Cómo gestionar varios revisores en Word

Cuando varios colegas o clientes revisan el mismo documento de Word, los comentarios y los cambios registrados pueden volverse abrumadores rápidamente. Verá una mezcla de inserciones, eliminaciones, marcas de formato y globos de comentarios de distintas personas, lo que dificulta identificar quién sugirió qué. Word incluye herramientas integradas para filtrar, ordenar y revisar cambios por revisor individual. Este artículo explica cómo mostrar u ocultar revisores específicos, filtrar los cambios registrados por autor y gestionar comentarios de varias personas sin perder ninguna aportación.

Cómo registra Word varios revisores y por qué resulta confuso

Cuando activa Control de cambios, Word asigna a cada revisor un color único para las inserciones y eliminaciones. Esta codificación por colores ayuda a identificar de un vistazo quién hizo cada cambio. Sin embargo, si cinco o más personas editan el mismo documento, los globos de comentarios y las marcas de colores pueden superponerse y saturar la página. Word almacena cada cambio con el nombre del revisor y la marca de tiempo. La pestaña Revisar proporciona filtros que le permiten aislar las aportaciones de un revisor sin eliminar de forma permanente el trabajo de los demás. Antes de empezar a filtrar, asegúrese de que Control de cambios esté activado y de que el documento contenga cambios de al menos dos personas. Puede verificarlo consultando el menú Mostrar marcas en la pestaña Revisar.

Requisitos previos para gestionar varios revisores

Su documento debe tener cambios registrados o comentarios de más de una persona. Si usted es el único revisor, las opciones de filtrado siguen funcionando, pero solo mostrarán un nombre. Para ver varios revisores, pida a cada persona que active Control de cambios antes de editar o que añada comentarios con su propia cuenta de Microsoft 365. Word usa el nombre de usuario configurado en Archivo > Opciones > General > Personalizar copia de Microsoft Office.

Pasos para filtrar y gestionar cambios por revisor

Los siguientes pasos funcionan en Word para Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016. Los nombres de los menús son idénticos en estas versiones. Si usa Word para la web, algunas opciones de filtrado se limitan solo a la visualización.

1. Abra la pestaña Revisar y localice el grupo Seguimiento
   Haga clic en Revisar en la cinta de opciones. Busque la sección Seguimiento, que contiene el botón Mostrar marcas. Este es el control central para filtrar revisores.
2. Haga clic en Mostrar marcas y seleccione Personas específicas
   En la pestaña Revisar, haga clic en Mostrar marcas. Aparece un menú desplegable. Pase el cursor sobre Personas específicas o haga clic en esa opción. Un submenú enumera todos los revisores que han hecho cambios o comentarios en el documento. Cada revisor tiene una casilla de verificación junto a su nombre.
3. Desmarque los revisores que quiera ocultar temporalmente
   Desmarque la casilla situada junto a cualquier revisor cuyos cambios quiera ocultar. Word elimina al instante sus cambios registrados y comentarios de la vista. Los cambios no se eliminan; simplemente se ocultan. Puede volver a marcar la casilla más adelante para recuperarlos.
4. Use Todos los revisores para restablecer el filtro
   Para volver a mostrar todos los cambios, haga clic en Mostrar marcas > Personas específicas > Todos los revisores. Esto marca la casilla de todos los revisores y restaura la vista completa de los cambios registrados.
5. Filtre por revisor en el Panel de revisión
   Haga clic en Panel de revisión en el grupo Seguimiento. El panel se abre a la izquierda o en la parte inferior del documento. En el panel, puede ver una lista de todos los cambios ordenados por tipo. Haga clic en el encabezado de columna Autor para ordenar los cambios alfabéticamente por nombre de revisor. Esto le ayuda a revisar los cambios de una persona sin ocultar los de los demás.
6. Acepte o rechace los cambios de un revisor específico
   Después de filtrar para mostrar solo un revisor, puede aceptar o rechazar todos sus cambios a la vez. En el grupo Seguimiento, haga clic en la flecha situada debajo de Aceptar o Rechazar. Elija Aceptar todos los cambios mostrados o Rechazar todos los cambios mostrados. Esta acción se aplica solo a los cambios del revisor visible en ese momento.

Gestionar comentarios de varios revisores

Los comentarios son independientes de los cambios registrados, pero también se filtran mediante el menú Personas específicas. Cuando desmarca a un revisor, desaparecen tanto sus cambios registrados como sus comentarios. Para eliminar todos los comentarios de una persona sin afectar a los demás:

1. Haga clic en un comentario del revisor que quiera eliminar
   Haga clic en cualquier globo de comentario o comentario del Panel de revisión que pertenezca a esa persona.
2. Use el menú desplegable Eliminar del grupo Comentarios
   En la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en la flecha situada debajo de Eliminar. Elija Eliminar todos los comentarios de este revisor. Word elimina todos los comentarios de esa persona y deja intactos los comentarios de los demás revisores.

Cuando el filtrado no funciona como se espera

Incluso con los pasos de filtrado correctos, puede encontrarse con situaciones en las que la lista de revisores no se actualiza o los cambios siguen visibles. A continuación se presentan los problemas más comunes y cómo resolverlos.

El menú Personas específicas muestra solo un revisor

Si el submenú Personas específicas enumera solo un nombre, es probable que el documento contenga cambios de una sola persona. Pida a los demás revisores que activen Control de cambios antes de editar. Si editaron sin Control de cambios, puede comparar las versiones mediante Revisar > Comparar > Comparar. Esto crea un nuevo documento que muestra las diferencias como cambios registrados de cada autor.

Los cambios filtrados siguen visibles después de desmarcar a un revisor

Esto ocurre cuando el documento contiene varias capas de cambios o cuando los cambios de formato están configurados para mostrarse en línea en lugar de en globos. Haga clic en Mostrar marcas y asegúrese de que Comentarios, Inserciones y eliminaciones y Formato estén marcados. Después, vuelva a aplicar el filtro. Si el problema persiste, cierre y vuelva a abrir el documento para actualizar la lista de revisores.

Los nombres de los revisores aparecen como Desconocido o genéricos

Word muestra el nombre almacenado en la cuenta de Microsoft 365 del usuario o en la configuración local de Office. Si un revisor usó un equipo compartido sin iniciar sesión, sus cambios pueden aparecer como Autor o Desconocido. Para solucionarlo, pida al revisor que configure su nombre en Archivo > Opciones > General > Nombre de usuario antes de editar. En documentos existentes, no es posible cambiar retroactivamente el nombre de un revisor desconocido.

Comparación de flujos de trabajo de revisión: Word de escritorio frente a Word para la web

Elemento	Word de escritorio (Microsoft 365 / 2021)	Word para la web
Filtrar por revisor	Compatibilidad total mediante Mostrar marcas > Personas específicas	Solo visualización; no se puede filtrar por revisor individual
Aceptar o rechazar todos los cambios de un revisor	Sí, mediante Aceptar todos los cambios mostrados	No; se debe aceptar o rechazar cada cambio individualmente
Eliminar todos los comentarios de un revisor	Sí, mediante el menú desplegable Eliminar	No; se debe eliminar cada comentario manualmente
Combinar documentos de varios revisores	Sí, mediante Revisar > Comparar > Combinar	No disponible
Panel de revisión con ordenación por autor	Sí, panel vertical u horizontal	No disponible

Para flujos de trabajo intensivos con varios revisores, use la aplicación de escritorio de Word. Word para la web es adecuado para revisiones rápidas, pero carece de las opciones de filtrado y las acciones masivas necesarias para gestionar muchos colaboradores de forma eficiente.

Ahora ya puede filtrar los cambios registrados y los comentarios por revisor individual, aceptar o rechazar los cambios de una persona a la vez y eliminar todos los comentarios de un autor específico sin afectar a los demás. A continuación, pruebe a usar la función Combinar en Revisar > Comparar para fusionar los comentarios de dos revisores distintos en un solo documento. En documentos con más de cinco revisores, establezca un calendario de revisión compartido para que cada persona edite en una ronda separada, lo que reduce la necesidad de filtrar intensivamente.