Cuando comparte o imprime un documento de Word con los cambios registrados activados, todas esas ediciones, inserciones, eliminaciones y comentarios aparecen. Esto puede ser un problema cuando necesita enviar una versión final limpia a un cliente, gerente o editor. Word almacena los cambios registrados en el propio archivo del documento, y simplemente ocultarlos de la vista no los elimina. Este artículo explica cómo eliminar de forma permanente todos los cambios registrados para que pueda guardar un documento limpio sin ninguna marca de revisión.
Puntos clave: guardar un documento limpio sin marcas de revisión
- Revisar > Aceptar > Aceptar todos los cambios y dejar de realizar un seguimiento: Acepta todos los cambios y desactiva el seguimiento de cambios con un solo clic, eliminando todas las marcas de revisión del documento.
- Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento: Examina el archivo en busca de cambios registrados y comentarios ocultos, y le permite eliminarlos antes de guardar.
- Guardar como un archivo .docx simple después de aceptar los cambios: Sobrescribe por completo el historial de revisiones, sin dejar datos residuales de los cambios registrados.
Qué son los cambios registrados y por qué permanecen en el archivo
Los cambios registrados son una función de colaboración de Word que registra cada edición realizada en un documento: inserciones, eliminaciones, cambios de formato y comentarios. Cada cambio se almacena como metadatos dentro del archivo .docx. Cuando el seguimiento de cambios está activado, Word guarda el texto original, el texto editado y el nombre del autor y la marca de tiempo de cada cambio.
Simplemente desactivar el seguimiento de cambios desde la pestaña Revisar no elimina las marcas de revisión existentes. Solo deja de registrar nuevas ediciones. Los cambios almacenados permanecen incrustados en el archivo. Si envía ese archivo a alguien que lo abre con los cambios registrados visibles, verá todas las ediciones antiguas. Para eliminar realmente los cambios, debe aceptar o rechazar cada uno y luego guardar el documento.
Pasos para aceptar todos los cambios y guardar un documento limpio
El método más rápido es aceptar todos los cambios registrados a la vez. Esto indica a Word que trate todas las ediciones como definitivas, eliminando las marcas de revisión del cuerpo del documento y de los metadatos del archivo.
- Abra el documento en Word
Asegúrese de trabajar en el archivo original que contiene los cambios registrados. No abra una copia a menos que desee conservar el original con los cambios intactos. - Vaya a la pestaña Revisar
Haga clic en la pestaña Revisar de la cinta de opciones. Busque el grupo Seguimiento, que muestra las opciones para Control de cambios, Mostrar marcas y los botones Aceptar/Rechazar. - Abra el menú desplegable Aceptar
En el grupo Cambios de la pestaña Revisar, haga clic en la pequeña flecha situada debajo del botón Aceptar. No haga clic en el icono Aceptar en sí; haga clic en la flecha para expandir el menú. - Seleccione Aceptar todos los cambios y dejar de realizar un seguimiento
En el menú, elija Aceptar todos los cambios y dejar de realizar un seguimiento. Word acepta inmediatamente todas las revisiones del documento y desactiva la función Control de cambios. Todas las marcas de inserción, los tachados de eliminación y los cambios de formato ahora son permanentes. - Elimine todos los comentarios (opcional pero recomendado)
Si el documento tiene comentarios, seguirán apareciendo. En la pestaña Revisar, haga clic en la flecha situada debajo del botón Eliminar del grupo Comentarios y seleccione Eliminar todos los comentarios del documento. Esto elimina todos los globos de comentarios del archivo. - Compruebe el estado del control de cambios
Observe el botón Control de cambios en la pestaña Revisar. No debería estar resaltado. Si sigue activado, haga clic en él una vez para desactivarlo. El documento ya no debería mostrar marcas de revisión. - Guarde el documento con un nombre nuevo
Presione Ctrl+Mayús+S para abrir el cuadro de diálogo Guardar como. Elija un nombre de archivo nuevo, como “Informe final — limpio.docx”, para distinguirlo de la versión con cambios registrados. Guardar con un nombre nuevo garantiza que el historial de revisiones anterior no se sobrescriba y que el nuevo archivo no tenga datos residuales.
Usar el Inspector de documento para eliminar datos de revisión ocultos
Incluso después de aceptar todos los cambios, Word a veces almacena metadatos ocultos relacionados con los cambios registrados. La herramienta Inspector de documento puede encontrar y eliminar estos datos sobrantes.
- Guarde primero el documento
Después de aceptar todos los cambios y eliminar los comentarios, guarde el documento. - Abra Archivo > Información
Haga clic en la pestaña Archivo y luego seleccione Información en la barra lateral izquierda. - Haga clic en Comprobar si hay problemas
En el panel Información, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas. Aparece un menú desplegable. - Seleccione Inspeccionar documento
Elija Inspeccionar documento en el menú. Se abre el cuadro de diálogo Inspector de documento. - Asegúrese de que Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones esté marcado
En la lista de elementos que se van a inspeccionar, asegúrese de que la casilla Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones esté seleccionada. Puede dejar marcadas otras casillas si también desea eliminar otros datos ocultos. - Haga clic en Inspeccionar
Word examina el archivo y muestra los resultados. Si encuentra cambios registrados o comentarios restantes, aparece un signo de exclamación rojo junto a ese elemento. - Haga clic en Quitar todo para ese elemento
Haga clic en el botón Quitar todo situado junto a Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones. Word elimina los datos ocultos. - Cierre el inspector y guarde el documento
Haga clic en Cerrar y luego guarde el documento de nuevo. El archivo ahora no contiene cambios registrados ni comentarios.
Si los cambios registrados siguen apareciendo después de aceptar todos
A veces un documento puede seguir mostrando marcas de revisión incluso después de ejecutar Aceptar todos los cambios y dejar de realizar un seguimiento. Esto suele ocurrir por documentos protegidos, varios autores o archivos dañados.
“Aceptar todos los cambios está atenuado o no está disponible”
Si el botón Aceptar está atenuado, es posible que el documento esté protegido para cambios registrados. Vaya a Revisar > Proteger > Restringir edición. En el panel Restringir edición, haga clic en Detener protección. Si se estableció una contraseña, debe introducirla. Después de quitar la protección, puede aceptar todos los cambios con normalidad.
“Los cambios reaparecen después de guardar y volver a abrir”
Esto puede ocurrir si el documento se guardó con el control de cambios aún activado y el archivo tiene varias versiones guardadas. Use Archivo > Información > Administrar documento para ver si hay cambios sin guardar. También puede ejecutar de nuevo el Inspector de documento para eliminar cualquier dato de revisión oculto. Si el problema persiste, copie todo el contenido del documento (Ctrl+A, Ctrl+C) y péguelo en un documento en blanco nuevo (Ctrl+N, Ctrl+V). Guarde el nuevo documento; no contendrá ningún cambio registrado.
“Word muestra marcas de revisión incluso después de desactivar el control de cambios”
Desactivar el control de cambios solo detiene el registro de nuevas ediciones. Las marcas de revisión existentes permanecen. Debe aceptar o rechazar cada cambio para eliminarlas de la vista. Use el comando Aceptar todos los cambios y dejar de realizar un seguimiento como se describe en los pasos principales.
Word en la Web frente a Word de escritorio: diferencias de comportamiento al eliminar cambios registrados
| Elemento | Word de escritorio | Word para la Web |
|---|---|---|
| Comando Aceptar todos los cambios | Sí, en Revisar > menú desplegable Aceptar | Sí, en Revisar > Aceptar todo |
| Aceptar todos los cambios y dejar de realizar un seguimiento | Sí, opción de un solo clic en el menú | No disponible; debe desactivar el seguimiento por separado |
| Inspector de documento | Disponible en Archivo > Información > Comprobar si hay problemas | No disponible |
| Eliminar todos los comentarios | Sí, en Revisar > menú desplegable Eliminar | Sí, en Revisar > Eliminar todos los comentarios |
| Guardar como nuevo formato de archivo | Se puede guardar como .docx, .pdf, .txt, etc. | Solo se puede guardar como .docx o .pdf |
Word para la Web no incluye el Inspector de documento. Si usa Word en la Web, acepte todos los cambios y elimine todos los comentarios, luego descargue el documento como archivo .docx. Ábralo en la aplicación de escritorio y ejecute el Inspector para asegurarse de que no queden datos de revisión ocultos.
Para una limpieza más exhaustiva, use siempre Word de escritorio. La combinación de Aceptar todos los cambios y dejar de realizar un seguimiento, seguida de Eliminar todos los comentarios y luego el Inspector de documento, garantiza un archivo limpio. Guarde el documento con un nombre nuevo para evitar la reutilización accidental de la versión con cambios registrados.