. Debajo, cada cambio aparece como una línea con el nombre del revisor, la fecha y el tipo de cambio. - Ordene o filtre por revisor en el panel
Haga clic en el encabezado del Panel de revisiones (la barra que dice Panel de revisiones). Aparece una pequeña flecha desplegable. Haga clic en ella y seleccione Filtrar por revisor. Aparece una lista de nombres. Marque o desmarque nombres para filtrar el panel y el documento al mismo tiempo. - Navegue entre los cambios filtrados
Con el filtro activo, use los botones Anterior y Siguiente del grupo Seguimiento para saltar solo entre los cambios visibles. Word omite los cambios de los revisores ocultos.
Problemas comunes al filtrar el control de cambios
Los nombres de los revisores aparecen como Autor o Desconocido
Si no se ha establecido un nombre de revisor en las Opciones de Word, los cambios pueden mostrarse como Autor o Desconocido. Para solucionarlo, pida a cada revisor que vaya a Archivo > Opciones > General e introduzca su nombre en el campo Nombre de usuario. Los cambios existentes conservan el nombre original; solo los cambios nuevos usarán el nombre actualizado.
La opción de filtro aparece atenuada
El submenú Personas específicas no está disponible si el documento tiene un formato que no admite varios revisores, como .txt o .rtf. Guarde el documento como archivo .docx. Además, si el control de cambios está desactivado, el menú está deshabilitado. Active primero el control de cambios.
El filtro no oculta todos los cambios de un revisor
Si un revisor realizó tanto cambios registrados como comentarios, desmarcar su nombre en Personas específicas oculta solo los cambios registrados. Para ocultar también sus comentarios, vaya a Mostrar marcas y desmarque Comentarios. Como alternativa, use el filtro del Panel de revisiones para ocultar ambos tipos a la vez.
| Elemento | Mostrar marcas > Personas específicas | Filtro del Panel de revisiones |
|---|---|---|
| Método de acceso | Pestaña Revisar > Mostrar marcas > Personas específicas | Pestaña Revisar > Panel de revisiones > flecha desplegable > Filtrar por revisor |
| Alcance del filtro | Solo cambios registrados (inserciones, eliminaciones, formato) | Cambios registrados y comentarios |
| Comentarios visuales | Los cambios desaparecen del cuerpo del documento | Los cambios desaparecen del cuerpo del documento y de la lista del panel |
| Método de restablecimiento | Haga clic en Todos los revisores en el submenú | Marque todos los nombres en la lista de filtros |
| Ideal para | Alternar rápidamente entre uno o dos revisores | Revisión detallada con navegación y recuentos de resumen |
Ahora puede filtrar el control de cambios por revisor usando el menú Mostrar marcas o el Panel de revisiones. Empiece aplicando el filtro Personas específicas para ocultar los cambios no deseados y, después, use el Panel de revisiones para saltar entre las ediciones restantes. En documentos con muchos revisores, guarde una vista filtrada creando una vista personalizada o imprimiendo solo las marcas visibles. Como sugerencia avanzada, combine el filtro con los botones Aceptar o Rechazar para procesar solo los cambios visibles de un único revisor sin afectar las ediciones de los demás.